ماده 43 - از مذاکرات و تصمیمات مجمع عمومی فی المجلس صورتجلسه‌ای توسط منشی تهیه شده و به امضای اعضاء هیئت رئیسه می‌رسد. در صورتی که بعضی از اعضای هیئت رئیسه نظر خاصی در مورد برگزاری مجمع و صورتجلسه تنظیمی داشته باشند می‌توانند ذیل امضای خود مرقوم نمایند. صورتجلسه تنظیمی با داشتن امضاء اکثریت اعضاء هیئت رئیسه معتبر است و پس از برگزاری مجمع توسط رئیس مجمع عمومی به هیئت‌مدیره تحویل می‌گردد. تبصره ـ رئیس مجمع مکلف است صورتجلسه را به مقام دعوت ‌کننده، هیئت‌مدیره و بازرس یا بازرسان تعاونی ابلاغ و رسید دریافت نماید.

ماده 44 - صورتجلسه مجمع عمومی باید مشتمل بر نکات ذیل باشد: ۱. نام تعاونی. ۲. نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی به طور فوق ‌العاده، فوق ‌العاده. ۳. نوبت مجمع. ۴. تاریخ دعوت مجمع [انتشار آگهی] و نحوه دعوت. ۵. زمان برگزاری [روز و ساعت]. ۶. محل برگزاری [نام مکان و نشانی کامل]. ۷. مقام دعوت ‌کننده. ۸. تعداد حاضرین [اصالتا و وکالتا به تفکیک]. ۹. تعداد کل اعضاء شرکت. ۱۰. دستور جلسه. ۱۱. اعضاء هیئت رئیسه [با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت آنان در هیئت رئیسه]. ۱۲ . خلاصه مذاکرات و ذکر تصویب یا عدم تصویب هریک از موارد دستور جلسه به ترتیب و با قید تعداد آراء [در موارد رای ‌گیری کتبی]. ۱۳. نتیجه انتخابات با ذکر اسامی [مشخصات کارت ملی] منتخبین به ترتیب اصلی و علی ‌ البدل و تعداد آراء مأخوذه. ۱۴. حضور یا عدم حضور ناظر وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی. ۱۵. ساعت ختم جلسه. ۱۶. امضاء هیئت رئیسه با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت در هیئت. تبصره ۱ـ صورتجلسه مجمعی که رسمیت نیافته [موضوع تبصره ۲ ماده ۲۱ آیین‌ نامه]، صرفا متضمن بندهای ۱ تا ۹ این ماده و امضاء مقام دعوت ‌کننده و حاضرین وساعت تنظیم صورتجلسه خواهد بود. تبصره ۲ـ در مواردی که مجمع عمومی بدلیل عدم رسیدگی به تمام موضوعات دستور جلسه، به تنفس منجر می‌شود، موضوعاتی که باقی مانده و تاریخ جلسه بعدی در صورتجلسه قید خواهد شد.

ماده 45 - هیئت‌مدیره مکلف است حداکثر ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع، سه نسخه مصدق ازصورتجلسه تنظیمی و مدارک و مستندات مربوطه را به همراه آگهی دعوت مجمع عمومی [و در صورتیکه مجمع برگزار شده نوبت دوم یا سوم بوده، آگهی دعوت نوبت‌های قبلی و صورتجلسه مربوطه] را جهت بررسی و تطبیق با مقررات به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی تسلیم کند. در صورت فراهم بودن امکان بارگذاری مدارک در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی، هیئت‌مدیره مکلف است ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع، صورتجلسه تنظیمی را به همراه مدارک فوق در سامانه بارگذاری نماید.

ماده 46 - وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مکﻠّف است پس از دریافت مدارک مجمع حداکثر ظرف ۱۰ روز آنها را از جهت انطباق با مقررات مورد بررسی کارشناسی قرار داده و در صورت عدم نقص و ایراد، موارد ﻻزم را به مرجع ثبت شرکت ‌ ها ارسال نماید.

ماده 47 - در صورتی‌که وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی پس از بررسی مدارک، تخلفی را در نحوه برگزاری مجمع، تشریفات مربوطه و یا اخذ تصمیمات احراز کند، مکﻠّف است به نحو ذیل عمل نماید: ۱. چنانچه تخلف از مقررات، مربوط به تشریفات دعوت و برگزاری مجمع باشد، مرجع مربوطه از ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکتها خودداری و ضمن اعلام مراتب به تعاونی، مقام دعوت ‌کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می‌نماید. ۲. درصورتی که دعوت مجمع و برگزاری آن صحیحا انجام ولی تصمیمات مطابق مقررات اتخاذ نشده باشد، مطابق بند ۱ اقدام و چنانچه بعضی تصمیمات متخذه وفق مقررات نباشد، صرفا موارد ﻻزم صحیح به اداره ثبت شرکتها ارسال و درخصوص تصمیمات فاقد اعتبار، ضمن اعلام مراتب به تعاونی، مقام دعوت ‌کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می‌نماید. تبصره ـ در صورتی‌که انتخابات در دستور جلسه باشد رعایت ماده ۶۸ قانون بخش تعاونی و مقررات موضوعه الزامی است.

ماده 48 - درمواردی که تصمیمات مجامع عمومی متضمن یکی از امور ذیل باشد، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مکلف است یک نسخه ازصورتجلسه مجمع را جهت ثبت به مرجع ثبت شرکتها ارسال نماید: ۱. تصویب اساسنامه و تغییرات بعدی آن. ۲. انتخاب هیئت‌مدیره و بازرس یا بازرسان و تغییرات بعدی آنها. ۳. کاهش یا افزایش سرمایه. ۴. تصویب صورتهای مالی. ۵. تعیین روش ‌های دعوت از مجامع عمومی و اعلام تصمیمات. ۶. تجزیه یا ادغام تعاونی. ۷. انحلال تعاونی و نحوه تصفیه. ۸. انتخاب هیئت تصفیه و تغییرات بعدی آنها. ۹. تغییرات اعضاء.

ماده 49 - در اجرای وظیفه نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات بخش تعاونی، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی می‌تواند نسبت به اعزام ناظر به مجامع عمومی اقدام نماید . وظایف و اختیارات ناظر و حدود نظارت مطابق دستورالعمل ابلاغی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی خواهد بود. تبصره ۱ـ درمجامع عمومی که بصورت الکترونیکی برگزار می‌گردد، مقام برگزارکننده مکلف است حداکثر تا ۱۰ روز قبل از برگزاری مجمع یک نسخه از آگهی دعوت مجمع عمومی مربوطه را از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی ارسال نماید. تبصره ۲ـ صرف حضور ناظر در مجمع عمومی دلیلی بر صحت اقدامات انجام شده و تصمیمات متخذه نخواهد بود.

ماده 50 ـ کلیه تعاونی‌ها مکلفند اسناد و مدارک مجامع عمومی خود را در مدت ‌های تعیین شده ذیل نگهداری نمایند: ۱. آگهی دعوت، صورتجلسات، لیست حضور و غیاب حاضرین و مدارک و مستندات مجامع عمومی تا ختم تصفیه تعاونی. ۲. لیست حضور و غیاب حاضرین مجامع تا ختم تصفیه تعاونی. ۳. وکالتنامه‌ها و نمایندگی‌ها، برگه‌های رأی و فرمهای شمارش آراء حداقل سه سال پس از برگزاری هر مجمع. تبصره ۱ـ چنانچه در مورد مجمعی، دعوایی در مراجع قضایی یا شکایتی در وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مطرح باشد و زمان نگهداری اسناد موضوع بند ۳ منقضی شده باشد، حفظ آنها تا اخذ تصمیم نهایی مرجع مربوطه ضروری است. تبصره ۲ـ کلیه اسناد و مدارک مربوط به برگزاری مجمع عمومی الکترونیکی، اعم از فایل‌های صوتی، تصویری، نتیجه آراء و… در سرور سامانه به گونه‌ای ثبت و نگهداری خواهد شد که در هر زمان که مقام ‌های مجاز قانونی، نیاز به دسترسی آنها داشتند؛ با حفظ محرمانه و مخفی بودن رأی اعضاء، امکان فراخوانی آن وجود داشته باشد. تبصره ۳ـ مسئولیت صحت اطلاعات بارگذاری شده در سامانه، پشتیبانی و نظارت بر عملکرد فنی سامانه و پیگیری رفع مشکلات فنی سامانه در زمان برگزاری مجمع با مقامات دعوت ‌کننده قانونی خواهد بود. تبصره ۴ـ مسئولیت نظارت بر محتوی اطلاعات بارگذاری شده در سامانه و تطبیق آن با نسخه اصلی، انتقال و طرح سؤاﻻت مطرح شده توسط حضار الکترونیکی و نظارت بر پاسخگویی به سؤاﻻت مزبور و اعلام هر گونه تغییرات در گزینه‌های پیشنهادی اولیه هیئت‌مدیره ناشی از نتیجه مباحثات مجمع در سامانه بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود. تبصره ۵ ـ در صورتی که شرکت تعاونی یا اتحادیه مشمول نظارت انجمن مرکزی نظارت برانتخابات تعاونی‌ها و اتاق ‌های تعاون یا نهاد ناظر دیگری مثل سازمان بورس و اوراق بهادار باشد؛ باید تأییدیه‌های نهاد( نهادهای) ناظر به همراه لیست داوطلبین سمت‌های هیئت‌مدیره و بازرس/ بازرسان در سامانه منتشر شود. مسئولیت تطابق مجوزهای صادر شده با مشخصات نامزدها بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود. تبصره ۶ ـ در صورتی که سامانه در حین یا تاریخ برگزاری مجمع عمومی دچار اختلال موثر در تصمیم‌گیری گردد؛ مقام دعوت ‌کننده مکلف است به محض وقوع، نسبت به اطلاع ‌رسانی مقتضی به اعضاء و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی و پشتیبان سامانه اقدام نماید. در این‌گونه موارد با توجه به اهمیت مجمع عمومی در صورت بروز اخلال در حین برگزاری مجمع عمومی، تصمیم‌گیری با هیئت رئیسه و در صورت بروز اخلال قبل از برگزاری مجمع با مقام دعوت ‌کننده خواهد بود.

ماده 51 ـ در این آیین‌ نامه [به استثناء دستورالعمل مذکور در ماده ۴۹ آیین‌ نامه] مقصود از «وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی» حسب مورد، حوزه ستادی، ادارات کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان ‌ها یا ادارات تعاون، کار و رفاه اجتماعی شهرستان ‌ها می‌باشد.