ماده 1 - سند سجلی عبارت از سندی است که مطابق مقررات قانون ثبت احوال به ثبت رسیده و مندرجات آن رسمی و معتبر است. نماینده ثبت احوال کارمندان است که از طرف اداره ثبت احوال رسماً برای ثبت وقایع چهارگانه در دفاتر رسمی انتخاب می‌شود.

ماده 2 - اظهارکننده شخصی است که واقعه را برای ثبت در دفاتر رسماً به نماینده ثبت احوال اطلاع می‌دهد اظهارکننده ممکن است صاحب واقعه یا اشخاص دیگری باشند که قانوناً دارای این حق هستند.

ماده 3 - گواه شخصی است که در مورد ازدواج و طلاق به هویت و در مورد تولد و مرگ به صدق گفتار اظهارکننده گواهی می‌دهد. تبصره 1- یک نفر نمی‌تواند در یک موضوع هم اظهارکننده و هم گواه واقع شود. تبصره 2 (منسوخ 1400/06/07)- اظهارکننده و گواه باید کمیته 18 سال تمام داشته باشد ولی در صورتی که قبل از رسیدن به سن 18 سال تمام ازدواج واقع شود پدر یا مادری که سن آنها به 18 سال تمام نرسیده در مورد ثبت ولادت فرزند خود می‌توانند اظهارکننده واقع شوند.

ماده 4 - ثبت وقایع ولادت و مرگ در نخستین دفاتری که نمونه آن ضمیمه این آیین نامه است (1-2) به عمل می‌آید و دفاتر مزبور باید شماره‌گذاری و سرب و منگنه شده و عده صفحات آن در ابتدا و انتهای دفتر تعیین و به امضا رئیس اداره بازرسی کل آمار و دادستان شهرستان تهران یا نماینده آنها در اداره کل آمار و ثبت احوال برسد. تبصره - ثبت وقایع در روی اوراق آزاد به کلی ممنوع است.

ماده 5 - تعداد برگهای هر یک از دفاتر ثبت وقایع با نظر کمیسیونی که از روسای ادارات ثبت احوال و بازرسی و حسابداری در اداره کل آمار تشکیل می‌شود تعیین و دستور تهیه آن به اداره حسابداری داده می‌شود اداره مزبور مکلف است منتهی تا آخر آبان دفاتر و برگها را چاپ و حاضر نموده تحویل اداره بازرسی نماید که پس از اجرای مقررات ماده 4 تا آخر دی ماه سرب نموده و به اداره حسابداری بفرستد اداره مزبور باید دفاتر را تا آخر بهمن به کلیه ادارات آمار و ثبت احوال شهرستانها بفرستد. پس از وصول دفاتر رئیس آمار و ثبت احوال هر محل مکلف است وضعیت سرب و تعداد برگهای هر جلد را بازبینی نموده و بین نمایندگان حوزه‌ها پیش از فروردین هر سال تقسیم نماید و هرگاه در مجلدات اختلافی مشاهده نمود مراتب را به مرکز گزارش دهد و نمایندگان مکلف هستند که دفاتر موالید را منتها تا پایان اسفند بین کدخدایان دهات قلمرو ماموریت خود توزیع و رسید دریافت نمایند.

ماده 6 - هرگاه در طی سال معلوم شود که برگهای دفتر برای ثبت وقایع کافی نیست نماینده ثبت احوال باید قبل از اتمام دفتر مراتب را به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش داده درخواست دفاتر جدیدی بنماید. شماره ترتیب وقایعی که در دفتر ثانی ثبت می‌شود دنباله آخرین شماره دفتر سابق است.

ماده 7 - اداره کل آمار و ثبت احوال مرکب غیرقابل محوی برای ثبت وقایع معین می‌نماید و کلیه اسناد با آن مرکب نوشته خواهد شد.

ماده 8 - ثبت وقایع به هیچ وجه نباید به عهده تعویق افتد و در ثبت هر واقعه سال. ماه. روز و ساعت آن قید می‌گردد.

ماده 9 - کلیه تاریخها با تمام حروف نوشته می‌شود در ثبت واقعه تعیین سال. ماه. روز و ساعت تحقیقی ضروری است.

ماده 10 - نماینده ثبت احوال ذیل هر سند با تمام حروف نام و نام خانوادگی خود را نوشته و امضا نموده و به مهر حوزه ممهور می‌نماید.

ماده 11 - نماینده ثبت احوال وقایع را حتی‌المقدور باید شخصاً ثبت نماید و هرگاه به واسطه عذر موجهی قادر به انجام وظیفه نباشد به کارمند رسمی حوزه اجازه ثبت واقعه را می‌دهد. این اجازه باید کتبی و در دفتر ثبت مراسلات ثبت شده باشد.

ماده 12 - نمایندگان ثبت احوال ثبت وقایع مربوط به خود و مربوط به اقربای خود را تا درجه دوم (اعم از نسبی یا سببی) باید با حضور رئیس آمار و ثبت احوال و در نقاطی که اداره ثبت احوال نباشد با حضور بخشدار و در غیر مراکز بخشداری با حضور کدخدا ثبت کرده و مراتب را در حاشیه اسناد قید نموده به امضا آنها برساند.

ماده 13 - قبل از ثبت واقعه نماینده ثبت احوال مکلف است عواقب وخیم اظهارات کذب را به اظهارکننده و گواه تذکر داده این موضوع را در دفتر ذکر نماید.

ماده 14 - در مواردی که قانون ثبت احوال اجازه می‌دهد ممکن است به وسیله وکالتنامه مسلم واقعه را به ثبت رسانید.

ماده 15 - نماینده ثبت احوال باید قبل از آنکه ثبت را به امضا اظهارکننده و گواه برساند مندرجات آن را برای آنها بخواند و تمام جزئیات را به نحوی که بفهمند توضیح نماید پس از آنکه اطمینان کامل پیدا کرد که مراتب ثبت شده مطابق اظهار ایشان است به امضا برساند.

ماده 16 - هرگاه اظهارکننده یا گواه سواد فارسی نداشته باشند به جای امضا با انگشت ابهام علامت خواهند گذاشت و مامور ثبت احوال مکلف است علت عدم امضا را پس از ثبت واقعه در حاشیه مستندات توضیح دهد. تبصره - اظهارکننده و گواه باید بدواً نام خود را با تمام حروف نوشته و سپس امضا نماید.

ماده 17 - در هر مورد که نمایندگان ثبت احوال بر اثر اشتباه یا فراموشی اسنادی را که مکلف به امضا می‌باشند امضا نکنند جانشین آنان باید با حضور کمیسیون مرکب از دادستان یا نماینده او و نماینده اداره کل آمار و ثبت احوال اسنادی که قبلاً تنظیم شده و فاقد امضا بوده نمایند و صورت‌مجلس تهیه و ضمیمه اسناد مربوطه بنمایند. تبصره - در نقاطی که دادسرا نباشد کمیسیون با حضور رئیس دادگاه بخش و اگر دادگاه بخش هم نباشد با حضور بخشدار تشکیل خواهد شد.

ماده 18 - هرگاه اظهارکننده کر یا گنک باشد باید یک نفر که با اشاره گفتار او را بفهمند همراه خود بیاورد که در موقع قرائت سند و امضا آن شخص مزبور حاضر باشد و مطالب را به او تفهیم کند و نماینده نیز مکلف است چگونگی را در حاشیه مستندات قید کند.

ماده 19 - هرگاه به علتی ثبت یک واقعه ناتمام بماند نماینده ثبت علت را در دفتر قید کرده و پس از ذکر تاریخ امضا می‌نماید و به ثبت ناتمام ترتیب اثر داده نخواهد شد.

ماده 20 - دفاتری که در آخر سالی به کلی نانویس می‌نماند با اجازه مرکز و با حضور نماینده اداره کل آمار و ثبت احوال و دادستان یا نماینده او تاریخ پشت دفتر را اصلاح و امضا نموده مورد استفاده قرار می‌دهند و در نقاطی که دادسرا نیست دفاتر به نزدیکترین محلی که دادسرا باشد فرستاده خواهد شد که تشریفات نامبرده انجام شود.

ماده 21 - صفحه آخر دفاتر اظهارنامه دارای فهرستی خواهد بود که مطابق ستون‌های آن نمایندگان باید تعداد وقایع سنوات مختلفه را تفکیکاً در فهرست مذکور ذکر نمایند.

ماده 22 - در موقعی که اسناد و دفاتر ثبت احوال کلاً یا بعضاً از بین برود کمیسیون با حضور رئیس اداره آمار و ثبت احوال محل و نماینده وزارت کشور و نماینده دادسرا تشکیل و با مراجعه به سایر اسناد و دفاتر و برگها و پیشینه‌های موجوده اسناد جدیدی به جای اسناد از بین رفته تنظیم و به امضای کمیسیون می‌رسد در صورتی که صاحبان اسناد نسبت به اسناد جدید اعتراضی داشته باشند می‌توانند به دادگاه صالحه رجوع و درخواست رسیدگی کنند.

ماده 23 - در نقاطی که وسائل عکاسی موجود است از اشخاصی که سن آنها به هیجده سال رسیده باشد در موقع صدور شناسنامه و یا المثنی باید سه عکس گرفته شود که یک عکس به برگ شناسنامه و دو عکس دیگر به نخستین اظهارنامه و یا نخستین دفتر موالید الصاق گردد. تبصره - اشخاص بی‏بضاعت که نداشتن بضاعت آنها در شهرها به‏گواهی کلانتری و در دهات به‏گواهی بخشدار یا کدخدایان رسیده باشد از دادن عکس معاف هستند و در این صورت نماینده ثبت احوال نشانیهای مشخصه آنها را در پشت اظهارنامه و در محل مخصوص شناسنامه قید می‏نمایند.

ماده 24 - در نقاطی که وسائل عکاسی موجود نیست علائم مخصوص ظاهری اشخاصی که سن آنها از 18 سال تجاوز کرده باشد باید در حاشیه مستندات قید شود.