مبحث نخست- پرونده‌های قضایی ماده 6- مرجع قضایی مختومه کننده پرونده پیش از صدور دستور ،بایگانی ضمن حصول اطمینان از اجرای آراء و تصمیمات قضایی نسبت به موضوعاتی از قبیل موارد زیر حسب مورد تعیین تکلیف و یا نسبت به رفع اثر از آنها اقدام می‌ کند الف- دستور ممنوعیت از معامله و نقل و انتقال ب قرار یا دستور ممنوعیت خروج از کشور پ اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛ ت پرونده استنادی مطالبه شده ث اسناد قبوض یا وجوه نقدی ج- دستور انسداد حساب بانکی ج- وثایق و تأمین خواسته؛ ح- اشخاص و همچنین موضوعاتی که پرونده نسبت به آنها مفتوح است. تبصره- مرکز آمار مکلف است در سمپ ترتیبی اتخاذ کند تا ارسال پرونده به بایگانی راکد، صرفاً پس از تعیین تکلیف موارد فوق به صورت هوشمند یا اخذ تایید مقام صالح امکان پذیر باشد.

ماده 7- مدیر دفتر شعبه مربوط یا جانشین وی پس از تصمیم مقام قضایی مبنی بر صدور دستور بایگانی قطعی، ضمن کنترل برگ شماری اوراق و مستندات پرونده کاربرگ را در سمپ تکمیل و در مواردی که نسخه کاغذی پرونده به طور فیزیکی ارسال می‌شود رو گرفتی از کاربرگ تهیه و پس از امضاء و مهر به ضمیمه پرونده، به بایگانی راکد ارسال می‌کند موارد مذکور در ماده ۶ آیین نامه باید به تایید قاضی مربوط برسد.

ماده 8- در مواردی که پرونده فاقد کاربرگ بوده یا کاربرگ ناقص یا مخدوش باشد و یا پرونده بدون صدور دستور بایگانی قطعی یا تاییدیه مذکور در ماده ۷ آیین نامه به آن مرجع ارسال گردیده است مسئول یا متصدی بایگانی راکد با ذکر علت از پذیرش پرونده خودداری و آن را حسب مورد برای صدور، تکمیل یا اصلاح کاربرگ یا تعیین تکلیف به مرجع مربوط اعاده و در صورت تکمیل بودن پرونده آن را بر اساس ضوابط در ردیف مربوط بایگانی می‌کند.

ماده 9- پرونده‌های مهم و ملی پس از مختومه شدن و رعایت ماده ۶ آیین نامه و تحویل به بایگانی راکد باید بلافاصله توسط مرجع مذکور رقومی سازی شده و فهرست آنها به معاونت اعلام شود. معاونت پس از بررسی و شناسایی نهایی نسبت به اتخاذ تصمیم در خصوص محل نگهداری پرونده ها با رعایت ضوابط مربوط به ،نگهداری موضوع ماده ۱۰ آیین نامه اقدام و پس از سپری شدن مواعد قانونی با اخذ مجوز از هیات مرکزی با رعایت ماده ۲۵ آیین نامه به سازمان ارسال می‌کند. سایر پرونده‌های مختومه پس از انقضای مدت مقرر در دستورالعمل موضوع ماده ۱۵ آیین نامه، طبق ضوابط مقرر در آیین نامه و دستورالعمل آن حسب مورد امحاء و یا به سازمان تحویل داده می‌شود.

ماده 10- نگهداری پرونده‌های بایگانی نیمه جاری (موقت) مطابق دستورالعمل‌های مربوط از جمله دستور العمل ساماندهی و تسریع در اجرای احکام مدنی مصوب ۱۳۹۸ و دستورالعمل ساماندهی واحدهای اجرای احکام کیفری مصوب ۱۳۹۱ رئیس قوه قضاییه خواهد بود این پرونده ها باید جدای از مخزن بایگانی راکد نگهداری شود.

ماده 11- اوراقی که رقومی کردن آنها طبق دستور العمل ماده ۱۵ آیین نامه ضرورت دارد، باید قبل از امحا یا انتقال به معاونت یا سازمان رقومی سازی شود.

ماده 12- دسترسی به اسناد و اوراق رقومی سازی شده از طریق سامانه و به نحوی که سابقه ثبت شده قابل رؤیت و غیر قابل تغییر باشد مجاز است این دسترسی و حدود آن با مجوز مقام صالح و به موجب ضوابط مصوب هیأت مرکزی و با رعایت مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات . ، و اسناد دارای طبقه بندی است.

ماده 13- محل نگهداری و ذخیره سازی اطلاعات اسناد و پرونده‌های رقومی سازی شده باید منطبق با استاندارد‌های فنی امنیتی و حفاظتی باشد.

ماده 14- هرگونه تغییر اطلاعات ثبت شده در سامانه فقط با تایید قاضی مربوط امکان پذیر است. تغییر در اطلاعات وارد شده باید به نحوی باشد که سوابق این تغییرات قابل دستیابی و جست وجو باشد.

ماده 15- طبقه و دسته بندی پروندهها حسب درجه اهمیت چگونگی رقومی سازی آنها، تعیین اوراق ضروری پرونده مدت نگهداری و فرایند ساماندهی همچنین استثنائات مربوط به موضوعات یا مصادیقی که باید در محل دیگری نگهداری شود و یا نگهداری و امحاء آنها مستلزم شرایط خاص می باشد و سایر امور مربوط به آیین نامه به موجب دستورالعملی است که ظـرف سـه مـاه پـس از تصویب آیین نامه توسط معاونت با همکاری معاونت‌های راهبردی و ،مالی پشتیبانی و امور عمرانی مرکز حفاظت و مرکز آمار تهیه می‌شود و به تصویب رئیس هیات مرکزی می‌رسد.

ماده 16- امور مربوط به اشیاء و اموال دارای ارزش آرشیوی اهدایی به مسئولان قضایی تابع ضوابط «آیین نامه تبادل هدایا با مقامات خارجی مصوب ۱۳۷۰ و اصلاحات بعدی است و دیگر اشیاء متعلق به قوه قضاییه که ارزش آرشیوی ،دارد مطابق مقررات و بر اساس ضوابط مصوب هیأت مرکزی نگهداری می‌شود. تبصره- هیأت مرکزی ظرف سه ماه از تصویب آیین نامه ضوابط مربوط به چگونگی تحویل و انتقال اشیاء و اموال موضوع این ماده را با رعایت قوانین و مقررات تصویب می‌کند.

ماده 17- أشیاء، اموال مرتبط با پرونده ها مطابق قوانین و مقررات مربوط از جمله «آیین نامه اجرایی شیوه نگهداری اموال توقیف شده مصوب ۱۳۹۴» و دستورالعمل ساماندهی فرآیند توقیف انتقال نگهداری و ترخیص وسایل نقلیه، مصوب ۱۴۰۲ توسط مرجع قضایی تعیین تکلیف می‌شود.