در اجرای ماده 75 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و بنا به پیشنهاد رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، “آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران” به شرح مواد آتی است.

مبحث اول: اختصارات و تعاریف ماده1ـ معانی اصطلاحات و اختصارات آیین‌ نامه به شرح زیر می‌باشد: الف‏‌ ـ سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور؛ ب‌ ـ قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25‏‏‏/4‏‏‏/1354 با اصلاحات و الحاقات بعدی؛ پ‌ ـ کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی که بر اساس ماده (58) قانون در مراکز استان‌ها ایجاد می‌شود؛ ت‌ ـ آیین‌ نامه: آیین‌ نامه قانون؛ ث‌ ـ دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی موضوع ماده 1 قانون؛ ج‌ ـ سردفتر: شخص موضوع ماده 2 قانون که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را بر عهده دارد؛ چ‌ ـ دفتریار: شخص موضوع ماده 3 قانون که جهت معاونت سردفتر به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر قانون انتخاب می‌شود؛ ح‌ ـ هیأت: هیأتی که به منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رییس قوه‌قضاییه انتخاب می‌شود؛ خ‌ ـ دفتر: دفتر الکترونیکی که اسناد رسمی در آن ثبت می‌شود که این دفتر جایگزین دفتر موضوع ماده 18 قانون است و به صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می‌باشد؛ د‌ ـ دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران؛ ذ‌ ـ دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران؛ ر‌ ـ اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.

مبحث اول‏: مدارک و شرایط لازم برای انتخاب ماده9ـ متقاضیان باید دارای شرایط مقرر در ماده 6 قانون باشند و مدارک مثبت آن را ارائه کنند. تصدیق اجتهاد موضوع بند (4) ماده (6) قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید به تأیید رییس قوه قضاییه یا مرجع مورد تأیید ایشان برسد. تبصره‌ ـ تصدیق هایی که دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل پذیرش نیست.

ماده16ـ پنج ماه قبل از پایان هر دوره کانون سردفتران و دفتریاران، رییس سازمان تاریخ انقضای آن دوره را به رییس قوه قضائیه اعلام می‌نماید تا نسبت به تشکیل هیأت نظارت بر انتخابات کانون اقدام شود. تبصره‌ ـ هیأت مدیره کانون موظف است شش ماه قبل از انقضاء هر دوره مراتب را جهت اجرای این ماده به رییس سازمان اعلام نماید.

مبحث اول‏‏: نحوه تنظیم و ثبت اسناد ماده29ـ ارائه کلیه خدمات در دفاتر اسناد رسمی اعم از تنظیم سند، تصدیق امضا و سایر امور محوله به استناد ماده 655 قانون آیین دادرسی کیفری مصوب 1392 با اصلاحات و الحاقات بعدی باید به صورت الکترونیکی انجام پذیرد. در اجرای ماده 7 قانون جامع حدنگار مصوب 1393 اطلاعات دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر دست‌نویس می‌گردد و دارای اعتبار قانونی خواهد بود. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست‌نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود.

مبحث اول‏: تخلفات و تنبیهات ماده65‏‏ ـ تخلفات سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی و سردفتران ازدواج و طلاق و تنبیهات متناسب با آن‌ها به شرح زیر تعیین می‌شود: الف‌ـ تخلفات‌‌ زیر مستوجب‌ توبیخ‌ کتبی با درج‌ در پرونده‌ است: 1‏‏‏ـ عدم‌ حضور در دفترخانه‌ در ساعات‌ مقرر بدون عذر موجه؛ 2ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر؛ 3‌ـ اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه در صورتی که منجر به نقض مقررات اداری گردد؛ 4‏‏ـ عدم امضا و مهر نسخ پشتیبان اسناد و یا سایر خدمات ثبتی ظرف 24 ساعت از تاریخ تأیید نهایی؛ 5‏‏‏ ـ عدم رعایت ضوابط مربوط به نگهداری اسناد و سوابق دفترخانه؛ 6‌ ـ عدم نصب مشخصات و عکس سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه در معرض دید مراجعان؛ 7‏‏‏ـ عدم تهیه و نصب تابلو مطابق نمونه مصوب سازمان؛ 8‌ ـ عدم رعایت اخلاق حرفه ای و شؤونات اسلامی از جمله پوشش مناسب سردفتر و یا عدم نظارت سردفتر بر رعایت موارد مذکور توسط کارکنان دفترخانه. ب ‏‏‏ـ تخلفات زیر مستوجب پرداخت جریمه نقدی مطابق قانون بودجه سنواتی و تعدیل آن براساس مقررات قانونی است: 1ـ تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی به مراجعان؛ 2‌ـ غیبت غیرموجه به صورت متناوب یا متوالی تا مدت سه روز؛ 3‏‏‏ـ اهمال در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت یا امتناع از پذیرش قبوض سپرده که مطابق مقررات موظف به قبول آن می باشند؛ 4‏‏‏ـ امتناع از پاسخ به استعلام‌هایی که دفترخانه برابر مقررات مکلف به پاسخگویی می‌باشد؛ 5‏‏‏ ـ عدم نصب تعرفه حق الثبت و حق‌التحریر در محل مناسبی که در معرض دید مراجعان دفترخانه باشد؛ 6‌ ـ تمرد از قبول کفالت دفاتر دیگر بدون عذر موجه در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف شود؛ 7ـ اهمال و تأخیر در صدور اجراییه یا صدور اجراییه به صورت ناقص پس از تکمیل مدارک و پرداخت حقوق مربوطه توسط متقاضی؛ 8 ـ عدم تأیید نهایی اسناد توسط سردفتر؛ 9‏ـ عدم اجرای تصمیم کانون سردفتران و دفتریاران در رابطه با رفع اختلاف سردفتر و دفتریار؛ 10ـ خودداری از درج مراتب حضور متقاضی ثبت سند معاملات قطعی و صلح و اجاره غیرمنقول در دفتر اندیکاتور. ‏‏‏پ ـ تخلفات زیر مستوجب انفصال موقت از سه ماه تا شش ماه است: 1ـ عدم حضور در دفترخانه در ساعات مقرر بدون عذر موجه در صورت داشتن یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف؛ 2ـ تنظیم سند برخلاف قوانین، آیین‌ نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط که موضوع دیگر تخلفات نباشد؛ 3‏‏‏ـ اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه در صورتی که منجر به نقض مقررات اداری گردد و دارای یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف باشد؛ 4ـ امتناع از پیشنهاد دفتریار واجد شرایط ظرف دو ماه از تاریخ تأسیس و یا از تاریخ اخطار اداره ثبت مبنی بر بلاتصدی شدن سمت دفتریاری بدون عذر موجه؛ 5 ـ رفتار خارج از نزاکت و مغایر شؤون شغل سردفتری و دفتریاری با مأمورین رسمی دارای مجوز کتبی و مراجعان؛ 6‏‏‏ ـ امتناع از انجام وظایف قانونی مورد درخواست مراجعان بدون عذرموجه در حدود ماده 30 قانون و اعلام کتبی؛ 7‏‏‏ـ واگذاری امور دفترخانه و مهر به اشخاص غیرمسئول و سپردن رمزنگار (توکن) و مهر به اشخاص غیرمسؤول بدون حضور سردفتر برای ارائه خدمات؛ 8‏‏‏ ـ امتناع از ارائه نسخه ای از اسناد تنظیمی، مدارک تنظیم سند و رونوشت به اشخاصی که برابر مقررات حق دریافت دارند و یا تسلیم آن‌ها به اشخاصی که حق دریافت ندارند؛ 9‏ـ عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده درصد سهم دفتریار از حق‌التحریر ظرف مهلت مقرر؛ 10ـ صدور گواهی امضا اوراقی که مفاد آن تعهد مالی تلقی شود؛ 11ـ ثبت واقعه ازدواج و طلاق و خدمات فرعی خارج از محل دفترخانه؛ 12‏‏‏ـ عدم درج مراتب ثبت وقایع ازدواج و طلاق در شناسنامه زوجین؛ 13ـ ثبت طلاق رجعی بدون تنظیم صورت‌جلسه؛ 14ـ اهمال در حفظ و نگهداری دفاتر، اسناد و سوابق الکترونیکی و مهرها و رمزنگار (توکن)؛ 15‏‏‏ـ ایجاد اختلال و رفتار توهین‌آمیز هریک از اعضاء در جلسات هیأت مدیره کانون؛ 16 ـ برگزاری یا شرکت سردفتر ازدواج در مراسم مغایر شعائر و موازین اسلامی؛ 17‏‏‏ـ هرگونه فعالیت غیرمجاز در فضای مجازی و رسانه‌های گروهی از قبیل تولید و انتشار اخبار واهی و بی‌اساس؛ 18‏‏ـ تغییر محل استقرار دفترخانه بدون موافقت اداره ثبت محل؛ 19ـ اخلال در تشکیل جلسات کانون سردفتران و دفتریاران؛ 20ـ عدم شرکت در دوره‌های آموزشی که توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود، بدون عذر موجه؛ تـ تخلفات‌ زیر‌ مستوجب‌ انفصال‌ موقت‌ از شش‌ ماه‌ تا دو سال‌ است: 1‏ـ حضور و دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه؛ 2ـ ممانعت از انجام بازرسی قانونی؛ 3ـ عدم اسکن دفاتر در مهلت تعیین شده در تبصره ماده 35 آیین‌ نامه؛ 4‏‏‏ـ عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور و دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به اداره ثبت محل؛ 5 ـ اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی تا دوبرابر مبلغ مقرر باشد؛ 6 ـ عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده در صد سهم دفتریار از حق التحریر در ظرف مهلت مقرر، برای بار دوم؛ 7‌ـ قصوری که منتهی به ثبت سند معارض گردد؛ 8‌ ـ خودداری از تحویل مدارک و اسناد دفترخانه در موارد تعلیق و انفصال موقت، به کفیل یا ثبت محل؛ 9ـ غیبت غیرموجه بیش از یک ماه؛ 10‏‏‏ـ تغییر محل دفترخانه به شهر یا محلی غیر از آنچه در ابلاغ سردفتر تعیین شده است؛ 11ـ تنظیم سند برخلاف قوانین، آیین‌ نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط در صورت داشتن یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف؛ 12ـ اخلال در انتخابات کانون سردفتران و دفتریاران؛ 13‏‏‏ـ تقلب در رأی‌گیری و شمارش آراء؛ 14‌ـ تهدید، تطمیع یا اغواء افراد برای رأی دادن به شخص یا اشخاص خاصی از داوطلبان عضویت در کانون سردفتران و دفتریاران ؛ 15‌ـ قبول و دریافت حقوق مالی زوجین که باید به اجرای احکام دادگستری و یا صندوق ثبت تودیع گردد؛ 16‏‏‏ـ ثبت رجوع به مابذل و رجوع به زوجیت خارج از موعد مقرر شرعی و قانونی؛ 17ـ هرگونه فعالیت تبلیغی برای ثبت وقایع ازدواج و طلاق به نحو غیرمتعارف؛ 18‌ـ ثبت طلاق بدون تأدیه حقوق مالی زوجه به نحو مقرر در حکم قطعی دادگاه؛ 19ـ اجرای صیغه ازدواج و طلاق بدون رعایت موازین شرعی؛ ث‌ـ تخلفات‌ زیر مستوجب‌ انفصال‌ دائم است: 1ـ عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور یا دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به اداره ثبت محل در صورتی که دارای یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف باشد؛ 2‌ـ تقصیری که‌ منتهی به‌ ثبت‌ سند معارض‌ گردد؛ 3‌ـ اخذ حق‌التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی بیش از دو برابر مبلغ مقرر باشد؛ و همچنین در صورت داشتن سابقه محکومیت انتظامی به لحاظ ارتکاب این تخلف؛ 4‏‏‏ـ اشتغال به شغل منافی سردفتری و دفتریاری؛ 5‏‏‏ ـ ثبت نکاح زوجه که در قید زوجیت دیگری و یا در عده طلاق یا عده وفات قرار دارد؛ 6‌ ـ ثبت ازدواج افراد کمتر از سن قانونی بدون حکم دادگاه؛ 7ـ ثبت ازدواج بدون رضایت ولی زوجه در موارد لزوم اذن؛ 8 ـ ثبت ازدواج مرد متأهل بدون حکم دادگاه؛ 9ـ ثبت طلاق بدون اخذ گواهی عدم بارداری در موارد مقرر در قانون؛ 10ـ ثبت ازدواج تبعه بیگانه با ایرانی بدون رعایت مقررات؛ 11ـ ثبت هریک از موجبات انحلال نکاح یا اعلام بطلان نکاح یا طلاق بدون حکم دادگاه یا گواهی عدم امکان سازش؛ 12ـ ثبت ازدواج بدون اخذ آزمایش‌های پزشکی لازم برابر قوانین و مقررات. مبحث دوم‌: آیین دادرسی

مبحث اول‏: مقررات مربوط به بیمه ماده75‏‏‏ـ سردفتران مکلفند به شرح بند (1) ماده واحده قانون توزیع حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده (54) قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1373 ده درصد از حق‌التحریر دریافتی هر ماه را به‌عنوان حق بیمه درمان و بازنشستگی به صورت الکترونیکی به حساب خاصی که بدین منظور با نظارت سازمان و به نام کانون مرکز افتتاح شده است، واریز کنند.

ماده2ـ سازمان می‌تواند بخشی از وظایف خود غیر از امور حاکمیتی موضوع ماده 8 قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب 1386 با اصلاحات بعدی را به دفترخانه‌ها واگذار نماید. تعرفه حق‌الزحمه دفترخانه ها، بابت ارائه خدمات واگذار شده توسط سازمان تهیه می شود و به تصویب رییس قوه قضائیه می رسد. مبحث دوم‏: پذیرش سردفتر

ماده9ـ متقاضیان باید دارای شرایط مقرر در ماده 6 قانون باشند و مدارک مثبت آن را ارائه کنند. تصدیق اجتهاد موضوع بند (4) ماده (6) قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید به تأیید رییس قوه قضاییه یا مرجع مورد تأیید ایشان برسد. تبصره‌ ـ تصدیق هایی که دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل پذیرش نیست.

ماده17ـ هیأت نظارت در استان تهران مرکب از معاون امور اسناد، مدیرکل امور اسناد و سردفتران، مدیرکل حفاظت و اطلاعات، مدیرکل بازرسی و نظارت بر عملکرد سازمان، دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار شاغل که بیش از ده سال سابقه سردفتری و یا دفتریاری داشته باشند و در دیگر استان‌ها متشکل از مدیرکل، معاون اسناد، رییس حفاظت و اطلاعات، رییس بازرسی و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار همان استان با انتخاب رییس قوه قضائیه خواهد بود. تبصره ـ چنانچه در مرکز استانی برای این منظور سردفتر و دفتریار با سابقه بیش از ده سال به حد لازم وجود نداشته باشد، سابقه بیش از پنج سال کفایت می کند.

ماده 30 (اصلاحی 1402/03/24)ـ سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع به کار، نمونه امضای خود را در حضور رییس ثبت محل و در فرم مخصوص درج و ارائه نمایند. یکی از فرم‌ها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد. در طول دوره فعالیت دفاتر، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری سند از طریق امضای الکترونیک خواهد بود. تبصره ـ سازمان مکلف است ترتیبی اتخاذ نماید، تا در مواردی مانند عدم حضور سردفتر به دلیل مرخصی یا حوادث غیرمترقبه، هیچ خللی در کار دفترخانه ایجاد نشود و در هر حال این امر نباید موجب تاخیر در کار مراجعان شود.

ماده66‏ ـ مراجع قضایی در اجرای ماده 13 قانون مکلفند به محض اینکه در پرونده‌ای علیه سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران کیفرخواست یا حکم قطعی و غیرقطعی صادر می‌گردد، یک نسخه از آن را به صورت الکترونیک به سازمان ارسال نمایند.

ماده76‏‏‏ـ کانون مرکز مکلف است از محل حساب بیمه، کلیه سردفتران و دفتریاران و افراد تحت تکفل آنان را بیمه نماید و برای تأمین بیمه درمانی مذکور به طرق مقتضی از جمله انعقاد قرارداد با سازمان‌ها و شرکت‌های بیمه و یا مراکز درمانی مجاز و پزشکان در سراسر کشور اقدام کند. کانون مرکز می‌تواند انجام بخشی از امور اداری اجرای این ماده را به کانون استان‌ها، تفویض نماید. تبصره1ـ منظور از بیمه، پوشش الزامی است که بر مبنای قانون و آیین‌ نامه، سردفتران و دفتریاران شاغل، بازنشسته و ازکارافتاده و افراد خانواده آن‌ها و همچنین وراث تحت تکفل حین‌الفوت سردفتر یا دفتریار متوفی را از حیث پرداخت هزینه‌های درمانی، حقوق بازنشستگی، مستمری ازکارافتادگی، بیکاری و حقوق وظیفه مورد حمایت و پشتیبانی قرار می‌دهد. تبصره2ـ منظور از حساب بیمه، حسابی است که کلیه وجوه حاصل از ماده (165) قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1345 با اصلاحیه بعدی و ماده واحده قانون تأمین اعتبار جهت اجرای مواد (10)، (11)، (57) و (68) قانون دفــاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1367 و بند (1) ماده واحــده قانــون توزیع حق‌التحریر دفاتر اســناد رسمی موضوع ماده (54) قانون دفاتر اسناد رسمی، واریز شده یا می شود و کانون سردفتران و دفتریاران تهران در یکی از بانک‌های دارای مجوز از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران مبادرت به افتتاح آن می‌نماید.

ماده3 (اصلاحی 1402/03/24)‏‏ـ سازمان مکلف است در اجرای ماده ( 3 ) قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کار، مصوب 24‏‏/12‏‏/1400 پس از اعلان عمومی به نحو مقتضی به شرح ذیل نسبت به پذیرش سردفتر و دفتریار اقدام نماید: الف‏‏ ـ اعلان عمومی مهلت ثبت نام و شرایط عمومی و اختصاصی لازم جهت ثبت نام داوطلبان؛ ب‏‏ ـ ثبت نام از واجدین شرایط در مهلت مقرر و برگزاری آزمون از طریق سازمان سنجش آموزش کشور؛ پ‏‏ ـ مصاحبه توسط هیأت اختبار از پذیرفته شدگان اعلامی سازمان سنجش آموزش کشور پس از طی مراحل تایید صلاحیت توسط مراجع ذیصلاح. تبصره1‏ـ سازمان پس از طی مراحل بند « پ » متناسب با امتیاز علمی مکتسبه پذیرفته شدگان و اعلام محل مورد تقاضای آنان نسبت به صدور ابلاغ سردفتری بر مبنای درجات حوزه های ثبتی استان مربوط اقدام خواهد نمود. تبصره2ـ نحوه جذب سردفتر بر اساس این ماده، نافی صلاحیت رئیس قوه قضائیه برای جذب سردفتر بر اساس ماده (2) قانون نخواهد بود. تبصره3ـ شرکت پذیرفته شدگان در دوره کارآموزی که توسط هیات اختبار تعیین می‌گردد، الزامی است. تبصره4‏ـ شرکت سردفتر و دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است. تبصره 5 ـ تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط به اینکه مستخدم دولت و یا عضو هیأت علمی دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی نبوده و با اذن رئیس سازمان باشد. تبصره6‏‏ ـ سازمان مکلف است پاداش مناسبی با توجه به تعداد جلسات هیأت اختبار به عنوان حق‌الزحمه به اعضاء هیأت اختبار بپردازد.

ماده10ـ سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از آغاز به کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده (3) قانون به سازمان معرفی نمایند. تبصره1ـ داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دائم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است. تبصره2ـ شخص معرفی شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، طی مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رییس سازمان منصوب می‌شود و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی شده به‌عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری را معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است. تبصره3ـ در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.

ماده18ـ سردفتران و دفتریارانی که به عضویت هیأت نظارت تعیین می‌شوند حق انتخاب شدن در هیأت مدیره را ندارند و همچنین اعضای هیأت مدیره کانون اعم از اصلی و علی‌البدل به عضویت هیأت نظارت بر انتخابات تعیین نخواهند شد.

ماده31ـ درج شماره ملی، کد پستی، آدرس محل اقامت و شماره تلفن همراه یا آدرس پست الکترونیکی یا حساب کاربری اصحاب سند در کلیه اسناد، الزامی است. با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌ نامه، این اطلاعات صرفاً از سامانه ثبت‌نام الکترونیکی (ثنا) قوه قضائیه اخذ شده و در سند درج خواهد شد و هرگونه ابلاغ به اصحاب سند به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه ابلاغ قوه قضائیه انجام خواهد شد. تبصره1ـ چنانچه فرد به نمایندگی از شخص حقوقی سند را امضا می کند. سمت امضا‌کننده قید می شود. تبصره2ـ در مورد افــراد خارجی شمــاره گذرنامه یا کارت آمایش به جــای شماره ملی قید می شود.

ماده67‏‏ ـ رسیدگی مقدماتی به شکایت اشخاص از سردفتران اسناد رسمی، ازدواج و طلاق و دفتریاران با بررسی موضوع در محل دفترخانه و تنظیم صورت‌مجلس بازرسی توسط بازرسان سازمان ثبت، کانون و یا هیأت‌های مخصوص از سوی قوه‌قضاییه یا نمایندگان وزارت امور اقتصادی و دارائی برای امور مالیاتی، آغاز می‌شود. بازرس موظف است گزارش مأموریت خود را به -انضمام صورت‌مجلس تنظیمی که در برگیرنده پاسخ سردفتر یا دفتریار به همراه اظهارنظر خود است، به مرجع اعزام‌کننده تحویل دهد. مرجع اعزام‌کننده موظف است صورت‌مجلس مذکور را به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تحویل دهد.

ماده77‏‏‏ـ کانون مرکز مکلف است حداکثر تا پایان دی ماه هر سال، تعرفه حق بیمه بازنشستگی، درمان و امور رفاهی، هزینه های اداری، پرسنلی، تجهیزات، تعمیر، نگهداری، ایجاد و تکمیل ساختمان و دیگر مصارف سرمایه ای کلیه کانون‌ها را برای سال بعد تنظیم و جهت تصویب به سازمان ارسال و پس از تأیید رییس سازمان اجرا نماید. تبصره‌ـ رییس سازمان حداکثر تا پایان اسفند ماه هر سال، بودجه تصویبی سال بعد را جهت اجرا به کانون ابلاغ می‌نماید.

مبحث سوم‏‏: تأسیس دفترخانه ماده4‏‏‏ـ سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت به تأسیس دفترخانه و شروع به کار در محدوده محلی که در حکم تعیین شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور کأن لم یکن تلقی می‌شود. تبصره1ـ پس از تعیین محل استقرار دفترخانه و تأیید آن از طرف اداره ثبت مربوط، هرگونه جابجایی در همان محل، منوط به تأیید اداره ثبت همان محل است. تبصره2ـ تغییر محل دفترخانه از محل تعیین شده، اعم از شهر یا شهرستان یا بخش در حکم سردفتر، به محل دیگر منوط به موافقت و صدور حکم توسط رییس سازمان مطابق دستورالعمل مصوب سازمان است. تبصره3ـ در صورت ضرورت، رییس سازمان به طور موقت برای سردفتر ابلاغ دفتر سیار در شهر یا محل دیگر صادر می‌کند و با رفع ضرورت، ابلاغ مذکور لغو خواهد شد.

ماده11ـ دفتریار کفیل توسط اداره ثبت محل تعیین می‌شود و دارای حقوق و وظایف و حق السهم مساوی با دفتریار اصیل از حق‌التحریر است.

ماده19‏‏‏ـ اعضای هیأت نظارت بر انتخابات باید بلافاصله جهت فراهم نمودن مقدمات انتخابات در محل کانون تشکیل جلسه داده و از میان خود یک نفر را به‌عنوان رییس و یک نفر را به‌عنوان نایب رییس و یک نفر را به‌عنوان دبیر انتخاب نمایند و طی اطلاعیه‌ای در سایت آگهی‌های سازمان و یا به طریقی دیگر که هیأت مقتضی تشخیص دهد به سردفتران و دفتریارانی که خود را واجد شرایط عضویت در هیأت مدیره کانون می‌دانند اعلام می‌نمایند تا ظرف یک هفته از تاریخ تعیین شده در اطلاعیه نامزدی خود را کتباً به دفتر هیأت اعلام دارند. پس از انقضای این مدت هیأت نظارت در حداقل زمان ممکن صورت اسامی داوطلبان واجد شرایط عضویت و تاریخ و ساعت شروع و ختم و محل اخذ رأی را تعیین و مراتب را به طریق فوق به اطلاع سردفتران و دفتریاران حوزه انتخابیه خواهد رساند.

ماده32ـ با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌ نامه، ارائه هر گونه خدمت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق که مستلزم ثبت سند در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه‌های کاربری دفاتر اسناد رسمی است، منوط به ثبت‌نام در سامانه ثبت‌نام الکترونیکی (ثنا) و اخذ تصدیق الکترونیکی است. تبصره1ـ منظور از تصدیق الکترونیکی، درج کد ارسالی به شماره تلفن همراه اعلامی شخص در سامانه ثنا و اپلیکیشن عدالت همراه، در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه‌های کاربری دفاتر اسناد رسمی است. تبصره2ـ اسناد مستثنی از حکم این ماده به‌موجب شیوه‌نامه‌ای تعیین می‌شود که ظرف شش ماه از تصویب این آیین‌ نامه به تصویب رئیس سازمان خواهد رسید. تبصره3 (الحاقی 1402/03/24)‏‏ـ انجام اقدامات ثبت در مواد ( 31 ) و ( 32 ) آیین‌ نامه منوط به ایجاد تمهیدات لازم جهت استخراج مشخصات طرفین سند از طریق سامانه ثنا و ابلاغ اوراق اخطاریه از طریق سامانه ابلاغ توسط مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه با همکاری سازمان می‌باشد.

ماده68‏‏‏ ـ مدیرکل ثبت استان در صورت تشخیص وقوع تخلف، مراتب را با استناد به مقررات به دادستان یا جانشین او اعلام می‌کند. دادستان یا جانشین او پس از بررسی پرونده به شرح ذیل اقدام می‌نماید: الف‏‏‏‌ ـ در صورت تخلف نبودن رفتار ارتکابی یا فقد دلیل یا شمول مرور زمان حسب مورد نسبت به قرار منع یا موقوفی تعقیب اقدام می‌نماید. ب‌ ـ در صورتی که پرونده را ناقص تشخیص دهد شخصاً یا از طریق مدیرکل ثبت استان نسبت به رفع نقص اقدام می‌نماید. در غیر این صورت، پرونده را با صدور کیفرخواست به دادگاه ارسال خواهد کرد.

ماده78‏‏‏ـ رییس سازمان شخص خبره و امینی را برای اداره محاسبات دریافت و پرداخت وجوه بیمه بازنشستگی و نظارت مستمر بر عملیات حساب بیمه، به‌عنوان مدیر داخلی برای مدت دو سال منصوب می‌کند تا تحت نظر هیأت مدیره کانون مرکز انجام وظیفه نماید. عزل وی در طول دوره مذکور و انتخاب مجدد برای یک دوره دو ساله دیگر بلامانع است. مدیر داخلی مکلف است گزارش سالانه عملیات را که به تأیید یک مؤسسه حسابرسی رسمی رسیده باشد، حداکثر تا پایان تیرماه سال بعد به رییس سازمان تسلیم نماید. حق الزحمه مدیر داخلی توسط هیأت مدیره کانون مرکز تعیین و پرداخت می‌شود.

ماده5‏‏ ـ محل دفترخانه باید به گونه ای باشد که دسترسی و حضور افراد توان خواه و سالمند به سهولت صورت گیرد. مساحت محل دفترخانه با توجه به محل قرار گرفتن و تعداد مراجعان با نظر سازمان تعیین می شود و در هر صورت مساحت آن نباید کمتر از 50 متر مربع باشد. در آپارتمان هایی که فاقد آسانسور است، دفترخانه نباید در طبقات سوم به بالا مستقر شود. تأسیس دفتر در مجتمع مسکونی آپارتمانی ممنوع است، مگر سردفتر مالک باشد و رضایت کتبی سایر مالکین و بهره‌برداران را اخذ کند.

ماده 12 (اصلاحی 1402/03/24)- انتقال دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تأیید سازمان امکان‌‌پذیر است. در مواردی که سردفتر یا دفتریار بدون دلیل موجه با انتقال مخالفت نماید، سازمان موضوع را با جلب نظر مشورتی کانون استان بررسی و تصمیم مقتضی به عمل می‌آورد.

ماده20ـ سردفتران و دفتریارانی که نامزدی خود را برای عضویت در هیأت مدیره کانون اعلام می‌نمایند باید دارای شرایط زیر باشند: الف‌ ـ اشتغال به شغل سردفتری و دفتریاری؛ ب‌ ـ حداقل ده سال سابقه سردفتری اسناد رسمی و یا دفتریاری و یا وکالت و یا قضاوت؛ پ ‌ـ تقید به مبانی دینی و احکام اسلامی، انجام واجبات و ترک محرمات؛ ت ‌ـ تعهد و التزام به نظام جمهوری اسلامی ایران، ولایت فقیه و قانون اساسی؛ ث‏‏‏ ـ نداشتن پیشینه و محکومیت مؤثر کیفری؛ ج‌ ـ نداشتن محکومیت انتظامی از درجه 3 به بالا در پنج سال اخیر خدمت خود؛ چ‌ ـ داشتن حسن شهرت؛ ح‌ ـ عدم وابستگی به رژیم منحوس پهلوی و تحکیم پایه‌های رژیم طاغوت؛ خ‌ ـ عدم عضویت و هواداری از گروهک‌های غیرقانونی و معاند با جمهوری اسلامی؛ د ‌ـ عدم اعتیاد به مسکرات، مواد مخدر و روان‌گردان. تبصره1ـ احراز شرایط مذکور با هیأت نظارت است. در صورت اختلاف اعضای هیأت، رأی اکثریت مناط اعتبار است. تبصره2ـ هیأت مکلف است سوابق نامزدها را از حفاظت و اطلاعات سازمان استعلام نماید. تبصره3ـ استمرار شرایط مندرج در بند (پ) و (ت) ضروری است. در صورتی که صلاحیت سردفتر یا دفتریار زائل شده یا کشف شود از ابتدا فاقد شرایط بوده، رییس سازمان یا هیأت نظارت نسبت به عزل آنان از هیات مدیره اقدام می نماید.

ماده33 (اصلاحی 1402/03/24)ـ کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و در دفتر الکترونیک ثبت و در صورت درخواست اصحاب سند بر روی اوراق 4 A سفید چاپ می‌گردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و به امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آن‌ها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور نماید.

ماده69 ـ در متن کیفرخواست علاوه بر ذکر مشخصات کامل سردفتر و یا دفتریار، باید به نوع، دلایل و مدارک مبتنی بر تخلف و سوابق کیفری و انتظامی آن‌ها، تشریحاً اشاره گردد.

ماده79ـ سردفتر یا دفتریار می‌تواند افراد تحت تکفل خود را جهت استفاده از خدمات بیمه درمان به کانون مرکز معرفی نماید و کانون مرکز مکلف است طبق مقررات امکان استفاده آن‌ها از خدمات بیمه ای را فراهم کند. افراد تحت تکفل سردفتر یا دفتریار عبارتند از: الف‏‏‏‌ ـ زوجه دائم سردفتر یا دفتریار؛ ب‏‏‏‌ ـ زوج دائمی سردفتر یا دفتریار مشروط به اینکه معاش او توسط سردفتر یا دفتریار تأمین شود و سن وی بالاتر از 60 سال شمسی باشد یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده (86) آیین‌ نامه، ازکارافتاده شناخته شود؛ پ‌ ـ فرزند ذکور سردفتر یا دفتریار در صورت عدم اشتغال به ‌کار تا بیست سال تمام شمسی و در صورت تحصیل در یکی از مراکز آموزش عالی داخل یا خارج کشور مورد تأیید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری تا سن بیست و پنج سالگی. تبصره‌ـ در صورتی که کمیسیون موضوع ماده (86) آیین‌ نامه فرزند ذکور سردفتر یا دفتریار را به علت نقص عضو یا بیماری ازکارافتاده تشخیص دهد، شرط سنی موضوع این بند اعمال نمی‌شود. ت ‏‏‏ ـ فرزند اناث سردفتر یا دفتریار در صورت نداشتن شغل یا شوهر؛ ث‏‏‏ ـ هریک از پدر و مادر سردفتر یا دفتریار که شاغل نبوده و حقوق بازنشستگی یا مستمری یا وظیفه دیگری دریافت نمی کند، مشروط به اینکه پدر بیش از شصت سال و مادر بیش از پنجاه و پنج سال سن داشته یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده (86) آیین‌ نامه ازکارافتاده شناخته شود و سردفتر یا دفتریار هریک از آنان را کتباً به کانون معرفی کرده باشد؛ ج‌ـ نوادگان تحت کفالت قانونی سردفتر و دفتریار با لحاظ بندهای (پ) و (ت) این ماده. مبحث دوم‏‏: مقررات مربوط به بازنشستگی

ماده6 (اصلاحی 1402/03/24)ـ محل دفترخانه باید مجهز به دوربین مدار بسته با قابلیت ضبط تصویر، کپسول آتش‌نشانی و مکان مطمئن برای نگهداری اسناد و دفاتر ثبتی باشد. وجود دوربین مداربسته باید از قبل به اشخاص اعلام شود.

مبحث دوم‏: مراسم سوگند ماده13‏‏‏ـ سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال به سردفتری و دفتریاری به شرح زیر سوگند یاد می‌کنند: «اینجانب به‌عنوان سردفتر اسناد رسمی در محضر قرآن کریم به خداوند قادر متعال سوگند یاد می کنم که وظایف محوله را مطابق قوانین، مقررات و نظامات کشور جمهوری اسلامی ایران، به ویــژه قوانین و نظامات مربــوط به دفاتر اسناد رسمی به انجام رسانم و در کمال امانت‌داری، بی طرفی، اخلاق حرفه‌ای و حفظ حقوق مراجعان و احترام به آنان اقدام نموده و نهایت تلاش خود را به کار برم و شرافت خود را وثیقه این سوگند قرار می‌دهم ».

ماده21ـ هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران موظف است هزینه و وسایل و امکاناتی که جهت انجام و اجرای انتخابات لازم است در اختیار هیأت نظارت بر انتخابات قرار دهد. تبصره ـ هیأت نظارت در صورت فراهم بودن نرم افزارها و سخت افزارهای سامانه انتخابات الکترونیکی و بنا به پیشنهاد هیأت مدیره کانون، اجازه برگزاری انتخابات الکترونیکی را در تمام یا بخشی از مراحل یا مراکز صادر می کند. در هر صورت تایید صحت انتخابات به عهده هیأت نظارت است.

ماده34ـ سردفتر در محل دفترخانه و هم‌زمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد: الف (اصلاحی 1402/03/24)ـ از طریق سامانه اثر انگشت آن ها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک، دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید. ب (اصلاحی 1402/03/24)ـ مفاد اسناد را به طرف یا طرفین معامله حین امضا اسناد تفهیم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت: “از مفاد سند مطلع شدم” درج و به امضای آنها برساند. تبصره (الحاقی 1402/03/24)ـ سازمان می‌تواند به هر نحو مقتضی اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه های مربوط اعمال نماید. پ ـ ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید، به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد. تبصره ـ قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود.

ماده70‏‏‏ـ ابلاغ کیفرخواست و دادنامه و دیگر اخطاریه ها به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

ماده80‏‏‏ ـ سردفتر و یا دفتریار مکلف است حداقل شش ماه قبل از فرارسیدن موعد بازنشستگی الزامی، مراتب را کتباً جهت انجام مقدمات لازم به سازمان و کانون مرکز اعلام نماید. تبصره‌ـ سازمان جهت اعلام بدهی های مسلم ناشی از شغل سردفتران و دفتریاران، مراتب را به سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت محل ابلاغ می‌نماید.

ماده7‏‏ـ نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و کارکنان در دفترخانه الزامی است.

ماده14ـ مراسم سوگند با حضور رییس یا معاون امور اسناد سازمان یا مدیرکل امور اسناد و سردفتران و رییس کانون سردفتران و دفتریاران مرکز و در مراکز استان‌ها با حضور مدیرکل ثبت و رییس کانون سردفتران و دفتریاران استان برگزار می‌شود و متن سوگندنامه به امضای سردفتر یا دفتریار و حسب مورد به امضای مدیرکل امور اسناد و سردفتران یا مدیرکل ثبت استان مربوط می رسد و در پرونده سردفتر یا دفتریار ضبط می‌شود.

ماده22ـ هیأت نظارت باید از پیش، صورت اسامی سردفتران و دفتریاران شاغل حوزه انتخابی را تهیه کند و رأی‌دهندگان موقع دادن رأی مقابل اسم خود را امضا خواهند کرد.