فصل سی و یکم - امور مالی دفاتر اسناد رسمی ، ازدواج و طلاق ( 447 تا 454 ) طرز تحریر دفاتر و حسابداری و نگهداری دفاتر و ته سوش قبوض و تحویل درآمدها بند 447 - دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق موظفند: الف : 1 - تعرفه حق التحریر و حق الثبت را در محل دفترخانه به نحوی که در معرض دید ارباب رجوع باشد نصب نمایند. 2 - قبض رسمی وجوه دریافتی فوق را با اخذ رسید به دهنده وجه تسلیم نمایند و ته چک قبوض مزبور را تا دو سال در دفتر نگهداری و صورت وجوه دریافتی را به تفکیک در ستون مربوطه اسناد و ذیل ثبت دفتر قید نمایند. 3 - فیش های درآمد طبق سریال منظم و به ردیف بایستی تحویل دفاتر اسناد رسمی شده و آنان نیز موظفند به ترتیب سریال به مصرف برسانند. 4 - در مورد تحویل و تحول و نگهداری اوراق بهادار و دفاتر و سایر اوراق مصرفی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی باید مقررات دستور‌العمل های سازمان ثبت را رعایت نمایند. 5 - کلیه قبوض مربوط به حق الثبت و حق التحریر و سایر عواید وصولی دفترخانه باید همه روزه در دفاتر مربوطه به دریافت و پرداخت ثبت شده و همچنین مشخصات مربوطه به واریز حقوق دولتی به حساب درآمد عمومی را در ستون های مخصوص دفتر مذکور قید نماید. ب : 1 - کلیه فیش های درآمد بایستی طبق سریال منظم و به ردیف طبق صورت مجلس به حسابدار واحدهای امور مالی تحویل و آنها نیز به ترتیب سریال به مصرف برسانند و نسخه ای از آن در سوابق مربوطه ضبط شود و در مورد اسناد و مدارک مالی و دفاتر نیز به همین ترتیب عمل شود. 2 - در موقع انتقال روسا یا مسئولین امور مالی یا مواقع سرکشی روسا از واحدهای تابعه، وجود مدارک اشاره شده باید در صورت مجلس تایید گردد و چنانچه در آتیه معلوم شود به این دستور عمل نشده روسا و کارمندان مسئول مورد پیگرد قرار خواهند گرفت. 3 - ثبت ارقام در دفاتر حسابداری و جمع آنها باید با جوهر و بدون قلم خوردگی و اشتباه باشد. 4 - چون مشاهده شده بعضی از ادارات ثبت درآمدهای ثبتی را که باید روزانه به حساب دارایی در خزانه تحویل بانک ملی داده و فیش مربوطه به دارایی ارائه نمایند به حساب سپرده تحویل دارایی داده و در آخر ماه به حساب های مربوطه واریز می نمایند، از نظر اینکه این جریان بی ترتیبی هایی را موجب شده اکیداً تذکر داده می‌شود مفاد دستورات صادره را رعایت و درآمدهای ثبتی را همه روزه به حساب دارایی در خزانه تحویل بانک دهند. 5 - در مورد مالیات های متعلّقه پرونده های اجرایی، ادارات ثبت باید بدهکار مالیاتی پرونده را برای پرداخت بدهی به دارایی راهنمایی نمایند تا پس از پرداخت مالیات، قبض آن را به اجرای ثبت تحویل دهند، سپس در پرداخت طلب بستانکار یا ختم پرونده اقدام شود. 6 - دفاتر اسناد رسمی، بقایای ثبتی وصولی املاک در جریان ثبت را که مورد معامله قرار می‌گیرد باید به حساب قطعی درآمد، تحویل صندوق مربوطه نمایند و از تحویل آن به حساب سپرده خودداری نمایند. -(بند 250 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) وجوه سپرده و تعویض آن بند 448 - برای اینکه نحوه عمل در مورد وجوه سپرده اشخاص و تعویض آن در دفاتر اسناد رسمی به صورت منظمی درآید و از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری شود مقرّر می‌گردد: الف : نام و نشانی کسی که وجه را سپرده در قبض تصریح شود. ب : معین شود که وجه مزبور از چه بابت سپرده شده، بابت اجاره بها یا اجرت المثل اجاره نامه عادی است یا رسمی، در صورتی که عادی باشد نوع و شماره پلاک و محل وقوع ملک مورد اجاره در مورد سند رسمی شماره سند در قبض سپرده قید شود. ج : جز در مورد رقبات مشمول قانون روابط مالک و مستاجر و مقررات مربوط به اصلاحات ارضی، در سایر موارد اداره ثبت می‌تواند وجهی را قبول و قبض سپرده صادر نماید که تعهد مستند به سند رسمی باشد. د : از تعویض قبوض سپرده ای که فاقد شماره چاپی (شماره مسلسل و شماره مخصوص هر سال) باشد یا شماره‌های مزبور مخدوش باشد خودداری و در صورت برخورد به چنین قبضی، فوراً عین قبض را با گزارش جریان به اداره حسابداری بفرستند. (بند 267 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ظهرنویسی قبوض سپرده بند 449 - دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ظهرنویسی و حواله وجوه قبوض سپرده نکات زیر را مورد توجّه قرار دهند: 1 - مبلغ مورد حواله با تمام حروف ظهر قبض نوشته شود. 2 - مشخصات کامل ذینفع طبق شناسنامه ظهر قبض قید گردد. 3 - در مورد وکالت شماره وکالت نامه و مشخصات دریافت کننده باید نوشته شود. 4 - حواله باید با امضای سردفتر و دفتریار صادر و به مهر دفترخانه ممهور و اطراف سطور بسته شود تا چیزی به آن الحاق نگردد. (بند 268 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) برای هر پلاک یک استعلام و خلاصه معامله ضروری است بند 450 - در مورد معاملاتی که در دفاتر اسناد رسمی نسبت به چند پلاک که هر یک پرونده جداگانه دارد در یک سند به عمل می‌آید، از جهت اینکه هر پرونده حکایت از استعلام و پاسخ آن داشته باشد دفاتر اسناد رسمی باید برای هر پلاک، یک استعلام جداگانه تنظیم و ارسال دارند و پس از انجام معامله نیز نسبت به هر پلاک، خلاصه معامله جداگانه تنظیم و برای بایگانی در پرونده مربوطه ارسال دارند. بدیهی است برای هر یک برگ استعلامیه و خلاصه معامله بهای آن دریافت خواهد شد. (بند 280 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) بهای استعلام تلگرافی بند 451 - در مواردی که متقاضی استعلامیه درخواست نماید که به وسیله تلگراف استعلام شود و پاسخ نیز تلگرافی باشد دفترخانه سوال کننده مکلّف است هزینه استعلام مربوطه را دریافت و ورقه استعلام را تنظیم و تلگرافاً از ثبت محل وقوع ملک موضوع را سوال و ورقه استعلامیه را نیز به عنوان تاییدیه در تعقیب آن بفرستند و در صورتی که متقاضی، بهای قبولی جواب را پرداخت کرده باشد ثبت محل باید به محض وصول تلگراف پاسخ آن را تلگرافاً صادر نماید. -(بند 279 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تعلّق حق الثبت به وام و تسهیلات بانکی بند 452 - در بعضی اسناد که بین بانک ها یا موسسات دیگر راجع به دادن وام ثبت می‌شود تحویل وام به اقساط و تحت شرایط خاص بین طرفین و تعلّق مبلغی که علاوه بر مبلغ وام در ذمه وام گیرنده قرار می‌گیرد، لزوماً متذکّر می‌شود در صورت اقرار وام گیرنده به دریافت کل وام یا واریز آن به حساب وام گیرنده که اصل و سایر متفرعات موضوع معاملات مذکور را تشکیل می دهد و ارفاق وام دهنده به وام گیرنده ماهیت معامله را تغییر نمی دهد، لذا دفترخانه مکلّف به وصول حق الثبت معامله است. -(بند 261 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) حق الثبت وجه الضمان و تقسیم نامه و هزینه تفکیک بند 453 - 1 - نسبت به وجه التزام و وجه الضمان خواه راساً موضوع سند باشد یا در ضمن معامله و عقد دیگری شرط شده باشد و برای تامین آن هم مالی به وثیقه گرفته نشده باشد حق الثبت وصول نخواهد شد. همچنین هر نوع انتقال بلاعوض و وقف و حبس و وصیّت که به نفع موسسات مذهبی و خیریه و سازمان های فرهنگی و بهداشتی مصرّح در مواد مربوط به معافیت قانون مالیات های مستقیم صورت گیرد از پرداخت حق الثبت معاف خواهد بود. همچنین معافیت هایی که به موجب قوانین و مقررات خاص مقرّر گردیده است کماکان به قوت خود باقی است و نیز موقوفات بنیاد علوی از پرداخت کلیه هزینه های ثبتی معاف است. 2 - حق الثبت تقسیم نامه بین مالکین مشاع مشمول ماده 124 قانون ثبت می‌باشد مگر اینکه مابه التفاوت از طرف مالک سهم مشاع سهم دیگر پرداخت شود، که در این صورت نسبت به مبلغ مابه التفاوت باید طبق مقررات، حق الثبت وصول شود. 3 - در مورد هزینه تفکیک اسناد تقسیم نامه که مستلزم تفکیک ملک هم می‌شود هزینه تفکیک با رعایت مقررات مندرج در ماده 150 قانون ثبت محاسبه و اخذ خواهد شد و هرگاه ارزش معاملاتی تعیین نشده باشد باید بهای مذکور در سند مالکیّت و در مورد املاک جاری بهایی که در پرونده ثبتی سابقه دارد ملحوظ گردد. -(بند 254 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) حق الثبت وصیت نامه بند 454 - حق الثبت وصیت نامه نباید به ماخذ سه برابر موصی به یعنی کلیه ماترک موصی دریافت شود بلکه حق الثبت وصیت نامه ها اعم از تملیکی و عهدی به میزان همان مبلغی که مورد وصیت قرار گرفته باید دریافت گردد. -(بند 257 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349)