فصل بیست و هشتم - امور مالی و اداری وظائف مدیران مناطق و رؤسای واحدها و حسابداری ( 401 تا441) وظایف مدیران مناطق و روسای واحدها و حسابداری بازرسی داخلی بند 401 - مسئولین واحدهای ثبتی مکلفند: الف : مدیران کل مناطق مکلّفند حداقل ماهی یک بار واحدهای ثبتی تابعه را مورد بازرسی قرار داده و در صورت مشاهده تخلّف و هرگونه بی ترتیبی ضمن ارشاد مسئولین نتیجه رسیدگی را ضمن معرّفی متخلّف به سازمان ثبت گزارش نماید. ب : عملیات مامورین واحد ثبتی مربوطه را همه روزه دقیقاً بازرسی نموده و مخصوصاً امور مالی را از هر جهت تحت نظر مستقیم قرار داده و مراقبت نمایند کوچکترین غفلت یا تخلّفی نشود. ج : عمل مامورین توزیع اظهارنامه و تحدید حدود را بلافاصله پس از انجام کار و قبل از پرداخت فوق العاده و هزینه سفر، و سایر مامورین را نیز حسب اهمیّت وظیفه شغلی که دارند، لااقل هر هفته یک مرتبه دقیقاً بازرسی و مراقبت کامل نمایند که کوچکترین غفلت و تخلّفی نشود. د : در هر مورد که هنگام بازرسی تخلّفی مشاهده می‌شود و یا اطلاعی از وقوع تخلّف و جرمی می‌رسد باید بلافاصله موضوع به طور وضوح و کاملاً روشن در صورت مجلس منعکس و به امضای متخلّف برسد و در صورت استنکاف یا عدم حضور متخلّف، مراتب در صورت مجلس تصریح شود و جریان امر فوراً بدون اغماض در اجرای بند الف این بخشنامه به ثبت منطقه مربوطه گزارش و کلیه مدارک وقوع تخلّف یا جرم را ضمن گزارش بفرستند. (اصلاحی بند 230 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) محو آثار و علایم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات بند 402 - در اجرای اوامر صریح و موکد حضرت امام خمینی رهبر انقلاب و بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران (ره) مبنی بر لزوم محو هرگونه آثار و علایم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات و موسسات دولتی مقتضی است از به کار بردن اوراق و مطبوعات و اسناد اداری و ثبتی (اعم از بهادار و غیربهادار) که متضمن اینگونه آثار و علایم باشد اکیداً خودداری نمایید. مسئولیت اجرای دستور فوق به عهده شخص امضا کننده اوراق خواهد بود. (بخشنامه شماره 2543 /10- 1359/04/08) نحوه استفاده از کاغذهای واتر مارک بند 403 - پیرو بخشنامه شماره 2543 /10- 1359/04/08 چون هدف از بخشنامه صادره محو هرگونه آثار و علایم مربوط به رژیم گذشته بوده و انجام امر به کرّات مورد سوال قرار گرفته است، در اجرای دستور صادره تذکّر می دهد: 1 - در مواردی که قانون لزوماً تنظیم سند را بر روی اوراق بهادار پیش بینی نکرده استفاده از اوراقی که علامت جمهوری اسلامی در آن مندرج است بلامانع است. 2 - در مواردی که برابر قانون برای تنظیم سند استفاده از اوراق بهادار لازم است چون اوراق بهادار موجود واجد دو قسمت است بدین صورت که قسمت صدر آن دارای عنوان جمهوری اسلامی است لیکن در قسمت ذیل آن به صورت (واتر مارک) آثار رژیم گذشته مشاهده می‌شود، استفاده از صدر سند به شرط جدا کردن قسمت ذیل آن مانعی ندارد، بدین صورت که قسمت صدر را از اصل جدا کرده و با ضم آن به کاغذ معمولی در تنظیم سند اقدام و قسمت ذیل آن را که آثار رژیم منحوس گذشته در آن دیده می‌شود برای امحاء آن به کارپردازی سازمان ارسال دارند. رسیدگی به وضع صندوق بند 404 - روسای ثبت موظفند روزانه وضعیّت حساب ها و دفاتر و اوراق کارپردازی را مورد رسیدگی قرار دهند و حداقل ماهی یک مرتبه نیز با حضور نماینده دارایی و حسابدار و جمع دار، وضعیت صندوق و اوراق بهادار را رسیدگی، ذیل دفاتر و صورت وضعیت ها را امضا و نتیجه رسیدگی را در چند نسخه صورت مجلس نموده، یک نسخه به نماینده دارایی تسلیم و یک نسخه دیگر را با مدارک مربوطه ضمن گزارش جریان امر به دفتر تشکیلات و بودجه مرکز ارسال و یک نسخه را در محل بایگانی و نسخه ای نیز به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. (اصلاحی بند 233 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نحوه تنظیم دفتر و نگهداری حساب اوراق بهادار بند 405 - الف : دفتر حاوی ستون های انواع اوراق بهادار را باید طبق نمونه تهیه شده وسیله سازمان ثبت تنظیم و مورد عمل قرار گیرد. ب : دفتر مزبور باید حاوی موجودی برگ های بهادار، دریافتی از چاپخانه یا واحد اوراق بهادار یا کارپردازی یا دارایی محل حسب مورد مصرفی، موجودی، تحویل درآمد به حساب مربوطه باشد. ج : در ستون مصرفی دفتر باید علاوه بر تعداد برگ های مصرف شده بهای آن نیز قید گردد. د : در ستون تحویل درآمد شماره قبوض تحویل درآمد برگ های بهادار به حساب مربوطه قید می‌شود، به طوری که همیشه وضعیت اوراق بهادار قابل رسیدگی و کنترل باشد. روسای ثبت مکلّفند علاوه بر رسیدگی امور مالی دفتر مذکور، وضع اوراق بهادار را نیز رسیدگی و کنترل نمایند. -(بند 251 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نحوه استرداد وجوه اضافه وصولی بند 406 - چون طبق ماده 41 قانون محاسبات عمومی مصوّب 15 دی ماه 1349 وجوه اضافه دریافتی اعم از اینکه دریافت در سال جاری یا سنوات گذشته صورت گرفته باشد باید از درآمد وصولی مربوطه در سال جاری مسترد گردد بنابراین در مورد استرداد اضافه دریافتی پس از اعلام کتبی مرجع تشخیص دهنده درآمد مربوطه، مراتب را با قید شماره نامه مزبور موضوع استرداد و اینکه ضمن چه مبلغ و در چه تاریخ و به کدام حساب خزانه تحویل گردیده با تعیین شماره حسابی که وجوه مورد استرداد باید به آن حساب انتقال داده شود به خزانه اعلام نمایند تا خزانه پس از تطبیق مبلغ وصولی با دفاتر مربوطه در صورتی که وجوه مربوط به حساب تمرکز وجوه در مرکز باشد با صدور دستور انتقال وجه از حساب مربوطه به حساب سپرده یا حساب رد اضافه دریافتی اقدام کند و هرگاه مبلغ وصولی به حساب تمرکز وجوه دارایی شهرستان منظور و یا مستقیماً به حساب خزانه تحویل شده باشد اجازه انتقال وجه از حساب مرکز وجوه درآمد عنوان اداره دارایی صادر و رونوشت آن را به بانک ملی ایران شعبه شهرستان مربوطه صادر نمایند. ذیحسابان و همچنین ادارات دارایی شهرستان ها مکلّفند در موقع رد وجوه اضافه دریافتی مبلغ مورد استرداد را با قید شماره چک و تاریخ آن در ستون ملاحظات دفتر درآمد در مقابل اصل مبلغ وصولی و همچنین در متن نسخ قبوض وصولی در برگ بستانکار قید و در دفتر درآمد جاری به عنوان برگشتی از درآمد مربوطه عمل نمایند و مدارک وجه استردادی را به ضمیمه حساب ماهانه درآمد به اداره کل تمرکز حساب ها و امور حسابداری ها ارسال دارند. در مورد استرداد اضافه دریافتی مربوط به مالیات های مستقیم نحوه عمل کماکان طبق دستور شماره 26 /110000 - 1348/12/23 خواهد بود. (بند 276 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349). ثبت شماره فیش وصول حقوق دولتی بند 407 - در هر مورد از جمله اوراق اجرایی، شرکت‌نامه ها و نکاحیه و غیره که از مُهر وصول حقوق دولتی به جای الصاق تمبر استفاده می‌شود لازم است شماره فیش پرداختی در متن آن ثبت گردد. وصول و ایصال حقوق دولتی بند 408 - به موجب گزارش اداره کل امور مالی، بعضی از ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی درآمد‌های وصولی خود را که بایستی به حساب های مربوط در بانک ملی ایران واریز نمایند به علت اینکه گاهی اوقات در نوشتن فیش ها دقّت لازم به عمل نمی آید، درآمد هر حساب به جای آنکه به حساب مربوط به خود واریز شود به حساب دیگر منظور می‌گردد، لذا مراقبت نمایند در موقع پرداخت درآمد‌ها به حساب های مربوط دقّت شود که اشتباهی رخ ندهد. کسر مالیات از مال الاجاره موضوع تبصره 6 ماده 20 قانون مالیات های مصوّب سال 1345 بند 409 - چون بر اساس تبصره 6 ماده 20 قانون مالیات های مستقیم که مقرّر می دارد، سازمان های دولتی و موسسات وابسته به دولت و کلیه اشخاص حقوقی مکلّفند مالیات موضوع این بخش را از مال الاجاره هایی که پرداخت می کنند کسر و به اداره دارایی محل پرداخت نمایند و رسید مالیاتی آن را به موجر تسلیم کنند، لذا مفاد بخشنامه های شماره 22575 - 1346/08/22 و 26849 - 1346/10/06 که طی شماره 27095 /2 - 1346/10/28 سازمان ثبت ابلاغ شده لازم الرعایه است. (اصلاحی بند 302 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ارسال پرونده به مراجع قضایی بند 410 - در مواقعی که پرونده اجرایی مورد نیاز مقامات قضایی باشد باید اداره ثبت پرونده را وسیله یکی از کارمندان به آنجا فرستاده و پس از رفع نیاز اعاده دهند و اگر نگهداری آن ضروری باشد کتباً ضرورت امر و مدت نیاز معلوم شود. (بند 436 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) دادن سواد اوراق پرونده ثبتی بند 411 - در هر مورد که در گواهی مرجع قضایی تصریح به دادن سواد برگ معین از پرونده ثبتی نشده باشد اداره ثبت باید به استناد ماده 304 قانون آیین دادرسی مدنی و ماده 101 آیین دادرسی کیفری اشکال کار از حیث اینکه وقوف اشخاص به مطالبی از پرونده منافی حق صاحب پرونده بوده و مطالعه پرونده های مفصّل مستلزم نظارت مامورین ثبت و صرف وقت زیاد است و اشکالات متصوّر دیگر با ذکر توضیح به مرجع صلاحیت دار قضایی اعلام دارد. هرگاه دادگاه در گواهی نامه صادره مستند به ماده 304 قانون آیین دادرسی مدنی مشخصات اجمالی برگ مورد نیاز را ذکر کند به طوری که رافع ابهام باشد باید به تقاضای متقاضی ترتیب اثر داده شود. -(بند 420 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) دادن رونوشت و گواهی بند 412 - کلیه اشخاص ذینفع می‌توانند از اوراق راجع به خود که در پرونده مربوطه بایگانی است از ثبت محل و آرای هیات نظارت و شورای عالی ثبت از دفاتر مربوطه به هزینه خود رونوشت گواهی شده اخذ کنند. دادن رونوشت به غیر ذینفع محتاج به صدور و ارائه گواهینامه مرجع صالح است. -(بند 449 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) وسایل نقشه برداری و مهندسی بند 413 - وسایل نقشه برداری و مهندسی تحت نظر مستقیم رئیس اداره و سرپرست مهندسین بوده و فقط مواقع کار ثبتی بایستی دوربین و وسایل نقشه برداری توسط مهندس از اداره خارج شود. ضمناً حفظ و نگهداری وسایل مزبور را به مهندسین و نقشه برداران متذکّر می‌گردد که کلیه خسارات وارده بر دستگاه های نقشه برداری مگر در مواقع پیش بینی نشده (آتش سوزی و سرقت) که آن هم بایستی ضمن تشریفات قانونی اعلام گردد، به عهده رئیس اداره و مهندس ثبت می‌باشد و به مهندسین و نقشه بردارانی که با وسایل نقشه برداری جدید نقشه برداری می نمایند یادآور می‌شود که بایستی با دقّت کامل دستور‌العمل کار نقشه برداری را مراعات نمایند و در صورتی که نقشه هایی بدون توجّه به اصول فنی نقشه برداری تهیه شود مورد مواخذه و حداقل توبیخ آنان و نقشه برداری مجدّد با هزینه شخص آنان خواهد بود. (بند 439 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) گزارش اشکالات و تخلّفات پرونده ثبتی بند 414 - در هر مورد که گزارش نسبت به اشکالات و اختلافات پرونده های ثبتی یا اجرایی می دهد نام متخلّفین و بود و نبود سوء نیت را صریحاً ذکر کنند و مراتب را محرمانه مستقیماً جهت اقدام قانونی به سازمان ثبت اعلام دارید. -(بند 422 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ذکر نام و سمت کارمند بند 415 - الف : روسای ادارات و معاونین و کارمندان باید نام و نام خانوادگی و سمت خود را در محل کار نصب نمایند. ب : روسا و معاونین و کارمندان و ماموران اجراء و ابلاغ باید قبل از امضای اوراق اداری، نام و نام خانوادگی و سمت خود را قید نمایند. (بند 444 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تبدیل مُهرهای سابق به مُهر برجسته بند 416 - بخشنامه به کلیه ادارات کل و ادارات ثبت مرکز و ثبت منطقه تهران و ثبت نواحی و کلیه واحدهای ثبتی تابعه منطقه تهران و اداره اجراء و دوایر تابعه آن: همانطور که اطلاع دارند اوراق و نامه ها و اسنادی که از ناحیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و واحدهای تابعه صادر می‌شود از ارزش و اعتبار و اهمیّت ویژه ای برخودار است و ماهیت اینگونه مدارک به اعتبار رسمیت و سندیت آنها ایجاب می‌نماید که همواره به طرق مقتضی و قابل اعتماد، صحت صدور آنها با وسیله اطمینان بخشی محقّق و معلوم گردد که یکی از ابزار و عوامل حصول اطمینان، ممهور نمودن اوراق و نامه ها و اسناد صادره به مهر انحصاری و مخصوص واحدهای ذیربط سازمان ثبت است. بنا براین ویژگی و خصوصیت مهم ضمن بررسی هایی که به عمل آمد ملاحظه شد اولاً، هر یک از واحدها و ادارات ثبت به نحو متفاوت، مهر ساده ای با عناوین و تیترها و علایم گوناگون و مختلف و بعضاً بسیار قدیمی و ناخوانا برای ممهور نمودن نامه ها و اسناد در اختیار داشته و ثانیاً، مهر ادارات ثبت به طریقه مطمئن و امن محفوظی نگهداری نمی شود و در نتیجه احتمال به سهولت قرار گرفتن آن در دسترس افراد غیرمسئول زیاد و نهایتاً امکان هرگونه سوء جریانی در استفاده از امهار مزبور وجود دارد، لذا به منظور رفع این محظورات و ایجاد هماهنگی و اعمال رویه یکنواخت و اعتماد و اطمینان از اصالت نامه ها و اسناد صادره از ادارات ثبت و امکان حراست بیشتر از امهار اخیراً با توجّه به استقرار نظام بودجه استانی در سازمان ثبت توسط اداره کارپردازی این سازمان مهرهای پرسی برجسته ای مخصوص هر یک از ادارات تابعه سازمان ثبت در مرکز و واحدهای ثبتی منطقه تهران به تعداد مورد نیاز هر اداره تهیه و آماده توزیع شده است که نهایتاً با اتخاذ این روش جدید مقرّر شد مِن بعد هر اداره صرفاً دارای یک مهر برجسته اصلی برای ممهور نمودن کلیه نامه ها و اسناد و اوراق صادره و نیز یک مهر ساده ورود به دفتر اداره باشد و مهر اصلی با تنظیم صورتجلسه ای منحصراً تحویل مسئول هر واحد خواهد شد تا به نحو مطمئن و صحیحی از آن استفاده و حفاظت و نگهداری و به هنگام ضرورت به تشخیص و با مسئولیت خود مهر مذکور را رسماً و مستنداً به مقام قابل اعتماد دیگر اداره تحویل نماید. علیهذا، مقتضی است مدیران هر یک از واحدهای ثبت مرکز و ثبت نواحی و کلیه واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران در اسرع وقت کلیه امهار قبلی مورد استفاده اداره خود را به هر تعداد که موجود است به اداره کارپردازی سازمان ثبت تسلیم و دو نمونه مهر جدید ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود را تحویل و مِن بعد مورد استفاده قرار داده و در حفظ و نگهداری از آن نهایت کوشش را به عمل آورند. ضمناً از تاریخ 1362/05/15، کلیه نمونه امهار قبلی ادارات مذکور از درجه اعتبار ساقط و تمام اسناد و اوراقی که از ادارات ثبت مرکز و واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران صادر می‌شود فقط در صورت ممهور بودن به مهرهای برجسته جدید معتبر خواهد بود. (بخشنامه 3897 /10- 1362/05/08) مصاحبه بند 417 - کارکنان سازمان ثبت مراقبت فرمایند هرگونه مصاحبه مطبوعاتی رادیویی یا تلویزیونی در مورد امور مربوط به سازمان ثبت مستلزم کسب اجازه قبلی از دستگاه متبوع می‌باشد. (اصلاحی بند 454 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) مکاتبات با وزارتخانه ها و نمایندگان سیاسی بند 418 - نظر به انحلال شعبه اجراییات اداره سابق دادرسی ارتش و احاله وظایف آن به شعبه قضایی ستاد ارتش، اخطارها و احضارها و امور مربوط به اجرا را مستقیماً به شعبه قضایی ستاد ارتش ارسال دارید و سایر مکاتبات قضایی را که به عنوان ارتش باشد به دفتر سازمان قضایی ارتش ارسال دارند. از تماس و مکاتبه مستقیم با سفارتخانه ها و نمایندگی های سیاسی و کنسولی خارجی خودداری نموده و در هر مورد از طریق وزارت خارجه باید اقدام شود. در مورد استعلامات و مراجعات نمایندگی های سیاسی خارجی که به وسیله وزارت خارجه به ادارات ثبت فرستاده می‌شود نتیجه اقدام را برای وزارت امور خارجه بفرستید. در مورد سازمان ملل مکاتبات باید از طریق وزارت امور خارجه به عمل آید. (اصلاحی بند 405 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نامه های محرمانه بند 419 - مقتضی است به منظور رعایت مقررات حفاظت و حفظ مطالب نامه ها و گزارش های طبقه بندی شده (محرمانه، خیلی محرمانه، سری، به کلی سری) اولاً، ترتیبی داده شود که این قبیل نامه ها را در پاکت لاک و مهر شده که درجه آن در روی پاکت ذکر شده باشد در تهران به دبیرخانه سازمان ثبت با اخذ رسید تحویل تا بدون آنکه مفتوح شود به نظر ریاست سازمان ثبت برسانند و در مناطق ثبتی اینگونه نامه ها مستقیماً به شخص مدیران کل تحویل گردد و در واحدهای ثبتی نیز به روسای واحدها تسلیم خواهد شد. ثانیاً، چون می‌بایست مندرجات و مفاد این نامه ها کاملاً مخفی و از دسترس افراد غیرمسئول و غیرمجاز خارج باشد، لازم است برای این قبیل امور بایگانی مخصوص ترتیب داده و مراقبت نمایید در پایان اوقات اداری هیچ نوع اسناد و نامه ای محرمانه که در جریان اقدام است روی میز نمانده و در قفسه های مخصوصی نگهداری شود تا بدین ترتیب مطالب مورد نظر به وسیله اشخاص افشا نگردد. (بند 440 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) کمیسیون مشورتی ادارات اوقاف بند 420 - در مورد اعتراض به ثبت از طرف ادارات اوقاف باید روسای ثبت استان و شهرستان در کمیسیونی که با حضور روسای ادارات اوقاف تشکیل می‌شود حضور یافته و با رعایت غبطه موقوفه نظر مشورتی خود را اظهار نمایند. -(بند 442 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) مراجعات بازپرس و دادیار بند 421 - روسای ثبت مراقبت نمایند که هنگام مراجعه بازپرسان یا دادیاران دادسراها با آنها همکاری شود. -(بند 437 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نگاهداری پرونده ها و مدارک اداری بند 422 - پرونده ها و مدارک اداری به جز امور محرمانه نباید در کشوی میز و قفسه های مخصوص کارمندان مخفی بماند و تنها روسای ادارات می‌توانند مدارک مهم را نزد خود در قفسه مخصوص نگاهداری نمایند. -(بند 445 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) طرز تشکیل و نگهداری پرونده ها بند 423 - اوراق مربوط به پرونده ها باید بلافاصله در پرونده بایگانی و منگنه شده و فهرست آنها در ظهر پرونده نوشته شود. (بند 423 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) اخذ رسید در مقابل دادن پرونده بند 424 - تحویل پرونده به متصدیان داخلی اداره ثبت بدون استفاده از برگ رسید ممنوع است. -(بند 424 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) مهندس و ارزیاب بند 425 - روسای ادارات باید از وجود مهندسین و ارزیابان ثبت در مواقعی که کار مهندسی و ارزیابی ندارند در امور فنی و اداری استفاده نمایند. (بند 434 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) مکاتبات با واحدهای ثبتی ارتش بند 426 - مقتضی است از مکاتبه مستقیم با واحدهای تابعه نیروی سه گانه ارتش خودداری نموده و برای حسن جریان امور و تسریع در صدور پاسخ های لازم در مواقع لزوم با واحدهای مربوطه مکاتبه نمایند. -(بند 443 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) عدم قبول درخواست انتقال متقاضیان از سایر وزارتخانه ها قبل از جلب نظر سازمان بند 427 - اخیراً مشاهده می‌شود که بعضی از مناطق ثبتی، درخواست متقاضیان انتقال از سایر وزارتخانه ها و سازمان های دولتی را به واحدهای ثبتی تابعه خود قبل از کسب نظر از سازمان پذیرفته و اقدامات مقدماتی را انجام و سپس در خصوص موضوع کسب نظر می نمایند. چون این نحو اقدام از جهات مختلف برای سازمان مشکلاتی ایجاد نموده و در مواردی نیز سازمان را در مقابل عمل انجام شده قرار داده است، لذا مقتضی است دستور فرمایید از تاریخ وصول این بخشنامه اکیداً از ایجاد هرگونه تعهّدی در این مورد برای سازمان خودداری و درخواست متقاضیان انتقال را ضمن اظهارنظر صریح در خصوص احتیاج واحد مربوطه و پیوست و محلی که برای متقاضی در نظر گرفته شده قبلاً به مرکز ارسال فرمایند تا سازمان ثبت با در نظر گرفتن اولویت ها و نیاز واقعی واحدهای ثبتی و ضرورت جذب عوامل انسانی و کیفیّت آن، اتخاذ تصمیم و نتیجه را جهت اقدامات بعدی به ثبت منطقه مربوطه اعلام نماید. بدیهی است که به متقاضی بایستی تذکّر داده شود که اقدامات مقدماتی تا ابلاغ تصمیم متخذه سازمان ثبت در مورد پذیرش و همچنین تعیین پست و محل خدمت متقاضی هیچگونه تعهّدی برای سازمان در مورد انتقال قطعی ایشان ایجاد نخواهد نمود و همچنین متقاضیان تا دریافت پاسخ نهایی سازمان از مراجعه مستقیم به مرکز مطلقاً خودداری نمایند و با توجّه به مصالح و مقتضیات دستگاه، انتخاب محل خدمت و پست سازمانی به عهده سازمان ثبت خواهد بود. انتظار دارد از این پس نکات فوق را دقیقاً مراعات فرمایند. (بخشنامه 3578 /10- 1360/06/08) خلیج فارس بند 428 - در مکاتبات رسمی مربوطه قید خلیج فارس الزامی است. -(بند 447 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) همکاری با شورای شهرسازی بند 429 - ماده 19 اساسنامه شورای عالی شهرسازی و تبصره یک آن، که اساسنامه مزبور در تاریخ 1346/04/03 به تصویب هیات محترم دولت رسیده برای اجرای مفاد آن ذیلاً نقل می‌شود: «ماده 19 - ایجاد مرکزی برای جمع آوری اطلاعات اقتصادی، اجتماعی، جمعیتی، فیزیکی به منظور شناخت مسایل شهری و منطقه ای و صدور دستورات لازم به طراحان و مجریان نقشه های جامع شهری. تبصره یک - کلیه دستگاه های سازمان های دولتی موظفند در صورت تقاضای شورا هرگونه اطلاعاتی را که شورا ضروری بداند در اختیار این مرکز قرار دهند.» شایسته است هرگونه اطلاعاتی را که شورای عالی شهرسازی در مواقع مقتضی بخواهند طبق تبصره مزبور در اختیار شورا بگذارند. (بند 452 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) وظایف مدیران مناطق در حل مشکلات بند 430 - مدیران مناطق باید با توجّه به جمیع مقررات و استفاده از تجارب و اطلاعات عملی و فنی و با قید مسئولیت خود، ترتیب رفع اشکال واحدهای تابعه تحت مسئولیت خود را بدهند مگر اینکه راه حلی پیدا نشده و یا اظهارنظر منحصراً در صلاحیت سازمان ثبت باشد که این مطلب را بایستی صریحاً در گزارش خود قید نمایند. در مورد اشتباهات ثبتی مربوط به هیات نظارت که خارج از موارد مصرح در بخشنامه شماره 1400 - 54 می‌باشد طبق دستور اشتباهات ثبتی و شکایت از رای هیات نظارت مندرج در این مجموعه باید عمل و رفتار شود و به طور کلی نسبت به مواردی که در قوانین و آیین‌ نامه و مجموعه بخشنامه ها تعیین تکلیف شده، کسب تکلیف ممنوع است. تخلّف از اجرای دستور فوق موجب مسئولیت شدید خواهد بود. -(بند 419 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) رعایت نظم و انضباط اداری بند 431 - پیرو بخشنامه صادره از شورای سرپرستی وزارت دادگستری و پیرو تذکّرات مکرّر شفاهی و به منظور ایجاد محیط اداری مناسب با شئون انقلاب اسلامی ایران مجدداً نکات زیر را به عموم همکاران و خواهران و برادران عزیز موکداً یادآوری نموده و اجرای آن را صمیمانه انتظار دارد: 1 - ضمن عرض تشکر و سپاس از خانم های همکار و خواهران ارجمندی که همواره روحیه تقوای اسلامی و خصایص انقلابی خود را به منصه ظهور و بروز رسانیده، استدعا دارد از جهت لباس و ظاهر نیز موازین اسلامی و شئون والای زن مسلمان را دقیقاً رعایت نمایند. 2 - با آنکه موضوع لزوم رعایت نظم و انضباط اداری و حضور و غیاب به موقع مکرراً مورد تذکار قرار گرفته ولی بعضاً بی نظمی هایی در این زمینه گزارش می‌گردد که شایسته همکاران محترم نیست. لذا اقتضاء دارد ساعات خدمت و نظم و انضباط اداری را دقیقاً مراعات و در ساعات خدمت اداری به مقتضای روحیه انقلابی و اسلامی از هرگونه مسامحه کاری و سهل انگاری و خدای ناخواسته، کم کاری و تعلّل پرهیز فرمایند. 3 - همکاران محترم وظیفه دارند که در روابط خود با مراجعین و ارباب رجوع با ادب و متانتی در خور عنوان جمهوری اسلامی ایران به وظایف اداری خود عمل فرموده و نسبت به حل و فصل امور خواهران و برادران مراجع نهایت سعی و اهتمام را به عمل آورند. 4 - آقایان مدیران کل و روسای ادارات و واحد‌ها و مسئولین امور موظفند بر اجرای مفاد این بخشنامه و امور جاری ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود نظارت دقیق و دایم داشته و ضمن راهنمایی لازم همکاران اداری، موارد تخلّف و سهل انگاری و مسامحه و یا هرگونه اعمال خلاف شئونی را صریحاً و بدون پرده پوشی گزارش فرمایند. (بخشنامه 2809 /10- 1359/04/17) آمار اراضی و مستغلات و فرم نمونه 5 دفتر تشکیلات بند 432 - چون آگاهی از املاک و مستغلات متعلّق به سازمان ثبت در شهرستان ها و اطلاع از کیفیّت و چگونگی وضع ساختمان ها و محل های مسکونی ادارات ثبت حائز کمال اهمیّت است؛ لذا هر یک از واحدهای ثبتی شهرستان ها در هر سال یک بار و در آخر فروردین ماه هر سال آمار مربوط به املاک و مستغلات متعلّق به اداره ثبت (فرم نمونه 5 دفتر تشکیلات) را دقیقاً تنظیم و مستقیماً به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند. تذکر به منظور جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان و صرفه جویی هر چه بیشتر در مصرف کاغذ مقتضی است به جز آمارهای عملکرد و فعالیت ماهانه (فرم نمونه 1 و 2) و آمار ماهانه مشخصات پرسنلی کارکنان و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق (فرم نمونه 3 و 4) و آمار ماهانه مشخصات شرکت های ثبت شده (فرم منضم به دستور‌العمل شماره 1857 /2 - 51 /ت - 1363/10/22 دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار) و آمار رونوشت مکاتبات متبادله این واحدهای ثبتی و ادارات امور اقتصادی و دارایی محل راجع به واریز درآمدها، نسخ اضافی احکام کارگزینی، نسخ احکام ماموریت و مرخصی و غیره (که فعلاً مورد عمل است) به ادارات مرکزی سازمان ثبت اکیداً خودداری و فقط نسخ احکام کارگزینی صادره را به طور دقیق و منظم و کامل و مرتب جهت ضبط در پرونده پرسنلی مستخدم و بررسی های لازم به اداره کل امور اداری سازمان ثبت ارسال دارند. بدیهی است هرگونه اطلاعاتی که ادارات مرکزی نیاز داشته باشند توسط دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت مطابق فرم های ماهیانه ارسالی واحدهای ثبتی شهرستان ها در اختیار آنان گذارده خواهد شد. (اصلاحی بند 403 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) آمار درآمد بند 433 - چون ارسال آمار درآمدهای وصولی از نظر تعیین میزان عواید ثبتی و دفاتر در سطح کشور حایز کمال اهمیّت و توجّه است؛ بنابراین مقتضی است اولاً، در تنظیم آمار درآمدها (فرم نمونه 1) نهایت دقّت و کنترل و مراقبت را معمول و ثانیاً، ارقام مندرج در آمار مستند به فیش های بانکی و اسناد و مدارک مثبته و دفاتر مالی مربوطه باشد و ثالثاً، پس از ارسال آمار نمونه 1 به ثبت منطقه متبوعه، نسخه ثانی آن را که جزو سوابق اداره ثبت محل باقی می ماند به گواهی اداره دارایی محل رسانیده و احیاناً چنانچه اقلام مزبور پس از تطبیق با سوابق اداره امور اقتصادی و دارایی محل تغییرات و مغایرت هایی حاصل نمود مراتب را متعاقباً جهت اصلاح ارقام به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اعلام نمایید. تاخیر در ارسال این آمار و یا عدم دقّت در نگاهداری حساب ها و تنظیم آمارهای مالی و بالنتیجه اشتباه ناشی از عدم دقّت، موجب مسئولیت شدید مسئولین ذیربط خواهد بود. (اصلاحی بند 401 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) آمار عملکرد و فعالیت ها (فرم نمونه 1 و 2 دفتر تشکیلات) بند 434 - روسای ادارات ثبت مکلّفند همه ماهه، میزان و کیفیّت فعالیت ها و عملکرد کلیه واحدهای تابعه خود را به تفکیک نوع عملیات انجام شده و بر حسب تکالیف و وظایف قانونی هر واحد گردآوری و تنظیم و پس از حصول اطمینان کامل از صحت اقلام اعلام شده در ستون های پیش بینی شده در آمار نمونه 1 به نحوی که فعلاً مورد عمل است قید و حداکثر تا پنجم ماه بعد به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. ادارات کل ثبت مناطق نیز مکلّفند پس از جمع آوری آمار عملکرد و فعالیت های کلیه واحدهای تحت سرپرستی، اطلاعات و اقلام مربوطه را به تکلیف هر واحد پس از کنترل به فرم نمونه 2 منتقل و پس از تکمیل کلیه ستون های پیش بینی شده در فرم نمونه 2 و جمع بندی نهایی و امضاء، حداکثر تا دهم ماه بعد نسبت به ارسال آمار فعالیت ها و عملکرد واحدهای تابعه ثبت منطقه فرم نمونه 2 به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اقدام لازم معمول دارند. تاخیر در ارسال به موقع آمارهای مزبور و عدم صحت ارقام قید شده در آمارها موجب مسئولیت شدید خواهد بود. (اصلاحی بند 399 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) طرز تهیه و تنظیم آمارهای ماهیانه بند 435 - 1 - به کلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه دستور دهید حداکثر تا بیست و پنجم هر ماه، آمار و مشخصات پرسنلی و نیز عملکرد و فعالیت های خود را مطابق اطلاعاتی که از طریق واحد ثبتی متبوعه آنها مطالبه می‌شود به اداره ثبت محل ارسال و چنانچه دفترخانه ای فاقد آمار معاملات یا وقایع ازدواج و طلاق باشد می‌بایست مراتب را کتباً به اداره ثبت اعلام نماید. چنانچه دفترخانه ای در ارسال آمار ماهیانه تاخیر کند و یا در صحت اقلام، دقّت و توجّه کافی و لازم معمول ندارد مراتب را فوراً گزارش نمایید تا شخص سردفتر تحت تعقیب قرار گیرد. 2 - در هر یک از واحدهای ثبتی و نیز در ثبت مناطق، مسئولیت تنظیم آمارهای ماهیانه به یک نفر از کارکنان منظم و دقیق و علاقمند و فعّال محول نمایید که با نظارت مستقیم آقای رئیس اداره ثبت همه ماهه آمارهای واصله از دفاتر و واحدهای تحت سرپرستی اداره ثبت را در دفتر مخصوص ثبت و پس از کنترل دقیق و مقایسه آن با ماه های قبل و حصول اطمینان از صحت اقلام اعلام شده، در نمونه های آماری 1 و 2 و 3 و 4 و 5 که پیوست است قید نمایند. سایر مسئولین واحدهای تابعه ادارات ثبت مانند بایگانی، دفتر املاک، ثبت شرکت‌ها، اجراء، حسابداری و. ... موظفند در آخر هر ماه آمار عملکرد و فعالیت های خود را به طور جداگانه مطابق اطلاعاتی که آقای رئیس اداره ثبت و متصدی تنظیم آمار ماهیانه مطالبه می کنند، تهیه و تنظیم و به مسئول مربوطه تسلیم نمایند، تا پس از جمع آوری و تلفیق و بررسی دقیق نسبت به انتقال اطلاعات بر روی فرم های مربوطه و ارسال آنها به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار حداکثر تا پنجم ماه بعد اقدام نمایند. 3 - چون با تجزیه تحلیل های آماری و تحقیق و بررسی بعضاً مشاهده می‌شود که ارقام مندرج در بعضی از ستون های آماری مربوط به عملکرد و فعالیّت ادارات ثبت غیرواقعی و ناصحیح و خصوصاً در تعیین موجودی پرونده ها اعم از ثبتی و یا اجرایی و یا تعداد پلاک ها و دفاتر املاک و یا اسناد مالکیّت صادره و نظایر آن، با واقعیات تطبیق نمی نماید؛ بنابراین شایسته است با اتخاذ تدابیر لازم و تمهید مقدمات امر، مسئولین هر قسمت با استفاده از اوقات فراغت همکاران خود ترتیبی اتخاذ نمایند که ارقام مندرج در آمارها تماماً صحیح و جامع و واقعی و قطعی بوده و از اعلام ارقام واهی و عاری از حقیقت پرهیز نمایند. به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت دستور داده شده با توجّه به آمارهای واصله از ثبت مناطق و واحدهای ثبتی به اجرای دقیق این بخشنامه نظارت کافی نموده و نتیجه را گزارش نمایند و چنانچه بعضاً مشاهده شود که آقایان مدیران کل ثبت مناطق و آقایان روسای ادارات ثبت آماری را بدون توجّه و اطمینان کامل از صحت اقلام و مندرجات آن گواهی نموده و به مرکز ارسال دارند، تهیه کننده آمار و شخص آقای رئیس ثبت به عنوان صدور گواهی خلاف واقع تحت پیگرد قرار خواهند گرفت. (اصلاحی بند 400 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) آمار پرسنلی (فرم نمونه 3 و 4 دفتر تشکیلات پیوست است) بند 436 - 1 - ادارات ثبت مکلّفند آمار کارگزینی هر ماه را در نمونه های مخصوص آمار پرسنلی (فرم نمونه 3) که حاوی وضع استخدامی و مشخصات کلیه کارکنان است و همچنین آمار دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه (فرم نمونه 4) را که حاوی مشخصات و وضع کلیه دفاتر تابعه واحد ثبتی می‌باشد در دو نسخه دقیقاً تنظیم و منتهی تا پنجم ماه بعد یک نسخه آن را به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت و نسخه دیگر را به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. 2 - در آمار مذکور وضع کلیه پرسنل و نیز دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابواب جمعی واحد ثبتی را قید و چنانچه احیاناً بنا به علل و جهات مختلفه حالت اشتغال نداشته و در آن ماه حالات استخدامی دیگری نظیر تعلیق، انفصال، معذوریت، مرخصی، ماموریت ترک خدمت و غیره داشته باشند، مراتب را در ستون ملاحظات توضیح دهند و ثبت مناطق نیز مکلّفند منتهی تا پنجم ماه بعد آمار کارگزینی ابوابجمعی ثبت منطقه خود را طبق فرم نمونه 3 تنظیم و به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش سازمان ثبت ارسال دارند. (اصلاحی بند 398 مکرر مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) حق الثبت و بقایای ثبتی ملک در جریان ثبت بند 437 - در اجرای ماده 2 آیین‌ نامه مربوط به ماده 120 قانون ثبت مصوّب سال 1325 و اصلاحات بعدی آن ادارات ثبت باید در مورد املاک در جریان ثبت که برای انجام معامله از دفاتر رسمی استعلام وضعیت می‌شود. در صورتی که ملک سابقه ارزیابی داشته باشد به ماخذ ارزیابی و در صورتی که سابقه معامله داشته باشد و مبلغ مورد معامله بیش از میزان ارزیابی باشد به میزان مبلغ مورد معامله و اگر سابقه ارزیابی نداشته باشد و معاملاتی هم قبلاً نسبت به آن نشده باشد به ماخذ قیمتی که هنگام تقاضای ثبت از طرف متقاضی ثبت تعیین شده بقیه حق الثبت و سایر حقوق دولتی و بدهی های ثبتی ملک را تعیین و به دفاتر اسناد رسمی اعلام و تذکر دهند و در صورتی که معامله به مبلغ بیشتری انجام گیرد مابه التفاوت بدهی ثبتی را تا مبلغ مورد معامله نیز احتساب و ارسال دارند و در مورد نقاطی که ارزش معاملاتی املاک اعلام شده است ملک عمل ارزش معاملاتی ملک خواهد بود. دفاتر اسناد رسمی نیز مکلفند بقایای ثبتی را هنگام معامله که اعم از معامله قطعی یا با حق استرداد وصول و ظرف مهلت پنج روز مستقیماً به حساب‌های مربوطه واریز نمایند و به استظهار به قسمت اخیر ماده 120 قانون ثبت در مورد معاملات اجاری و پرداخت وام به منظور کمک به کشاورزان و موسسات کشاورزی و دامداری می توان از اخذ بقایای ثبتی فعلاً خودداری و البته تصفیه حساب این قبیل املاک در موقع معامله قطعی یا صدور سند مالکیت بر طبق مقررات مربوطه به عمل خواهد آمد، ضمناً ادارات ثبت در پاسخ استعلام دفاتر اسناد رسمی باید تعرفه حق الثبت متعلقه را (هر ده هزار ریال. ... ریال) را تعیین و اعلام دارند. (بند 258 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 1349). حق الثبت موضوع ماده 104 مکرّر بند 438 - منظور از حق الثبت مذکور در ماده 104 مکرّر آیین‌ نامه قانون ثبت به طوری که در ماده مزبور تصریح شده همان حق الثبت در دفتر اسناد رسمی است که باید پس از ارزیابی اعیانی به ماخذ مذکور دریافت گردد. -(بند 256 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) اخذ دو برابر حق الثبت موضوع ماده 15 قانون ثبت بند 439 - بعد از پرداخت دو برابر حق الثبت، اگر متقاضی باز هم هنگام تحدید حدود حاضر نشد انجام تحدید حدود موکول به مراجعه بعدی متقاضی و پرداخت مخارج اعلان اختصاصی خواهد بود. -(بند 260 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تعویض اسناد مالکیّت برگی به کتابچه ای و بهای آن بند 440 - در مورد اسناد مالکیّت برگی که قبلاً صادر و به علت عدم مراجعه مالک در پرونده باقیمانده و اینک که مالک برای دریافت آن مراجعه می کند چون اسناد مزبور منسوخ و باید به جای آن سند مالکیّت کتابچه ای صادر گردد و به مالک تسلیم شود، بدیهی است بهای سند مالکیّت جدید طبق نرخ قانونی وصول و سند مالکیّت جدید (کتابچه) تسلیم خواهد شد. (بند 278 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تمبر وکالت نامه بند 441 - 1 - تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی به وکالت نامه شامل وکلای دادگستری و کسانی است که در مراجع قضایی و مراجع اختصاصی غیرقضایی (از قبیل مراجع حلّ اختلافات مالیاتی و عوارض و توسعه معابر شهرداری و نظایر آنها به استثنای اشخاص مذکور در قسمت آخر بند (ت) ماده 72 قانون فوق ا‌لذکر) وکالت می کنند که باید بر اساس نصاب های مقرّر در بندهای (الف) و (ب) و (پ) و (ت) این ماده حق الوکاله آنها محاسبه و معادل پنج درصد حق الوکاله مقرّر به وکالتنامه آنها تمبر الصاق و ابطال شود. 2 - با توجّه به ماده 72 و تبصره یکم آن، تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی شامل مواقعی است که وکیل برای استفاده از وکالت خود به مراجع قضایی و مراجع اختصاصی غیرقضایی مراجعه کند و حق الوکاله او که در حدود مقررات استحاق دریافت آن را دارد مشخص و معین بشود؛ بنابراین مراجعه وکیل به ادارات و مراجع اداری مشمول این تکلیف نیست و به همین مناسبت صرف تنظیم و ثبت وکالتنامه در دفاتر اسناد رسمی اعم از اینکه وکالت کلی یا نسبت به امور مخصوصی باشد چون ماخذ پنج درصد مذکور در موقع ثبت وکالتنامه معلوم نیست مشمول پرداخت علی الحساب مالیاتی مورد بحث نمی‌تواند باشد. 3 - با التفات به مفاد تبصره 1 ماده 72 و ماده 303 قانون مالیات های مستقیم، وکالتنامه هایی که از تاریخ یکم فروردین ماه 1346 تنظیم و در همان موقع به مراجع مربوطه تسلیم شده است، ولو اینکه کار رسیدگی به دعوی بعد از تصویب قانون مذکور شروع می‌شود، از این نظر که نسبت تعلّق مالیات قبل از تصویب قانون وجود پیدا کرده است مشمول مقررات ماده 72 قانون مالیات های مستقیم نخواهد بود بلکه مقررات زمان در این مورد حاکم خواهد بود لیکن چنانچه این قبیل وکالتنامه ها بعد از تصویب قانون به مراجع تسلیم شود نسبت به مورد دعوایی که شخص به عنوان وکیل در آن دخالت کرده است مشمول ابطال تمبر به میزان مقرّر در قانون مزبور برای همان مورد خواهد بود. 4 - مراجع قضایی و اختصاصی غیر قضایی مسئول رسیدگی به میزان تمبر و محاسبه آن بر اساس ضوابط مقرّر در قانون خواهند بود. 5 - برای انجام این منظور و تسهیل کار مکلّفین به اداره کل اسناد خزانه دستور داده شد که به مقدار لازم تمبر مالیاتی در اختیار ذیحسابی وزارتخانه ها و ادارات دارایی شهرستان ها بگذارند و متصدیان فروش و ابطال تمبر مذکور باید مدلول ماده 171 قانون مالیات های مستقیم را مطمح نظر قرار داده و به تکلیف مقرّر در این ماده عمل کنند. -(بند 306 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349)