فصل بیست و هفتم - گزارش برای سازمان ثبت ، شورایعالی ثبت قسمت املاک - قسمت اسناد - ثبت منطقه... (389 تا 400) قسمت املاک بند 389 - در هر مورد که واحد‌های ثبتی برای طرح موضوع در هیات نظارت گزارشی ارسال می‌دارند باید بر طبق آیین‌ نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیّت معارض و هیات نظارت و شورای عالی مصوّب شانزدهم اردیبهشت ماه 1352 باشد. (بند 308 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نحوه ارسال گزارش به هیات نظارت بند 390 - چون با اصلاح ماده 25 قانون ثبت، تشکیل هیات های نظارت در مراکز استان ها ممکن است بعضی از واحدهای ثبتی برای فرار از زیر بار مسئولیت یا به تصوّر اینکه رسیدگی به هرگونه اشکال ثبتی در صلاحیت هیات نظارت است به ارسال گزارش هایی بی مورد مبادرت و با این اقدام، اوقات هیات نظارت را ضایع و در کارهای ثبتی نیز ایجاد وقفه نمایند، بنابراین اقتضاء دارد تمام واحدهای تابعه ثبتی از ارسال گزارش موضوعی که رسیدگی به آن در صلاحیت هیات نظارت نمی‌باشد خودداری و کارشناسان منطقه نیز موظفند که گزارش های ارسالی ثبت شهرستان ها را با مقررات قانون ثبت تطبیق و در صورت انطباق، نظر خود را دایر بر اینکه مورد با کدامیک از موارد قانون منطبق است، در ذیل گزارش قید و صریحاً به صلاحیت و یا عدم صلاحیت هیات نظارت اظهارنظر و سپس گزارش را تکمیل و جهت طرح در هیات نظارت تسلیم نمایند. ضمناً تعیین تکلیف و حل مشکلات واحدهای ثبتی نسبت به مواردی که رسیدگی به آنها خارج از حدود صلاحیت و اختیارات هیات نظارت باشد با ثبت منطقه است و همه ماهه باید کارکرد هیات نظارت را که حاوی تعداد موجودی وارده و آرای صادره باشد با نمودار افزایش یا نقصان موجودی تهیه و به دبیرخانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال دارند. (اصلاحی بخشنامه 1132 /3 - 1352/02/11) نحوه اجرای ماده 149 قانون ثبت در مورد اضافه مساحت بند 391 - چون بخشنامه ها و نظرات مختلف و متعدّد در مورد نحوه اجرای ماده 149 قانون ثبت صادر گردیده لذا به منظور رفع مشکل و تسهیل کار مراجعین و سهولت اتخاذ تصمیم برای کارکنان و مسئولین سازمان ثبت، پس از تلفیق کلیه نظرات و دستورات صادره در خصوص کیفیت اعمال ماده 149 قانون ثبت و اضافه مساحت املاک، مقتضی است بدواً رئیس ثبت محل با بررسی دقیق و جامع پرونده، چنانچه موضوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت باشد طبق مقررات نسبت به اجرای ماده مذکور و ختم جریان پرونده، اقدام قانونی به عمل آورد و در صورتی که به تشخیص رئیس ثبت محل موضوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت باشد بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهارنظر صریح و منجز، مراتب را به اداره کل ثبت منطقه متبوعه گزارش نمایند. ثبت منطقه موظف است با بررسی دقیق و کامل موضوع، چنانچه نظریه ابرازی رئیس ثبت محل را در خصوص موضوع وارد تشخیص نداد یعنی موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت دانست نظریه صریح و قاطع ثبت منطقه را ضمن ارشادات قانونی جهت اجراء به اداره ثبت مربوطه ابلاغ خواهد نمود ولی در نهایت چنانچه ثبت منطقه نیز پس از رسیدگی های لازم نظر ثبت محل را تایید و موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت تشخیص نداد در صورت لزوم می‌تواند در مورد اصلاح سند مالکیّت با اظهارنظر صریح نسبت به گزارش ثبت محل جریان را در هیات نظارت منطقه مطرح نمایند. (بخشنامه 3549 /3 - 1363/12/26) گزارش برای اصلاح حدود - مساحت - طول اضلاع بند 392 - در مورد گزارش هایی که برای اصلاح حدود و طول اضلاع یا مساحت ملک (بالاخص نسبت به املاک ثبت شده) مشروط بر اینکه در شمول ماده 149 قانون ثبت و بند 391 این مجموعه نباشد برای طرح در هیات فرستاده می‌شود بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهارنظر صریح و منجز نقشه و کروکی ملک مورد گزارش با معاینه محل و تحقیق لازم تهیه و با تصریح به اینکه هیچگونه تجاوزی به حدود و حقوق مجاورین داخل کادر نمی شود با نظر صریح رئیس اداره ثبت به ثبت منطقه مربوطه ارسال شود. (اصلاحی بند 313 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349 و بخشنامه شماره 3549 /3 - 1363/12/26) نحوه عمل و حدود اختیارات و وظایف هیات های نظارت بند 393 - با آنکه به موجب قانون اصلاح بعضی از مواد قانون ثبت و مواد الحاقی، اختیارات و وظایف هیات های نظارت معلوم و مشخص گردیده و بر طبق ماده پنج آیین‌ نامه اجرایی قانون مزبور، آرای صادره از هیات های نظارت باید مستدل و مستند به ماده قانونی باشد، معهذا به طوری که ملاحظه می‌شود این مراتب در بعضی از هیات های نظارت مورد توجّه قرار نگرفته است هر چند این قبیل آراء بر اثر شکایت و تجدیدنظرخواهی یا با استفاده از اختیار حاصله در تبصره 4 ماده 25 اصلاحی در شورای عالی ثبت فسخ و گسیخته می‌شود، با این حال چون صدور اینگونه آراء در عمل ادارات ثبت را مواجه با اشکالاتی خواهند نمود لذا با توجّه به آرایی که در همین زمینه از شورای عالی ثبت صادر گردیده تذکر نکات زیر لازم و ضروری می داند. بعضاً مشاهده می‌شود با آنکه موضوع مورد طرح در هیات نظارت با هیچ یک از شقوق ماده 25 اصلاحی و مواد 146 و 147 الحاقی به قانون ثبت منطبق نیست و هیات نظارت فاقد صلاحیت رسیدگی نسبت به موضوع بوده، معهذا، با ورود در ماهیت امر به اتخاذ نظر ماهوی مبادرت نموده و حال آنکه لزوم رعایت مقررات ماده پنج آیین‌ نامه و ذکر مستند قانونی رای از همین جهت است و حال آنکه هیات نظارت به صلاحیت خود توجّه و از حدود اختیارات و صلاحیت خود تجاوز ننماید، در بعضی دیگر از آرای صادره با اینکه هیات نظارت خود را صالح برای رسیدگی ندانسته و قرار عدم صلاحیت صادر نموده، معهذا، تعیین تکلیف را به رسیدگی و اتخاذ تصمیم دادگاه موکول نموده‌اند و همچنین در مورد دیگری ملاحظه شد که هیات نظارت وقوع اشتباه را محرز ندانسته و رای بر عدم وقوع اشتباه داده، لیکن در پایان رای، خارج از حدود وظیفه قانونی تکلیفی نیز معین نموده است و حال آنکه وقتی هیات نظارت صالح برای رسیدگی نیست و یا وقوع اشتباه محرز نمی‌باشد فقط باید عدم صلاحیت و یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیات نظارت اعلام شود و دیگر تعیین تکلیف برای اداره ثبت و یا طرفین اختلاف معارض با اصل عدم صلاحیت بوده و موقعیت قانونی ندارد، لذا از جهت لزوم رعایت این اصل برای اینکه مبنای صدور این بخشنامه مشخص گردد به ذکر مراتب ذیل مبادرت می‌شود: (در مورد تکلیف باقیمانده پلاکی که منجر به تنظیم سند انتقال نشده هیات نظارت ثبت یکی از مناطق ضمن صدور قرار عدم صلاحیت شاکی را به دادگاه هدایت نموده بود) با طرح موضوع در شورای عالی ثبت رای شورا بدین شرح صادر شده است: «هیات نظارت در دو مورد مذکور در شق 6 ماده 25 اصلاحیه قانون ثبت در مورد عملیات تفکیکی رسیدگی ولدی الاقتضا رفع اشتباه می‌نماید و خارج از آن تکلیفی ندارد، بنابراین در صورتی که عملیات تفکیکی منتج به انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاک نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است» و چون بر طبق مدلول قسمت اخیر تبصره 4 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، از لحاظ وحدت رویه نظر شورای عالی ثبت برای هیات های نظارت لازم الاتباع است لذا با ابلاغ مراتب انتظار دارد هیات های نظارت مناطق با عنایت به موارد به تکلیف قانونی عمل و در اجرای موازین و مقررات مربوطه توجّه لازم را مبذول فرمایید. (بخشنامه 8328 /3 - 1352/11/19) نحوه تهیه گزارش به هیات نظارت، اجرای فراز 3 نظریه کمیسیون مربوط به تعیین روش ها بند 394 - در مورد نحوه تهیه گزارش راجع به اشتباهاتی که در عملیات مقدماتی ثبت بعد از صدور سند مالکیّت رخ داده و بر حسب مورد به منظور قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیات های نظارت تهیه می‌شود، به طوری که سوابق امر حاکیست، در گذشته نسبت به این موضوع نکاتی که محتاج به تذکر و راهنمایی بوده است طی بخشنامه ها و آیین‌ نامه قانون اصلاحی به ادارات ثبت ابلاغ و تعیین تکلیف شده است. بنا به مراتب آنچه قابل توجّه و تذکر می‌باشد این است که ادارات و دوایر و واحدهای ثبتی در بادی امر و در موقع تهیه گزارش با در نظر گرفتن برگ های اساسی پرونده رسیدگی و از باب مثال بدواً به نحو ذکر نام و نام خانوادگی و مشخصات دیگر مستدعی ثبت یا انتقال گیرنده یا ورثه مندرج در گواهی حصر وراثت توجّه و هرگاه از هر جهت وفق قانون و مقررات مربوطه عمل و آگهی شده و اشتباهی نداشته باشد در مرحله بعدی به نوع ملک و کم و کیف آنکه در اظهارنامه ذکر و در آگهی ها درج و منتشر شده است رسیدگی و پس از اطمینان به صحت آن به جریان تحدید حدود و عملیات تفکیکی و اقدام آن بررسی و بالاخره گزارش مربوط به اشتباه را به ترتیب فوق با ذکر مورد تهیه نمایند که پس از اتخاذ تصمیم بار دیگر محتاج به رسیدگی به سایر جهت نباشد چه بسا دیده شده قبل از اینکه به وضع مورد تقاضا از لحاظ مشخصات متقاضی و مورد تقاضا بررسی و به صحت آن اطمینان حاصل شود به امر تحدید حدود رسیدگی نموده و حال آنکه هرگاه در مشخصات مستدعی ثبت یا مورد ثبت اشتباهی رخ داده باشد که موثر تشخیص و عملیات انجام شده تجدید شود، چه بسا عملیات تحدیدی هم تجدید و موضوع اشتباه آن با فرض موثر بودن منتفی است. نکته قابل توجّه دیگر ذکر مطالب زاید است مثلاً در نام یا یکی از مشخصات متقاضی اشتباه شده و بر مبنای اختیارات تفویضی، با تجربه حاصله از گذشته موثر به نظر می‌رسد، در این مورد به جای اینکه به ذکر رئوس مطالب مربوط به موضوع اشتباه بپردازند به ذکر شماره و تاریخ روزنامه حاوی آگهی نوبتی پرداخته و در خلال این کار احیاناً در ذکر تاریخ انتشار یکنواخت از آگهی ضمن پاکنویس یا تهیه پیش نویس اشتباه پیش آمده و موجبات تکرار مکاتبه را فراهم می‌نماید در صورتی که در این مورد احتیاجی به ذکر تاریخ و شماره روزنامه یا آگهی منتشره نیست. منظور اینکه هر قدر گزارش های ارسالی روشن و کوتاه و فقط به ذکر مطلب مورد اشتباه و مبتلابه اکتفا شود اتخاذ تصمیم سریعتر و از هر لحاظ مقرون به مصلحت اداری است، به ویژه آنکه در موقع تهیه گزارش همانطور که فوقاً تذکر داده شد پرونده امر از اولین برگ تشکیل شده به دقّت رسیدگی و در هر مورد که اشتباه شده یادداشت و برای اشتباهات مربوطه به هر پرونده گزارش مجزّا و بدون ابهامی تهیه نمایند تا در عمل احتیاج به اخذ توضیح و مکاتبه بعدی نبوده و در اولین فرصت ممکنه تصمیم قانونی اتخاذ و تعیین تکلیف شود. (بخشنامه 6476 /3 - 1353/11/07) ضرورت قید بازداشت یا رهن بودن ملک در گزارش‌های ارسالی بند 395 - در کلیه مواردی که برای اصلاح سند مالکیّت و ثبت دفتر املاک در مقام کسب تکلیف بر می‌آیند در این قبیل موارد و گزارش ارسالی باید وثیقه بودن ملک یا عدم آن حتی بازداشت یا عدم بازداشت رقبه را صریحاً قید و گواهی نمایند. تخلّف از این دستور موجب پیگرد خواهند بود. -(بند 453 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نحوه عمل هیات های نظارت در صدور رای بند 396 - با اینکه در ماده 5 آیین‌ نامه اجرایی رسیدگی اسناد معارض و هیات نظارت و شورای عالی مقرّر گردیده (آرای صادره هیات نظارت باید مستند به مواد قانون باشد و در آن صریحاً قید شود که قطعی است و یا قابل تجدیدنظر می‌باشد) عملاً ملاحظه می‌شود که به مفاد ماده مزبور توجّه نشده و اغلب آرای صادره به هیچ یک از شقوق ماده 25 قانون اصلاحی اخیر اشاره نمی شود و بعداً که به رای مزبور اعتراض شد و پرونده برای رسیدگی و طرح احتمالی شورای عالی ثبت به مرکز ارسال گردید اتخاذ تصمیم نسبت به قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در شورای عالی ثبت به همین علت دچار اشکال می‌گردد. لذا مجدداً تاکید می‌شود اولاً، مدیران کل ثبت مناطق دقّت کنند در آراء صادره هیات نظارت صریحاً قید گردد که رای صادره مستند به کدامیک از فراز ماده 25 اصلاحی قانون است. ثانیاً، در مواردی که به رای هیات نظارت اعتراض می‌شود ضمن گزارش ارسالی صریحاً تعیین نمایند که رای هیات نظارت اجراء شده است یا خیر، که در موقع اظهارنظر و اخذ تصمیم ادارات کل امور املاک و اسناد سازمان ثبت از این لحاظ دچار تردید نگردند. لذا انتظار دارد مدیران مناطق مفاد بخشنامه مزبور را مورد نظر قرار داده و به مفاد آن کاملاً عمل نمایند. (بخشنامه 4176 /3 - 1353/07/17) قید بندهای ماده 25 در آرای صادره هیات نظارت بند 397 - با اینکه در قسمت اخیر ماده 5 آیین‌ نامه مربوط به اجرای تبصره 2 از ماده 25 اصلاحی و تبصره 2 ماده 144 قانون اصلاحی ثبت مقرّر گردیده است در آرای صادره از هیات های نظارت تصریحاً قید شود که (قطعی است یا قابل تجدیدنظر می‌باشد) معهذا بنا به گزارش اداره اجراء، در بعضی از آرای هیات های نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذکور نشده لذا بدین وسیله اعلام می‌شود که مدیران مناطق در موقع طرح موضوع و اتخاذ تصمیم این نکته را به اعضای هیات نظارت خاطرنشان نمایند. شمول ماده 17 آیین‌ نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیّت معارض به املاک شرکت ها و موسسات وابسته به دولت بند 398 - در مورد املاک شرکت ها و موسسات وابسته به دولت هم بایستی ماده 17 آیین‌ نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیّت معارض و تبصره اصلاحی ماده 15 قانون ثبت اجراء گردد. (بخشنامه 4588 /3 - 1353/08/13) چگونگی و دقّت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت بند 399 - چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارش های ارسالی به مراجع مربوطه فرستاده نمی شود یعنی موردی که تعیین تکلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاک یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعکس موردی که تعیین تکلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز به طرح موضوع در هیات نظارت دارد گزارش را به عنوان سازمان ثبت یا ادارات امور املاک و اسناد ارسال می دارند که نتیجتاً موجب تبادل مکاتبه بین ادارات مذکور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مآلاً سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع می‌گردد، لذا اکیداً متذکر می‌شود که روسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارش های تنظیمی را قبل از امضا کاملاً مطالعه نموده و دقّت کافی نمایند که اولاً، گزارش به عنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد. ثانیاً، در گزارش مستند قانونی خود را ذکر نمایند، مثلاً در اجرای ماده 11 قانون ثبت که از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش آمده و یا بعد از قبول تقاضای ثبت پیش آید و یا اشتباهاتی در جریان ثبتی پیش آمده و یا در مورد شکایاتی که از عملیات اجرایی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض می‌شود که رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هیات نظارت است، مستقیماً به ثبت منطقه با ذکر مواد قانونی و اینکه مورد را مشمول کدامیک از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانونی می دانید گزارش، در مواردی که گزارش در مورد استعلام قانونی است و روسای واحدهای ثبتی با مشکلی مواجه می‌شوند که نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربوطه ارسال تا در صورت لزوم حسب مورد از ادارات امور املاک یا امور اسناد استعلام نمایند. در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده 2 قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیّت معارض) و ماده 10 آیین‌ نامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجّه به دستور 1400 - 1353/04/01 اقدام نمایند. (بخشنامه 6983 /3 - 1352/10/18) ارسال گزارشات واحدها به ثبت مناطق بند 400 - اخیراً مشاهده می‌شود بعضی از واحدهای ثبتی مشکلات ثبتی خود را مستقیماً به اداره کل امور املاک یا اسناد سازمان ثبت گزارش و کسب تکلیف می نمایند و این امر علاوه بر اختلالی که از جهت عدم رعایت سلسله مراتب در نظم امور ایجاد می کند موجبات رکود بیش از حد کارها و نارضایی ارباب رجوع را فراهم می نماید. لذا موکداً یادآور می‌شود که روسای واحدهای ثبتی با توجّه به وظایف محوله و قانونی خود در این برهه از زمان باید قبول مسئولیت بیشتری نموده و در رفع مشکلات مردم اقدام لازم معمول دارند و در صورتی که با مشکلی مواجه شدند که رفع آن واقعاً در صلاحیت آنها نباشد، مراتب را مشروحاً و با اظهارنظر صریح به اداره کل ثبت منطقه مربوط گزارش و از مکاتبه مستقیم به اداره کل امور املاک و اسناد جداً خودداری نمایند. بدیهی است عدم رعایت مفاد این بخشنامه موجب مسئولیت خواهد بود. (بخشنامه شماره 4719 /3 - 1358/10/02)