فصل هیجدهم - آگهی های ثبتی و اجرایی ( 281 تا 293 ) تکلیف متصدی تنظیم اظهارنامه و آگهی ها و تطبیق آگهی ها بند 281- متصدیان تنظیم اظهارنامه و پیش نویس آگهی ها و تطبیق و کنترل و غلط‌گیری باید دقّت نمایند تا اشتباهی رخ ندهد. در صورت وقوع اشتباه، متصدیان مربوطه باید ضمن گزارش برای طرح در هیات نظارت، تاریخ وقوع اشتباه و نام اشتباه کننده را به منظور تعقیب قانونی صریحاً ذکر نمایند. -(بند 426 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تنظیم دفاتر آگهی های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و اجرایی بند 282 - به منظور جلوگیری از مشکلات مربوط به آگهی های ثبتی و اجرایی اعم از اشتباه در ذکر شماره ملک یا نوع آن و مشخصات مستدعیان ثبت یا مال و مبلغ و روز مزایده و سایر جهات و رعایت مقررات مربوطه تاریخ و ترتیب انتشار آگهی مذکور در روزنامه ها و همچنین حفظ و نگهداری آگهی های حاوی آنها که در آینده از لحاظ تسریع در رسیدگی به پرونده ها و اتخاذ تصمیم قانونی حائز اهمیّت می‌باشد، لازم است از تاریخ وصول این دستور: 1 - برای ثبت و کنترل آگهی ها دو دفتر، یکی برای آگهی های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و یکی هم برای ثبت و کنترل آگهی های اجرایی تشکیل داده و در مرکز برای تصدی و کنترل آگهی های ثبتی یک نفر و برای ثبت و کنترل آگهی های اجرایی یک نفر از کارمندان خود را با صدور ابلاغ کتبی منصوب نمایند و در ثبت مناطق و شهرستان ها تصدی و کنترل آگهی های ثبتی نیز به عهده یک نفر از کارمندان و امور مربوط به آگهی های اجرایی را که چندان زیاد نیست به عهده متصدیان امور اداری و در دوایر و شعب تابعه به عهده روسای ثبت اجراء محول نمایند. 2 - هر یک از متصدیان مذکور مکلّفند در موقع خود به کلیه مطالب مندرج در آگهی های ثبتی و اجرایی بر حسب مورد از لحاظ انطباق موارد مذکور در آنها با مقررات مربوط از هر جهت دقیقاً رسیدگی و پس از اطمینان به صحت مندرجات آگهی هم از حیث صحّت عبارات و هم از جهت تطبیق آن با مقررات و پرونده امر متن آگهی مربوط به امور ثبتی را در دفتر مربوط به آگهی های ثبتی و اجرایی را در دفتر مربوط به آگهی های اجرایی با قید ترتیب و تاریخ انتشار و ذکر سایر خصوصیات با استفاده از وسایل موجود و سهل ترین روش ممکن در دفتر مربوطه به خود ثبت نموده و ذیل دفتر صحت و تطبیق آن را با نسخ دیگر صریحاً تصدیق و امضا نمایند و نسخه مربوطه را برای درج و انتشار به روزنامه ای که برای این کار تعیین و معرفی شده ارسال دارند. 3 - متصدیان نامبرده مکلّفند با تماس مرتب با دفتر روزنامه ناشر آگهی، اقدام لازم برای دریافت روزنامه معمول و حتی در مورد استثنایی ولو با خرید یک شماره، روزنامه حاوی آگهی را بررسی و با دفتر تطبیق نموده، چنانچه آگهی صحیحاً درج و منتشر شده است مراتب را با ذکر شماره و تاریخ روزنامه در دفتر مربوط گواهی و امضا نمایند و در صورتی که احیاناً اشتباهی در مندرجات روزنامه رخ داده باشد با در نظر گرفتن مقررات مربوطه به اشتباهات، مراتب را فوری جهت طرح در هیات نظارت و صدور دستور مقتضی گزارش و نتیجه حاصله را نیز در دفتر منعکس و امضا نمایند. 4 - در مواردی که اشتباه ناشی از عدم علاقه و مراقبت کارکنان روزنامه ناشر آگهی است در وهله اول مراتب را به دفتر روزنامه کتباً تذکر دهند و چنانچه با وصف تذکر کتبی باز هم وقوع اشتباهات ناشی از عدم دقّت کارکنان روزنامه تکرار شود، چگونگی را برای اقدام لازم، و لدی الاقتضاء قطع سهمیه روزنامه مربوط به مرکز گزارش دهند. 5 - روسای واحدهای ثبتی نیز موظفند علاوه بر مراقبت و نظارت و کنترل مستمر در آخر هر ماه دفتر مزبور را رسیدگی و کنترل نمایند تا صفحات آنها به طور منظّم نوشته شده و از هر جهت تکمیل و مصون از هرگونه اشتباه و تاخیر در کار و نقص باشد، به نحوی که بتواند ملاک عمل و اقدام قانونی قرار گیرد. چنانچه ضمن بررسی ماهیانه نواقصی مشاهده نمایند فوراً در رفع آن اقدام مقتضی را معمول دارند. ضمناً در پایان هر سال نیز روزنامه های حاوی آگهی های ثبتی و اجرایی را به طور جداگانه مجلد نموده در بایگانی نگهداری و حفاظت نمایند تا با این اقدام مشکلات مربوط به اشتباهات و عدم دسترسی به آگهی ها و روزنامه های مربوط که در سال های گذشته مبتلابه اکثر ادارات ثبت بوده به کلی رفع گردد. (بخشنامه 3758 /3 - 1353/06/28) دفتر آگهی های ثبتی و اجرایی بند 283 - با توجّه به اینکه نمونه دفتر آگهی های ثبتی و اجرایی از طریق اداره کارپردازی تهیه و ارسال شده و در بخشنامه مزبور تذکّر داده شده است که برای ثبت و کنترل آگهی های نوبتی و تحدیدی یک نفر و برای ثبت و کنترل آگهی های اجرایی یک نفر از کارمندان خود را با صدور ابلاغ کتبی علاوه بر وظایف منصوب نمایید، بدیهی است با توجّه به شرح وظایف کارمندان اصلح این است که در مورد ثبت و کنترل آگهی های نوبتی و تحدیدی ابلاغ لازم به مسئول بایگانی و اجراء داده شود و در صورتی که مدیر بایگانی به علت کثرت کار قادر به انجام آن نباشد این وظیفه به دیگری محول شود. در هر حال باید کاملاً مراقبت شود که مفاد بخشنامه شماره 3758 /3 - 1352/06/28 دقیقاً اجراء گردد. (بخشنامه شماره 332 /3 - 1356/01/22) تعیین مسئول آگهی های ثبتی بند 284 - بر اساس ضوابط مقرّر در روش تنظیم و نشر آگهی های وزارت دادگستری و ادارات تابعه، ادارات ثبت مکلّفند یک نفر از کارمندان خود را که از هر جهت شایستگی داشته و مورد اعتماد باشد با صدور ابلاغ داخلی برای انجام وظایف مربوط به آگهی های ثبت آنجا تعیین و رونوشت ابلاغ صادره را به دایره آگهی های سازمان ثبت ارسال دارند. -(بند 390 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) طرز ارسال آگهی به روزنامه و درج آن بند 285 - الف : چنانچه روزنامه ناشر آگهی های ثبتی و اجرایی در مقرّ ثبت محل باشد باید آگهی های مذکور با دفتر رسید و در غیر این صورت با پست سفارشی به روزنامه مربوطه ارسال شود. ب : روزنامه ناشر بایستی آگهی ها را در صفحات اصلی روزنامه درج و در سرلوحه یا پایین صفحه اول، شماره صفحات روزنامه را قید و از چاپ و درج آگهی های مزبور در صفحات لایی روزنامه خودداری و آگهی ها را در موعد قانونی که در خود آگهی تعیین شده درج و منتشر کند. (بند 392 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) درج تاریخ انتشار نوبت اول آگهی در نوبت بعد بند 286 - در آگهی های نوبتی و اجرایی باید تاریخ انتشار نوبت اول که مبدا اعتراض است در نوبت بعدی هم قید شود. -(بند 393 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) آگهی الصاقی بند 287 - آگهی های ثبتی که در آیین‌ نامه های مربوطه مقرّر شده بایستی در تاریخ های مندرج در آگهی در اماکن مربوطه الصاق و منتشر گردد. یک نسخه از آگهی های الصاقی نوبتی و تحدیدی را به ادارات دارایی، راه، منابع طبیعی، آب و برق، اوقاف، سازمان زمین، شهرداری، تعاون روستایی و هیات های هفت نفری و در مورد ارتش در شهرستان ها به پادگان های نظامی و در تهران به اداره مهندسی ارتش ارسال دارید. -(بند 396 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تطبیق آگهی پس از انتشار بند 288 - ادارات و دوایر ثبت منتشرکننده آگهی های نوبتی مکلّفند به محض انتشار آگهی های نوبتی در مقام تطبیق آن برآمده چنانچه به اشتباهی برخورد نمایند اشتباه مزبور را در پرونده ثبتی مربوطه ثبت کرده، هر استعلامی که از دفاتر و بانک ها می‌رسد ضمن جریان ثبتی اشتباه را هم یادآور شده و در رفع اشتباه مزبور هم چنانچه در حدود اختیارات مفوض باشد در حوزه ثبتی مربوطه والّا با گزارش به هیات نظارت ثبت منطقه اقدام و موارد اشتباه را چنانچه ناشی از عمل روزنامه باشد از حق الدرج وی کسر و چنانچه ناشی از عمل کارمند مربوطه باشد مراتب را جهت پیگرد وی گزارش نمایند و در مورد آگهی های اجرایی نیز مراتب را رعایت کنند. -(بند 395 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) آگهی تحدیدی اختصاصی بند 289 - پس ار انتشار آگهی تحدیدی عمومی یک قطعه و یا یک بخش، نسبت به شماره هایی که تعیین حدود نشده انتشار آگهی اختصاصی به تقاضای و به هزینه متقاضی مانعی ندارد ولی اگر اشخاص متعددی درخواست انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی نسبت به شماره های یک قریه یا یک قطعه یا یک بخش بنمایند رعایت شماره ترتیب همان قریه و قطعه یا بخش لازم است. (بند 364 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) انعکاس عبارت آگهی های ثبتی در پرونده بند 290 - به محض انتشار آگهی های نوبتی و تحدیدی در روزنامه، مدیر یا مسئول بایگانی مکلّف است عبارت آگهی ها را استخراج و روی اظهارنامه ثبتی با قید شماره و تاریخ و اسم روزنامه ناشر منعکس و ذیل آن را امضا نموده، به مهر بایگانی ممهور کند. (بند 396 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ارسال یک نسخه آگهی به اداره کل مطبوعات - وزارت ارشاد بند 291 - هنگام پرداخت حق الدرج هر یک از آگهی ها که برای درج و انتشار به روزنامه داده اید، علاوه بر نسخ مورد احتیاج خود، یک نسخه اضافه از روزنامه مطالبه و همراه با برگ گواهی صحت درج آگهی مستقیماً به اداره کل مطبوعات وزارت ارشاد ارسال دارید. (اصلاحی بند 389 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نحوه قید آگهی های ثبتی در صورت مجلس تحدیدی و مجلد نمودن آگهی های نوبتی و تحدیدی بند 292 - غالباً ملاحظه می‌شود که واحدهای ثبتی به علت مفقود شدن آگهی های نوبتی و تحدیدی و یا عدم امضای مالک و یا نماینده و مسئول ثبت ذیل اظهارنامه های ثبتی و یا عدم ثبت به موقع برگ تحدید حدود، برای ادامه عملیات ثبتی مواجه با مشکل گردیده مبادرت به مکاتبه می نمایند، اقتضا دارد برای پیشگیری از بروز این نوع معضلات که به علت عدم توجّه به موقع مامورین واحدهای ثبتی حادث می‌گردد به نکات زیر دقیقاً توجّه نموده به موقع اجراء بگذارند: 1 - علاوه بر دقّت کافی در جمع آوری آگهی های مربوطه و مجلد نمودن آنها هنگام عملیات تحدید حدود، نماینده محدّد مکلّف است شماره آگهی های نوبتی و تحدیدی و نام روزنامه مربوطه را در بالای صورت مجلس تحدید با ذکر عبارت آگهی و تصریح صحت و سقم انتشار آگهی ها قید نماید تا در مواقع لزوم مراجعه به روزنامه مربوطه و اخذ عین یا رونوشت آگهی ها میسر گردد. 2 - صورت مجلس تحدید حدود را نماینده ثبت مکلّف است حداکثر یک هفته پس از عملیات تحدیدی به ضمیمه نقشه ترسیمی نقشه بردار و پیش نویس سند مالکیّت به ثبت محل گزارش نماید تا پس از ملاحظه مسئول ثبت و صدور دستور مقتضی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد. در زمینه صورت مجلس تحدیدی که در پرونده های ثبتی موجود، ولی ثبت دفتر اندیکاتور نشده است با مراجعه به سوابق و احراز اینکه صورت مجلس تحدیدی تکراری نبوده و آگهی تحدیدی آن منتشر شده، صورت مجلس تحدیدی را ثبت دفتر اندیکاتور نموده نسبت به ادامه عملیات ثبتی با رعایت مقررات اقدام نمایند. بدیهی است گواهی بایگان و مسئول بایگانی هر واحد ثبتی کافی برای احراز عدم وجود صورت مجلس تحدید تکراری می‌باشد. 3 - برای تکمیل اظهارنامه های ثبتی از نظر امضاهای ذیل، همواره با مطالعات لازم و احراز واقعیات امر، اظهارنامه ها را تکمیل و از این نظر رفع نقص نمایند. ضمناً کارپردازی سازمان ثبت نسبت به تهیه برگ تحدید حدود به کیفیتی که حاوی مطالب چاپی فراز یک این بخشنامه باشد اقدام خواهد نمود ولی تا وصول برگ تحدید حدود نمایندگان محدّد مکلّفند در بالای صورت مجالس تحدیدی مطالب مورد نظر را خطی قید نمایند. با این ترتیب واحدهای ثبتی نسبت به موارد فوق حق استعلام جدیدی از مراجع ذیصلاح که موجبات تعالی مکاتبات و اتلاف وقت مامورین و سرگردانی متقاضیان را موجب می‌گردد، ندارند. تخلّف از مدلول بخشنامه موجبات پیگرد تخلّف را فراهم خواهد نمود. (بخشنامه شماره 4194 /3- 1354/06/20) مجلد نمودن آگهی های نوبتی و تحدیدی بند 293 - ادارات و دوایر ثبت مکلّفند یک نسخه از روزنامه ناشر آگهی های نوبتی و تحدیدی را جمع آوری و آخر هر سال مجلد نموده و در بایگانی نگاهداری نمایند. به هر حال صدور سند مالکیّت را به عذر عدم دسترسی به آگهی های نوبتی نباید به عهده تاخیر انداخت و ادارات ثبت موظفند به هر طریق که میسر است در به دست آوردن آگهی، خواه از طریق مراجعه به پرونده هایی که در گذشته اسناد مالکیّت آنها صادر شده و خواه از طریق مراجعه به دفتر روزنامه و یا مکاتبه با ادارات ثبت هم جوار و کسب اطلاعات لازم، در حل این معضل اقدام نمایند و چنانچه با استفاده از همه امکانات در به دست آمدن آگهی ها توفیق حاصل نشود و انتشار آگهی با توجّه به پرونده هایی که در گذشته اسناد آنها صادر شده و پیش نویس های موجود و سایر قراین انتشار آگهی به نظر رئیس واحد مربوطه محرز و مسلم باشد، بنا به اصل صحت چون عدم دسترسی دلیل عدم انتشار نیست، در حدود مقررات در ادامه عملیات ثبتی اقدام نمایند و در گذشته هم آرایی به همین نحو از هیات نظارت سابق صادر و به موقع اجراء گذارده شده است. (بخشنامه شماره 788 /3 - 1354/02/08)