فصل هفتم - ثبت شرکت ها (134 تا 144) آمار شرکت های ثبت شده بند 134 - همانطور که طی دستورالعمل شماره 1857 /2 - 51 /ت - 1363/10/22 دفتر تشکیلات به تفصیل توضیح داده شده، به منظور پیشگیری از ثبت نام تکراری و حفظ حقوق صاحبان نام شرکت های ثبت شده و نیز در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و مطمئن از شرکت هایی که در مرکز و شهرستان ها به ثبت می‌رسد از کاربرد کامپیوتر در تنظیم و گردآوری این اطلاعات استفاده و علاوه بر آنکه مشخصات کلیه شرکت های ثبت شده تا به حال کلاً به حافظه کامپیوتر سپرده شده، حداکثر هر سه ماه یک بار نیز اطلاعات جدید مربوط به آن مدت به کامپیوتر اضافه می‌شود تا اطلاعات به روز نگهداری شود. علی هذا، مقتضی است در اجرای دقیق بخشنامه فوق الذکر نهایت مراقبت و دقّت را معمول و حداکثر تا پنجم ماه بعد مشخصات کلیه شرکت های جدید ثبت شده در هر واحد ثبتی و یا تغییرات احتمالی حاصله در شرکت های ثبت شده قبلی شامل اصلاحات و تغییرات احتمالی در نوع شرکت، نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و تاریخ انحلال آن را مطابق فرم منضم به بخشنامه فوق الذکر تهیه و مستقیماً به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند. به دفتر مذکور دستور داده شده فهرست واحدهای ثبتی را که در ارسال آمار مزبور تاخیر و تعلل می نمایند جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت گزارش نمایند. (اصلاحی بند 402 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) مسئولیت روسای ثبت در ثبت شرکت ها بند 135 - با توجّه به نظام نامه قانون تجارت مصوّب 1311/12/13 در صورتی که امور ثبت شرکت ها در محلی بلامتصدی باشد تصدی ثبت شرکت ها تا تعیین متصدی جدید به مدیر ثبت محول می‌شود. (مستند ماده یک نظام نامه قانون تجارت و بند 175 اصلاحی این مجموعه) عدم لزوم استعلام از شهربانی در خصوص اتحادیه های تعاونی بند 136 - مستنبط از ماده 60 قانون شرکت های تعاونی و مواد بعدی آن مصوّب سال 1350 برای ثبت اتحادیه شرکت های تعاونی روستایی احتیاجی به استعلام شهربانی نیست (مستنبط از ماده 60 قانون شرکت های تعاونی و مواد بعدی آن مصوّب سال 1350). معافیّت شرکت های تعاونی از حق الثبت و حق تمبر سهام بند 137 - طبق قانون شرکت های تعاونی و اصلاحیه های آن، شرکت ها و اتحادیه های تعاونی از پرداخت حق الثبت و حق تمبر سهام معاف هستند (مستند ماده 108 قانون شرکت های تعاونی و تبصره 2 ماده 208 قانون مالیات های مستقیم). نام شرکت یا موسسه تجاری بند 138 - در موقع ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجارتی جدیدالتاسیس بایستی دقّت لازم به عمل آورند که نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد. بدین منظور: اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیّت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر کامپیوتری حاوی مشخصات شرکت های ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر نام مورد درخواست، نسبت به پذیرش نام شرکت و یا موسسه غیرتجارتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستان ها عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیّت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره کل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند. به منظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره کل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همکاری با اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیّت صنعتی و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش در مرکز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر کامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شرکت های ثبت شده اقدام و در مرکز منطقه نگهداری و هر شش ماه یک بار که مجموعه دفاتر جدید کامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تکثیر می‌شود، مجموعه های تکمیلی بعدی را نیز منطقاً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند. پس از تحقّق این امر و آمادگی ثبت مناطق، هر یک از واحدهای ثبتی شهرستان ها برای ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری جدید، کافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر کامپیوتری موجود به موضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابقه ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شرکت هایی که در فاصله بین تاریخ چاپ مجموعه کامپیوتری مورد عمل تا زمان استعلام به ثبت رسیده اند، به نحو مقتضی، از اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیّت صنعتی کسب نظر نمایند. در این صورت کافی است اداره کل مزبور فقط به فهرست شرکت ها و موسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه کامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوی ثبت مناطق باشد. در خاتمه یادآور می‌شود که ثبت شرکت های تعاونی کشورزی نیاز به استعلام ندارد. به منظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیّت صنعتی بایستی هر شش ماه یک بار پس از تحویل مجموعه های کامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را که برای یادداشت و قید اسامی شرکت های ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و به کارگیری مجموعه کامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را به نحو مقتضی منسوخ و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند. (اصلاحی فراز 172 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349). قید مراتب وصول حقوق دولتی متعلّقه در دفاتر تجارتی بند 139- شماره فیش وجوهی که بابت حقوق دولتی متعلّقه پلمب دفاتر تجارتی وصول می‌شود بایستی در اول جلد داخلی خود دفتر قید شود و در مواردی که متقاضی برای پلمپ، دفاتر متعددی ارائه نماید باید شماره فیش حقوق دولتی علاوه در اظهارنامه در اول جلد داخلی هر دفتر نیز قید گردد. (مستند فراز 168 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349). نحوه ثبت و تغییرات شرکت ها و موسسات غیرتجاری بند 140 - طبق ماده 5 آیین‌ نامه سازمان اداری و وظایف ثبت شرکت ها و مالکیّت صنعتی مصوّب سال 1340 اداره ثبت شرکت ها در تهران و دوایر ثبت شرکت ها در شهرستان ها در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفترخانه های رسمی می‌باشد و لذا به منظور اتخاذ رویه واحد، مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شرکت ها: 1 - در مورد ثبت شرکت های دارای شرکت نامه و شرکت های با مسئولیت محدود؛ نسبی؛ تضامنی؛ تعاونی، متن شرکت نامه را عیناً در دفتر ثبت شرکت نامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذکر کرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند: (در تاریخ. ............. روز. ............ ماه. ........... سال. ...........) در دفتر ثبت شرکت نامه ثبت شرکت های داخلی تحت شماره. ............. ثبت و هویت شرکاء بر اینجانب محرز گردید. سپس هر یک از شرکاء و مدیران امضا کننده شرکت نامه، مدارک لازم را جهت احراز هویت خود به متصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شرکت نامه برابر است) دفتر را امضا نمایند و متصدّی ثبت نیز دفتر را امضا می‌نماید و در مورد شرکت های سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شرکت نامه ثبت نموده و موسسین و مدیران امضا کننده اظهارنامه و متصدّی ثبت با ذکر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) به جای جمله ثبت با شرکت نامه برابر است دفتر را امضا نمایند و در مورد موسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت موسسه را عیناً در دفتر ثبت موسسات غیرتجاری ثبت نموده و موسسین و مدیران امضا کننده تقاضانامه و متصدی با ذکر عبارات مندرج در بند یک و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) به جای جمله ثبت با شرکت نامه برابر است، دفتر را امضا نمایند. 2 - در مورد ثبت تغییرات شرکت ها و موسسات غیرتجاری بر طبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوّب 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شرکت ها و نشر شرکت نامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آیین‌ نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و موسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را در ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضا کننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضا دفتر همانست که برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یک از بندهای فوق الذکر قید گردیده است که با ذکر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابرازی مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضا می نمایند. -(بند 170 و 171 مجموعه بخشنامه های سال 1349 و بخشنامه شماره 12150 /6 - 1350/09/27) آمار و فهرست بند 141 - الف : هر ماهه آمار شرکت هایی را که ثبت و یا منحل می‌شوند به اداره دارایی محل ارسال دارید. ب : در اجرای ماده 162 قانون مالیات های مستقیم مصوّب سال 45، اداره کل ثبت شرکت ها و ادارات ثبت مکلّفند در آخر هر ماه، صورتی حاوی نام اشخاص حقیقی و حقوقی را که دفاتر قانونی خود را در ادارات مزبور ثبت و پلمپ نموده‌اند را با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به ادارات دارایی محل اقامت موسسه ارسال دارند. (مستند فراز 169 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349 و 354 /6 - 1346/01/16) استعلام وضعیت دفاتر موقع انتقال سهم الشرکه بند 142- دفاتر اسناد رسمی مکلّفند قبل از هر نوع انتقال و واگذاری نسبت به سهم الشرکه شرکت های نسبی و تضامنی و با مسئولیت محدود و مختلط سهامی و غیرسهامی استعلام و سپس نسبت به تنظیم سند رسمی اقدام کند. (فراز 177 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349). امضا شرکت نامه و ثبت شرکت بند 143 - صاحبان سهام و شرکاء یا نمایندگان قانونی آنها باید ذیل شرکت نامه و ذیل ثبت مربوطه را امضا کنند. پس از اینکه شرکت در دفتر ثبت گردید مدیران هر شرکت و اشخاصی که از طرف شرکت حق امضا دارند در ستون هشتم دفتر ذیل ثبت را نیز امضا نمایند. (مستند فراز 170 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) پلمپ دفاتر موسسات غیربازرگانی بند 144 - پلمپ دفاتر کل و روزنامه برای موسسات غیرتجاری که به ثبت رسیده باشد مانعی ندارد. (فراز 174 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349)