فصل ششم - بازرسی دفاتر اسناد رسمی طرز رسیدگی به تخلّف سردفتر (130 تا 133) بند 130 - در مواردی که گزارش مربوط به تخلّفات سردفتران و دفتریاران است باید موارد تخلّف ضمن صورت مجلس هایی که به امضای سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد منعکس و موارد تخلّف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورت مجلس قید شده باشد و دو نسخه از صورت مجلس را برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال و مدیر ثبت شخصاً نسبت به موارد تخلّف اظهارنظر نموده و هرگاه تخلّف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قید شود. (اصلاحی بخشنامه شماره 14739 /2 - 1354/12/18) نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بند 131- روسای ادارات مکلّفند دفترخانه های تابعه مقرّ اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یک بار و دفاتر خارج از مقرّ اداره را حداقل هر شش ماه یک مرتبه شخصاً یا به وسیله بازرس یا کارمند مطلّع و مورد اعتماد طبق فرم های پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورت مجلس بازرسی به نکات زیر توجّه فرمایند: 1 - بازرسان موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورت مجلس بازرسی را با دقّت کامل و رعایت ترتیب مقرّر در فرم یک به یک دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهارنظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند. 2 - در امور مالی مراقبت و دقّت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر، و در صورت داشتن بدهی قبلی، تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورت مجلس قید و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 3 - چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورت مجلس منعکس فرمایند. 4 - در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره می‌شود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورت مجلس ذکر نمایند. 5 - هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورت مجلس ضروری باشد، آخر فرم در قسمت توضیحات، مطلب را قید فرمایند. 6 - در کلیه مواردی که تهیه و تنظیم فهرست های اشاره شده در فرم صورت مجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد، به تعداد نسخ صورت مجلس، فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 7 - صورت مجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یک از نسخ و ضمایم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء، و دو نسخه از صورت مجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورت مجلس بازرسی بر اساس فرم های پیوست با مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورت مجلس به تمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیف های مندرج در آن به ترتیب به نحوی که محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدّد نباشد رسیدگی قطعی و منجز به عمل آمده باشد. 9 - مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورت مجلس بازرسی و ضمایم آن را برای رسیدگی و اقدامات لازم به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند. (بخشنامه شماره 8779 /10 - 1364/11/07) فرم صورت جلسه بازرسی از دفاتر اسناد رسمی منضم به بخشنامه 8779 /10 - 1364/11/07 سازمان ثبت 1- شماره دفترخانه اسناد رسمی 2- محل دفترخانه و حوزه ثبتی 3- نام و نام خانوادگی سردفتر 4- نام و نام خانوادگی دفتریار 5- نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان 6- شماره/ تاریخ حکم یا دستور بازرسی 7- مرجع صدور حکم بازرسی 8- تاریخ شروع و خاتمه بازرسی به عدد/ به حروف 9- شماره/ تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده: از سند شماره/ تاریخ. .. تا سند شماره/ تاریخ. .. 10- در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره/ تاریخ اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده. قبلی: از سند شماره/ تاریخ تا سند شماره/ تاریخ ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان قبلی. 11 - اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز به عهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود. 12- تعداد دفاتر جاری مورد عمل دفترخانه «دفاتر ثبت اسناد» هنگام بازرسی جلد. امور مالی دفترخانه: الف: دفتر درآمد دفترخانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلّقه به هر یک از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرّر در ماده 123 اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شد و جمع صفحات نیز کنترل و با اقلام مندرج در صورت حساب های ماهیانه تطبیق و نتیجتاً دفترخانه با توجّه به حقوق دولتی متعلّقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حساب های مربوطه بدهی و کسر پرداختی: نداشت/ داشت. .............. که مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه مبلغ. ........... ریال کسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره. ......... مورخ. ......... به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناً فهرست کامل مشخصات اسنادی که بابت حقوق دولتی، کسری پرداخت داشت ضمیمه این صورت جلسه است. ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاً. ........ فقره بود که حقوق دولتی متعلّق به آنها صحیحاً وصول و ایصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورت حساب ماهیانه منظور و حق السهم کانون سردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاً به مبلغ. ............ ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و کسری پرداخت نداشت/ داشت که مبلغ. ............ ریال کسر پرداختی با تذکّر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ. .......... تادیه گردید. پ - با ملاحظه سوابق مدارک موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفکیک، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا کسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد، که با تذکّر مراتب به سردفتر مبلغ. ........... ریال کسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره. .............. مورخ. ................ پرداخت گردید. ضمناً فهرست مشخصات اسنادی که بدهی و کسر پرداخت داشت منظّم به این صورت جلسه است. ت - قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و کنترل گردید. ردیف جمع دفتر. .............. و ردیف هزینه. ............. و تعداد قبوض. .............. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید، که جهت رفع نقص، آموزش های لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناً موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورت جلسه است. ث - نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاً ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی نماید. ............. که موارد اشکال به شرح فهرست جداگانه منظم به این صورت جلسه است. ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاً مبلغ. ........... ریال می‌باشد که سهمیه کارکنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوّب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرّر در لایحه قانونی مذکور جمعاً. .......... ریال است که کلاً به حساب های مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/ داشت. .......... که مراتب به سردفتر متذکّر و مشارٌالیه مبلغ. ........... ریال کسر پرداختی را به موجب فیش های شماره. ........... پرداخت نمود. چ - با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه که در صورت جلسه بازرسی قبلی منعکس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورت جلسه جمعاً تعداد. ........... فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است که فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورت جلسه می‌باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی که با رعایت مقررات مربوطه تکمیل شده کلیه حقوق دیوانی متعلّقه به آنها صحیحاً وصول و ایصال و از اسناد مذکور رفع نقص به عمل آمده است. امور فنی دفترخانه: 1 - ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، کلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مُهر و امضای نماینده دادستان و نخ کشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است که در این مورد تذکرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشکال منضم به این صورت جلسه است. 2 - تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی که در نظر عمومی قرار گرفته باشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است که تذکّر داده شده مِن بعد رعایت و الصاق نمایند. 3 - حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مخصوص خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفکیک قید شده است/ نشده است که فهرست مشخصات اسنادی که رعایت این امر نشده ضمیمه این صورت جلسه است. 4 - به هنگام تنظیم کلیه اسناد، مفاصاحساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارک و مستندات قانونی مقرّر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی شده است/ نشده است که فهرست اسنادی که ضمائم و مدارک آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورت جلسه است. 5 - برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتّب و منظّم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای کلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباً به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/ نشده است که در خصوص ارسال مرتّب آنها تذکرات لازم داده شد و فهرست اسنادی که برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورت جلسه است. 6 - دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آیین‌ نامه قانون دفاتر مصوّب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آیین‌ نامه قانون ثبت کامل و مرتّب و منظّم بود و بر حسب مورد، رعایت ماده 2 اصلاحی آیین‌ نامه قانون ثبت مصوّب 1323 گردیده است. 7 - به طور کلی در جریان بازرسی، مواردی که مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرّر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاک و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب 1354 و سایر مقررات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزش های لازم به مسئولین دفترخانه داده شد و فهرست کامل مواردی که رعایت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورت جلسه است. توضیحات: این صورتجلسه در. ......... نسخه تنظیم و در تاریخ به عدد/ به حروف. ........... به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید. ضمائم پیوست این صورت جلسه عبارتند از: الف: ب: پ- ت- امضای سردفتر تاریخ امضای دفتریار تاریخ امضای بازرس یا بازرسان تاریخ ادعای اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به تنظیم سند معارض در دفترخانه بند 132 - هر زمان که از طرف شخص حقیقی یا حقوقی ادعای انجام معامله معارض در دفترخانه ای بشود لازم است فوراً بررسی دقیق و اعزام بازرس مطلّع به دفترخانه و تحقیق لازم از سردفتر و دفتریار مورد اتهام با تنظیم صورت مجلسی که به امضای سردفتر و دفتریار (هرگاه دفتریار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسید مراتب را به دادسرای شهرستان محل اعلام و چگونگی قضیه را با توضیح کافی (به طوری که نیاز به خواستن مجدّد نباشد) و اظهارنظر صریح به مرکز گزارش دهند. ذکر شماره و تاریخ اسناد ناقص در صورت جلسات بازرسی بند 133 - چون غالباً مشاهده شده که دفاتر اسناد رسمی سندی را که به امضای اصحاب معامله نرسیده برای وصول حق الثبت موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت، بهای مورد معامله اسناد ناقص را به مبلغ کمی در سند قید و در موقع بازرسی همان مبلغ ملاک وصول حقوق دولتی قرار داده است و بعداً اسناد مذکور با اصلاح قیمت واقعی (مبلغ بیشتر) به امضا رسیده و بعضی از سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی مابه التفاوت آنها را به حساب منظور ننموده و بازرسان بعدی هم آخرین بازرسی را مبدا رسیدگی قرار می دهند و در نتیجه وجوه عمومی لاوصول و تفریط می‌شود، لذا به منظور جلوگیری از وقوع امر، مقتضی است به بازرسان اعزامی به دفاتر ابلاغ نمایند در موقع رسیدگی به امور مالی، صورت این قبیل اسناد را با ذکر شماره و تاریخ در صورت جلسه بازرسی منعکس و یادآور می‌شوند که در رسیدگی های بعدی موضوع را دقیقاً مورد توجّه قرار داده و چنانچه در مبلغ اسناد مورد بحث تغییری حاصل شده باشد و مابه التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد جزء بدهی دفترخانه محسوب و وصول شود. بدیهی است تخلّف از این دستور موجب مسئولیّت خواهد بود. (اصلاحی بخشنامه شماره 8271 /2 - 1354/06/25)