فصل اول - دفاتر اسناد رسمی ( 1 تا 94 ) تشکیل دفتر خانه بند 1 (منسوخ 1400/12/02)- پس از صدور ابلاغ سردفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سردفتر دفترخانه را حداکثر ظرف سه ماه تشکیل و شخص منتصب رسماً اشتغال به سمت خود پیدا کند والّا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده 74 ابلاغ سردفتر کان لم یکن خواهد بود. در صورتی که سردفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشکیل ندهند ثبت محل بایستی مراتب را جهت تعیین تکلیف سردفتر به سازمان ثبت گزارش دهند. بدیهی است اداره کلّ امور اسناد و سردفتران باید بلافاصله بعد از صدور ابلاغ، مراتب را با تفهیم مفاد ماده 74 قانون دفتر اسناد رسمی به آخرین آدرس تعیین شده از طرف متقاضی به وسیله پست سفارشی به نامبرده اخطار نماید در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود. (اصلاحی بخشنامه شماره 1215 /2 - 1356/02/01) مُهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمی بند 2 (منسوخ 1400/12/02)- مُهر و تابلو دفاتر اسناد رسمی باید طبق نمونه مصوّبه سازمان ثبت باشد. سردفتران حق دخل و تصرّف در آن را ندارند و در کلیّه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی کامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد. (اصلاحی فراز دو مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نحوه انتخاب محل دفترخانه بند 3 (منسوخ 1400/12/02)- تعیین محل دفترخانه اعم از تاسیس و انتقال با توجه به ماده 4 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب سال 1354 و بند یک ماده 30 آیین‌ نامه همان قانون به عمل خواهد آمد و از نظر حسن جریان امور دفاتر مزبور لازم است حتی المقدور سعی شود فاصله دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق کمتر از سیصد متر نباشد. بدیهی است ادارات و واحدهای ثبتی در انتخاب محل باید به تراکم جمعیت و نیاز اهالی توجه فرمایند. (اصلاحی بخشنامه شماره 17659 /2 مورخ 1353/06/29) منع دفاتر از اقدامات تبلیغاتی بند 4 (منسوخ 1400/12/02)- اقدامات تبلیغاتی از قبیل انتشار آگهی و غیره برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مخالف شئون سردفتری و به طور کلی ممنوع است. (اصلاحی فراز 3 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) محفظه مطمئن برای حفظ اسناد و دفاتر بند 5 (منسوخ 1400/12/02)- دفاتر اسناد رسمی باید برای حفظ اسناد و دفاتر و وجوه، محفظه مطمئنی داشته باشند. (اصلاحی بند 1 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) نحوه اخذ تضمین از سردفتران و دفتریاران بند 6 (منسوخ 1400/12/02)- به منظور رعایت ماده 17 قانون دفاتر اسناد رسمی و مواد 9 و 10 آیین‌ نامه هاای همان قانون لازم است سردفتران و دفتریاران وثیقه ملکی مفروز یا وجه نقد و یا ضمانت بانکی به میزان مقرّر در بند 2 ماده یک آیین‌ نامه را معرفی نمایند. در صورت معرفی ضامن از طرف سردفتران و دفتریاران، اعتبار ضامن زمانی محرز خواهد شد که مشارٌالیه نیز به همان ترتیب وثیقه نقدی یا ملکی معرفی نماید. لزوماً متذکر می‌شود که مفاد بند ماده 9 آیین‌ نامه باید در سند تنظیمی تصریح گردد. (اصلاحی بخشنامه 7661 /2 - 1356/09/13) (اصلاحی بخشنامه شماره 14909 /20-1354/12/2) تضمین سردفتران و دفتریاران بند 7 (منسوخ 1400/12/02)- اسناد ضمانت نامه سردفتران و دفتریاران را به طور مطلق تعیین و اعتبار آن را محدود به مدت معین نکرده، موکول به فسخ سند وسیله مرجع صالح بنمایید، به نحوی که مادام حساب دوره عمل سردفتر رسیدگی و تصفیه نشده ضمانت قابل استفاده باشد و شامل موارد انتقال و کفالت و غیره نیز بشود و نیز هر وقت تقاضای انتقال سردفتری می‌شود یا دفتریاری به طور موقت برای دفتریاری دفتری دیگر پیشنهاد می‌شود که موقتاً در دو دفتر انجام وظیفه نماید باید ضمانت نامه او به موجب سند رسمی دیگری طبق همین دستور اخذ شود که دیگر اشکالی پیش نیاید. (اصلاحی بند 43 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49) تنظیم نامه بانکی سردفتران و دفتریاران بند 8 (منسوخ 1400/12/02)- اغلب مشاهده می‌شود که مدت اعتبار تضمین نامه های بانکی محدود به سازمان معین گردیده است که پس از انقضای موعد تعیین شده از درجه اعتبار ساقط و در نتیجه ممکن است بعضی از سردفتران و دفتریاران بدون داشتن تضمین ابواب جمعی مشغول کار باشند. لذا در اجرای بند 3 از ماده 9 و 10 آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، روسای ادارات و واحدهای ثبتی موظفند قبل از انقضای مدت قید شده در تضمین نامه های بانکی به سردفتران و دفتریاران مشمول با قید ضرب الاجل اخطار نمایند که نسبت به تمدید مدت تضمین یا تبدیل آن اقدام و همچنین موضوع را تا نتیجه کامل برابر مقررات مزبور پیگیری نمایند و ضمناً مراقبت کامل شود که این مطلب در ضمانت نامه های بانکی همه وقت قید شود (در صورتی که در راس مدت مقرّر وجه ضمانت نامه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مطالبه نشود بانک متعهد است که وجه مورد ضمانت را راساً در پایان مدت مقرّر در وجه سازمان ثبت و اسناد و املاک کشور پرداخت نماید) لذا آقایان مدیرکل و روسای واحدهای ثبتی مراقبت و نظارت کامل در اجرای این بخشنامه بنمایند و نیز بررسی شود در صورتی که مدت تضمین نامه بانکی سردفتران و دفتریاران تا کنون منقضی شده باید در تجدید آن فوراً اقدام و نتیجه را اعلام نمایند. (اصلاحی بخشنامه شماره 7661 /2 - 1356/09/14) تبدیل و یا تعویض وثیقه سردفتر و دفتریار بند 9 (منسوخ 1400/12/02)- نظر به اینکه سردفتران و دفتریاران قبل از تصویب آیین‌ نامه دفاتر اسناد رسمی، تضمین سردفتری و یا دفتریاری معرّفی نموده و اکنون جهت تبدیل و یا تعویض آن تقاضای تبدیل یا ایداع وثیقه دیگری می‌ن مایند، لازم است به کلیه واحدهای ثبتی اعلام گردد از این به بعد برابر ماده 9 آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و شقوق آن اقدام نمایند. فک تضمین ملکی سردفتران در قبال پرداخت وجه سند بند 10 (منسوخ 1400/12/02)- در مواردی که برخی از سردفتران و دفتریاران برای فکّ رهن از ملکی که آن را در قبال وجه تضمینی سردفتری و دفتریاری خود در ادارات ثبت به وثیقه گذارده اند چنانچه معادل وجه تضمینی را نقداً به صندوق ثبت تودیع نمایند با توجّه به بند پنجم ماده 9 آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب سال 1354 تبدیل تضمین و فکّ رهن طبق مقررات مانعی نداشته و محتاج به اقدام دیگری نیست. (اصلاحی بخشنامه شماره 2777 /2 - 1357/04/08) تغییر دفتریار بند 11 (منسوخ 1400/12/02)- گرچه دفتریار به پیشنهاد سردفتر و در صورت تصویب سازمان انتخاب می‌گردد ولی تغییر او در صورت بروز اختلاف به پیشنهاد سردفتر مجوزی ندارد. بایستی به موضوع اختلاف رسیدگی و در صورت وقوع تخلّف، متخلّف تعقیب گردد. (اصلاحی بند 183 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49) خدمت نظام بند 12 (منسوخ 1400/12/02)- هر سردفتر و یا دفتریاری که مشمول خدمت سربازی می‌شود یا مدّت معافیت آنها منقضی می‌شود باید از ادامه اشتغال آنها جلوگیری و تا تعیین تکلیف قطعی، طبق گواهی اداره نظام وظیفه، امور دفتریاری را به دفتریار دیگری تحویل و در مورد سردفتر، کفالت دفترخانه را به سردفتر نزدیکترین دفترخانه محل واگذار و با تنظیم صورت مجلس تحویل نمایند. داشتن دفاتر متعدّد سردفتر (فرد و زوج) بند 13 (منسوخ 1400/12/02)- به منظور تسهیل در جریان امور دفاتر اسناد رسمی، چون داشتن دفاتر متعدّد مباینتی با دفتر مصرح در ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب 25 تیرماه 1354 ندارد، لذا برای جلوگیری از بی نظمی و بی ترتیبی های احتمالی مقرّر می‌دارد هر یک از دفاتر اسناد رسمی که قصد داشتن دفتر متعدّد موضوع ماده فوق الذکر را دارند باید با تحصیل موافقت قبلی از سازمان ثبت، فقط دو جلد دفتر سردفتر که یکی مخصوص شماره های فرد و دیگری مخصوص شماره های زوج باشد تهیه و با رعایت تسلسل مورد استفاده قرار دهند. (بخشنامه شماره 6499 /2 - 1355/07/19 اصلاحی) داشتن دفتر ممنوع المعامله بند 14 (منسوخ 1400/12/02)- برای رفع هرگونه اشتباه و جلوگیری از انجام معامله اشخاص ممنوع المعامله لازم است ادارات ثبت دفتری به نام دفتر اشخاص ممنوع المعامله تنظیم و نام اشخاص ممنوع المعامله را که تا کنون اعلام شده و می‌شود در دفتر مزبور ثبت نمایند. برای این منظور در صورت عدم امکان تهیه دفتر جداگانه می‌توان از دفاتر بازداشتی به مسئولیت متصدی دفتر بازداشتی استفاده نمود. در ثانی، به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه اعلام شود که در استعلامیه ها علاوه بر مشخصات ملک، مشخصات مالک (فروشنده) دقیقاً قید گردد که در ارجاع استعلامیه به متصدی دفتر بازداشتی گواهی عدم بازداشت و عدم ممنوع المعامله بودن قید گردد. بدیهی است دفاتر مذکور در واحدهای ثبتی رافع مسئولیت مستقیم دفاتر اسناد رسمی به مراعات کلیه بخشنامه های مربوط به اشخاص ممنوع المعامله و توجّه به مشخصات افراد مذکور نخواهد بود. (اصلاحی بخشنامه شماره 779 /2 - 1359/02/25) تحویل و تحول دفترخانه توسط خود بند 15 - به منظور تسریع در کار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در کلیه مواردی که سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی کند و یا معلّق نمی شود صورت مجلس تغییر و تحول را خود سردفتران و دفتریاران به شرحی که حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پرداخت هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورت مجلس باشد تنظیم و یک نسخه آن را به این اداره کل ارسال دارند. (اصلاحی بخشنامه شماره 8384 - 1355/08/15) حضور منظم سردفتران و دفتریاران در محل کار خویش بند 16 - چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب سال 1354، سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و به استناد ماده 19 آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب سال 1317 (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یک جلسه تنظیم و به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد، بنابراین، حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایّام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر کارکنان دفترخانه در مورد انجام کار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست. (اصلاحی بخشنامه شماره 9023 /2 - 1358/10/25 اصلاح شده با تجدیدنظر کامل) دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و مشمول بند (ز) بند 17 (منسوخ 1400/12/02)- دفاتر اسناد رسمی باید دفتری جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و اراضی مشمول بند (ز) ماده واحده لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداری ها و نظایر آنها داشته باشند و کلیه بخشنامه های مربوطه را در آن ثبت نموده و قبل از رفع بازداشت و ممنوعیت از طرف مرجع ذی صلاحیت، از ثبت هرگونه سند در موارد فوق الذکر خودداری نمایند. (اصلاحی بند 32 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) قید نام و نام خانوادگی قبل از امضا بند 18 (منسوخ 1400/12/02)- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و همچنین دفتریاران باید در هر مورد که نامه اداری؛ سند؛ رونوشت سند یا دفتر تحت تصدی خود را امضا می نمایند، قبل از امضاء، نام و نام خانوادگی و سمت خود را ضمن تعیین تاریخ صریحاً و خوانا قید نموده، سپس اقدام به امضا نمایند و در صورت تغییر نمونه امضاء، مراتب را فوراً به اداره ثبت مربوطه اطّلاع دهند. (اصلاحی فراز شش مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) خروج از حوزه ماموریت بند 19 (منسوخ 1400/12/02)- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران حق ندارند در غیر ایام تعطیلات رسمی و مرخصی بدون کسب اجازه قبلی از ثبت محل، از حوزه ماموریت خود خارج شوند. (اصلاحی فراز چهار مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) مرخصی و معذوریت سران دفتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران بند 20 (منسوخ 1400/12/02)- در اجرای مقررات ماده 15 آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوّب سال 1354، در صورتی که مدّت بیماری سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا دفتریاران بیش از یک ماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی در تهران و مراکز استان ها تا تعیین هیات پزشکی موکول به تایید کمیسیون متشکله در پزشکی قانونی بوده و در شهرستان هایی که دارای بهداری بوده اخذ گواهی از بهداری و تایید آن وسیله هیات پزشکی قانونی در مرکز همان استان و در صورتی که محل اقامت عضو معذور فاقد بهداری باشد گواهی پزشک معالج با تایید کمیسیون پزشکی قانونی مرکز استان معتبر خواهد بود. (اصلاح بخشنامه شماره 1343 /2- 1355/03/13 و بند 182 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) عدم ترک محل کار قبل از دریافت ابلاغ بازنشستگی بند 21 - نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب 25 تیرماه 1354 مادام که حکم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید به کار خود ادامه دهد. استعفاء به نفع دیگری بند 22 (منسوخ 1400/12/02)- استعفای سردفتران و دفتریاران به نفع دیگری فقط در نفس استعفاء موثر است. (اصلاحی بند 179 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) عدم درخواست نقل و انتقال دفاتری که به علّت انفصال یا فوت سردفتر سابق در حال تشکیل است بند 23 (منسوخ 1400/12/02)- چون برابر ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی کانون سردفتران و دفتریاران، اجازه تجدید فعالیت دفترخانه ای که به علّت انفصال سردفتر تعطیل شده در حکم تاسیس دفترخانه جدید خواهد بود و همچنین است در مورد بازنشستگی و فوت سردفتر که پس از انقضای مدت های مقرّر در ماده 69 این قانون در حال تعطیل باقی بماند. بنابراین انتخاب سردفتر برای این نوع دفترخانه ها نیز باید بر اساس ماده 3 آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی صورت گیرد، لذا به واحدهای ثبتی ابلاغ نماید از پیشنهاد هر نوع نقل و انتقال سردفتر از محلی به محل دیگر در موارد مذکور خودداری نمایند و چنانچه سردفتری مایل و مصر به انتقال از شهری به شهر دیگر باشد مقتضی است امکان استفاده از ماده 3 آیین‌ نامه قانون سردفتران و دفتریاران را به ایشان ابلاغ فرمایند. (اصلاحی بخشنامه شماره 4065 /10 - 1360/06/31) استفاده از شماره دفاتر رسمی منحله برای دفاتر جدید بند 24 - مادام که شماره دفاتر منحلّه و یا دفاتر متعلّق به سردفتران متوفی باقیست باید از دادن شماره جدید خودداری و کفالت دفاتر مزبور به ترتیب به سردفتران جدید پیشنهاد شود. (اصلاحی بند 451 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ابلاغ دادنامه انتظامی به سردفتر و دادستان انتظامی بند 25 (منسوخ 1400/12/02)- اکثراً مشاهده می‌شود دادنامه هایی که به استناد ماده 42 قانون دفاتر اسناد رسمی از دادگاه‌های بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران صادر می‌شود به دادستان انتظامی ابلاغ نمی گردد. لزوماً یادآور می‌گردد که دادنامه های مذکور بایستی به سردفتر و دادستان انتظامی در استان ها ابلاغ تا چنانچه مورد اعتراض قرار گیرد سابقه برای رسیدگی به دادگاه تجدیدنظر انتظامی سردفتران و دفتریاران فرستاده شود. (اصلاحی بخشنامه شماره 4734 /5 - سال 1359) ابلاغ کیفرخواست و دادنامه بند 26 (منسوخ 1400/12/02)- ابلاغ کیفرخواست و دادنامه های صادره از دادسرا و دادگاه‌های بدوی و تجدیدنظر انتظامی سردفتران و دادگاه اداری سازمان ثبت باید با رعایت قانون آیین دادرسی مدنی به عمل آید. (اصلاحی بند 450 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ارسال پاسخ به واحدهای ثبتی بند 27 (منسوخ 1400/12/02)- دفاتر اسناد رسمی موظفند حداکثر تا یک هفته پاسخ سوال مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ارسال دارند. (اصلاحی بند 7 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) اعتبار پاسخ استعلام بند 28 - اعتبار پاسخ استعلامیه هایی که محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یک شهر است یک ماه و دوایر و شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روز است. (اصلاحی بند 66 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) پاسخ استعلام بند 29 - دفاتر اسناد رسمی نمی توانند استعلامیه ای را که به عنوان دفتر دیگری صادر شده است مستند ثبت معامله قرار دهند و خود باید راساً استعلام نمایند و در مواردی که پاسخ استعلام حکایت از استعلام قبلی دفترخانه دیگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذکور و احراز اینکه قبلاً سند ثبت نشده، مبادرت به ثبت سند معامله نمایند. (اصلاحی بند 16 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) استعلامیه املاک خارج از حوزه و بهای منطقه ای بند 30 (منسوخ 1400/12/02)- برای ثبت معامله املاک ثبت شده که در خارج از حوزه واقع است باید قبلاً استعلام وضعیت شده و پس از وصول پاسخ و نبودن اشکال، مبادرت به ثبت سند شود و به طور کلی برای هر یک ملک باید استعلام تنظیم گردد و ارزش معاملاتی نیز از دارایی محل استعلام شود. (اصلاحی بند 15 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ارسال استعلامیه به ثبت محل و پاسخ آن بند 31 (منسوخ 1400/12/02)- الف (منسوخ 1400/12/02): استعلامیه ها باید وسیله مامورین دفاتر اسناد رسمی به ثبت محل ارسال و رسید اخذ شود. جواب آن هم در تهران و مراکز استان به کسی که از طرف دفترخانه کتباً معرفی شده و عکس او به معرّفی نامه الصاق شده باشد تحویل خواهد شد. ب (منسوخ 1400/12/02): برای هر ملک یا یک صفحه دفتر املاک یک استعلامیه تنظیم شود. (اصلاحی بند 14 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) معاملات مفروز و صورت مجلس تفکیک بند 32 (منسوخ 1400/12/02)- در مورد معاملات قطعه مفروز طبق صورت مجلس تفکیکی باید پس از پرداخت هزینه تفکیک به ثبت محل، سند ثبت شود و در مقام معامله باقیمانده، هرگاه حدود آن تعیین نشده باشد باید مجدداً صورت مجلس تفکیکی با ذکر صریح حدود خواسته شود. (اصلاحی بند 52 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) رونوشت صورت مجلس تفکیکی مستقلاً مطالبه شود بند 33 (منسوخ 1400/12/02)- در ضمن استعلام، تقاضای صدور رونوشت صورت مجلس تفکیکی املاک نشود و چنانچه به رونوشت صورت مجلس تفکیکی نیاز باشد ضمن نامه جداگانه درخواست گردد. (اصلاحی بند 20 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ثبت سند با صورت مجلس تفکیکی ناقص یا مبهم بند 34 (منسوخ 1400/12/02)- سردفتران حق ندارند با صورت مجلس های تفکیکی ناقص که در آن رعایت ضوابط و مقررات نشده باشد سندی ثبت نمایند. (اصلاحی بند 19 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) فتوکپی به جای رونوشت بند 35 - دادن فتوکپی به جای رونوشت از اسنادی که ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نمایند یا سردفتر مکلّف به ارسال است مشروط بر اینکه فتوکپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضا و مهر شود، بلااشکال است. گواهی امضای مراجعین دیوان عدالت اداری بند 36 (منسوخ 1400/12/02)- پیرو اعلام دیوان عدالت اداری دائر بر گواهی امضا یا اثر انگشت شاکیان و مراجعین به دیوان عدالت اداری از طرف مراجع رسمی از قبیل دادگاه ها و دادسراها و دفاتر و محاضر اسناد رسمی، دستور فرمایید به کلیه دفاتر و محاضر رسمی در این خصوص بخشنامه شود که اثر انگشت یا امضا مراجعه کنندگان در مورد مذکور را گواهی نمایند. (اصلاحی بخشنامه شماره 6105 /10 - 1361/09/03) سند مالکیّت مورث بند 37 - در مواقعی که ورّاث یا یکی از آنها با سند مالکیّت مورث برای ثبت سند مراجعه می نماید، باید پس از استعلام از ثبت محل در صورتی که سند مالکیّت به نام وارث مراجعه کننده صادر نشده باشد سند ثبت و عین سند مالکیّت پس از قید خلاصه انتقال برای تعویض به ثبت محل ارسال می‌شود. (اصلاحی بند 65 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) سند انتقال ترکه و مالیات بر ارث بند 38 (منسوخ 1400/12/02)- ثبت هرگونه اسناد ناقله از طرف ورّاث راجع به ترکه مورّث موکول به تسلیم گواهی مصرّح در ماده 194 اصلاحی قانون مالیات مستقیم و تبصره آن مصوّب اسفند 1345 و 1348 می‌باشد. (اصلاحی بند 293 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) گزارش برای ثبت منطقه در رابطه با اجراییه و آگهی مزایده بند 39 (منسوخ 1400/12/02)- چون اغلب گزارش هایی که به منظور کسب تکلیف به ثبت منطقه فرستاده می‌شود کامل نیست لازم است به تذکّرات زیر توجّه نمایند: 1 (منسوخ 1400/12/02)- در مواردی که سردفتر به استناد تبصره یک ماده چهار آیین‌ نامه اجرای مفاد اسناد رسمی، در مورد صدور اجراییه، از ثبت محل کسب تکلیف می نماید، باید تقاضای صدور اجراییه و رونوشت تنظیمی و سایر مستندات مربوطه به آن را با اظهارنظر صریح ارسال دارد. چنانچه ثبت محل پس از بررسی موضوع نتواند دفترخانه را ارشاد قانونی نماید باید ضمن گزارش لازم کلیه سوابق امر را به ثبت منطقه جهت کسب تکلیف ارسال دارد. 2 (منسوخ 1400/12/02)- در مواردی که در ابلاغ اجراییه اشکالی به نظر می‌رسد رونوشت اجراییه و رونوشت مدارکی که مستند اشتباه است باید ارسال شود. 3 (منسوخ 1400/12/02)- در مواردی که اشتباه مربوط به آگهی مزایده و انتشار آن می‌باشد یک نسخه از آگهی الصاقی و روزنامه های حاوی انتشار آگهی ارسال و در گزارش تصریح شود که اشتباه منحصراً در روزنامه بوده یا در آگهی های الصاقی و یا هر دوی آنها و همچنین موارد اشتباه چه بوده است.‌(اصلاحی بند 309 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) امکان استفاده از یک سند برای دو وام بند 40 - در مورد اسناد شرطی و رهنی و به طور کلی کلیه معاملات با حق استرداد و قراردادهای حسن انجام خدمت، بدهکار می‌تواند به موجب سند جدید مورد معامله، سند اولی را با حفظ جمیع حقوق بستانکار مقدم جهت اخذ وام جدید نزد همان بستانکار یا شخص دیگری به وثیقه بگذارد. (اصلاحی بخشنامه 1161 /2 - 1354/02/01) ثبت مذهب زوجین موقع تنظیم اقرارنامه ازدواج بند 41 (منسوخ 1400/12/02)- نظر به اینکه طبق بخشنامه شماره 11340 /43 - 1357/12/15 وسیله سازمان ثبت احوال به کلیه ادارات تابعه دستور داده شده که از ثبت وقایع ازدواج به استناد اقرارنامه‌هایی که دیانت زوجین در آن مشخص نیست احتراز ورزند، خواهشمند است دستور فرمایید صاحبان دفاتر اسناد رسمی به هنگام تنظیم اقرارنامه، دین رسمی زوجین را که در کشور ایران برابر قانون اساسی فقط یکی از ادیان اسلام، مسحیت، کلیمی و زرتشتی به رسمیت شناخته شده است قید نمایند. تنظیم سند انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان بند 42 - چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان مبادرت به تنظیم اسناد می‌نماید که مغایر با قانون نحوه انتقال اراضی به زارعین مشمول قوانین و مقررات اصلاحات ارضی مصوّب 1352/09/25 مخصوصاً تبصره 2 ماده 19 قانون اصلاحی قانون اصلاحات ارضی می‌باشد، لذا تنظیم سند انتقال املاکی که بر طبق مقررات اصلاحات ارضی به زارعین صاحب نسق واگذار می‌شود بدون کسب نظر از مراجع صالحه اکیداً ممنوع است و دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان و به هیچ صورت مجاز در تنظیم اینگونه اسناد نیستند. (اصلاحی بخشنامه 6940 /2 - 1352/09/25) وصول مفاصاحساب عوارض نوسازی ساختمان های موجود بین دو محدوده بند 43 (منسوخ 1400/12/02)- طبق تبصره یک ماده 23 قانون نوسازی و عمران شهری مصوّب دی ماه 1347، مادام که نقشه جامع شهر تهیه و تصویب نشده است اراضی بایر و مزروعی و باغ های واقع بین محدوده خدمات شهری مصوّب انجمن شهر و محدوده قانونی شهر از پرداخت عوارض نوسازی معاف است، این معافیّت شامل ساختمان های موجود بین دو محدوده مزبور نمی شود، بنابراین مالک باید به شهرداری مراجعه و در صورتی که ملک او دارای ساختمان باشد با پرداخت عوارض، مفاصاحساب اخذ و برای انجام معامله به دفتر اسناد رسمی تسلیم نمایند. (بخشنامه های شماره 12125 /2 - 1354/10/01 و 2189 /2 - 1355/03/08) ثبت شماره حساب بانکی موجر موقع تنظیم سند اجاره بند 44 - به منظور رفاه حال مراجعین و فراهم آوردن امکانات هر چه بیشتر در جهت تسهیل کار آنها مقرّر می دارد: 1 - در موقع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی به تقاضای بستانکار، شماره حساب جاری او را در یکی از بانک ها در متن سند قید و تصریح شود که بدهکار بتواند بدهی خود را بر اساس شروط و مندرجات سند به حساب جاری بستانکار که در متن سند قید شده واریز نماید. در این صورت، پس از واریز دین به بانک، بدهکار بایستی اصل فیش پرداختی را به دفترخانه تنظیم کننده سند تسلیم و فتوکپی آن را نزد خود نگه دارد. 2 - در مورد اسنادی که قبلاً تنظیم شده، بستانکار می‌تواند دفترخانه تنظیم کننده سند در مورد اسناد عادی به نزدیکترین دفترخانه به محل وقوع ملک مراجعه و با ارسال اخطاریه رسمی شماره حساب جاری خود را در یکی از بانک ها به بدهکار اعلام و درخواست نماید که من بعد بدهی خود را به حساب جاری او واریز نماید، در این صورت نیز بدهکار باید پس از واریز دین به حساب جاری بستانکار طبق قسمت اخیر بند 1 این بخشنامه عمل نماید. 3 - در صورتی که بستانکاران نخواهند اینگونه وجوه به حساب جاری آنها واریز گردد و از اعلام شماره حساب جاری خود در یکی از بانک ها خودداری نمایند بر اساس مذاکراتی که با مقامات بانک ملّی ایران به عمل آمده موافقت گردیده است که بدهکاران با مراجعه به نزدیکترین شعبه بانک ملّی ایران به محل وقوع ملک در مرکز و شهرستان ها و ارائه فتوکپی یا رونوشت مصدّق سند و مدرک خود از بانک مذکور تقاضا نمایند که مبلغ بدهی آنها را دریافت و به حساب مخصوص که شعب بانک ملّی افتتاح خواهند نمود واریز نمایند و قبض پرداخت را به دفترخانه تنظیم کننده سند و در مورد اسناد عادی به نزدیکترین دفترخانه به محل وقوع ملک تسلیم و رسید دریافت دارند. 4 - در مورد اسناد اجاره و سایر شرطی و رهنی و غیره که قبوض اقساطی در اختیار بستانکار می‌باشد در صورتی که متعهدٌله از دریافت وجه و استرداد قبض اقساطی خودداری کند، بدهکار می‌تواند پس از واریز مبلغ بدهی به حساب مخصوص که در شعب بانک ملّی افتتاح خواهد شد، یک نسخه از فیش بانکی دائر به پرداخت بدهی را به دفترخانه تنظیم کننده سند در مقابل رسید تسلیم نماید. دفتر اسناد رسمی بایستی مراتب را در ستون ملاحظات دفتر ثبت سند قید نماید و واحدهای اجرای ثبت در موقع صدور اجراییه نسبت به اینگونه اسناد موظفند قبلاً جریان را از دفترخانه اسناد رسمی تنظیم کننده سند استعلام و پس از حصول اطمینان از عدم پرداخت بدهی برابر مقررات مبادرت به صدور اجراییه نمایند. 5 - چون اجرای این رویه کمک به سزایی در تسهیل کار مراجعین و ایجاد حسن رابطه بین بستانکار و بدهکار خواهد داشت و از طرفی از مراجعه عده کثیری به بانک ملّی شعبه سازمان ثبت جلوگیری می نماید، لازم است سردفتران در موقع تنظیم سند، مفاد این بخشنامه را دقیقاً برای متعاملین تشریح و آنها را نسبت به اجرای مفاد آن تشویق و ترغیب نمایند. (اصلاحی بخشنامه 6109 /10 -1355/06/10) نوشتن خلاصه معامله با خط خوش بند 45 (منسوخ 1400/12/02)- نظر به اهمیتی که نوشتن خلاصه معاملات و ستون انتقالات اسناد دارد برای جلوگیری از وقوع هرگونه اشتباه و اختلاف در اسناد اقتضا دارد به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه دستور دهند که خلاصه معاملات را با خط خوش و ستون انتقالات را خوانا بنویسند که در عمل اشکالی از این حیث نباشد. (اصلاحی بخشنامه شماره 5445 /2 - 1362/07/19) حق تعقیب مضمونٌ‌عنه از طرف ضامن در صورت پرداخت بدهی بند 46 - چون غالب سردفتران اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد ضمان این موضوع را قید نمی کنند که در صورت پرداخت بدهی از طرف ضامن (مطابق ماده 709 قانون مدنی)، حق دارد به موجب همان سند مضمون ٌعنه را تعقیب و علیه او اجراییه صادر نماید و در نتیجه مشکلاتی به وجود می‌آید، مقتضی است به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی خود دستور دهید که سردفتران اسناد رسمی در اسناد ضمان تصریح نمایند که ضامن (در صورت بدهی) حق مراجعه به مضمونٌ عنه و وصول وجه را از طریق صدور اجراییه دارد. البتّه پس از احراز این موضوع که دین به وسیله ضامن پرداخت شده است ضامن می‌تواند با صدور اجراییه حسب مورد طلب خود را از مضمونٌ عنه وصول کند. (اصلاحی بخشنامه 1807 /2 - 1354/02/13) صدور اجراییه بعد از صدور حکم قطعی تعدیلی بند 47 - در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوّب مردادماه سال 1356 مقتضی است به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند هرگاه حکم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن را محاکم دادگستری صادر و مورد، مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینکه حکم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره تلقی می‌گردد، لذا در مواردی که حکم مزبور به ضمیمه گواهی ابلاغ آن به مستاجر از طرف موجر به دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده سند اجاره ابراز و تقاضای صدور اخطاریه ده روزه برای پرداخت مابه التفاوت اجاره بها شود، قبول این درخواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجراییه علیه مستاجر به پرداخت آن از تاریخ ابلاغ حکم قطعی به بعد خالی از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مکلّف به انجام این درخواست می‌باشند. (اصلاحی بخشنامه شماره 9733 /2 - 1356/01/10) تنظیم سند اجاره برای محل کسب بند 48 (منسوخ 1400/12/02)- مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایید که قبل از تنظیم سند اجاره مربوط به محل کسب مشمول مقررات قانون نظام صنفی موافقت مرجع مربوطه را از نظر نوع کسب جلب و شماره موافقت مذکور را در سند تنظیمی قید نمایند. قید حدود و مشخصات املاک مورد معامله در اسناد بند 49 (منسوخ 1400/12/02)- چون برای رسیدگی و تشخیص مالیات منطقه ای، شناسایی حدود و مشخصات کامل املاک مورد لزوم و موضوع حائز کمال اهمّیت است، دفاتر اسناد رسمی مکلّفند در موقع تنظیم اسناد، حدود و محل وقوع ملک مورد معامله را از لحاظ خیابان و کوچه طبق اظهار طرفین قید نمایند، متخلّفین از این دستور شدیداً مورد پیگرد قرار خواهند گرفت. اخذ سند مالکیّت جدید وسیله احد از مالکین مشاع بند 50 (منسوخ 1400/12/02)- دستور فرمایید موقعی که مورد ثبت یک سند مالکیّت در یک قباله مشاعاً به چند نفر قطعاً منتقل می‌شود به منظور اینکه معلوم باشد کدام یک از خریداران می‌توانند سند مالکیّت جدید اخذ نمایند مراتب وجود سند مالکیّت مورد معامله را نزد یک نفر از آنها در سند و خلاصه معامله مربوطه قید و تصریح نمایند. سلب مسئولیت از نظر سلسله انتقالات موردی ندارد بند 51 (منسوخ 1400/12/02)- بعضی از دفاتر اسناد رسمی در مورد نقل سلسله انتقالات در ظهر استعلام از خود سلب مسئولیت می نمایند. با توجّه به اینکه سلب مسئولیت مزبور صحیح نیست چنانچه دفترخانه در نقل و انتقالات از نظر صحّت و سقم معامله و یا فک سند شرطی تردید پیدا کند ممکن است مراتب را از دفتر مربوطه سوال نموده و با اخذ پاسخ و رفع تردید نسبت به نقل و انتقالات با قبول مسئولیت به تکلیف مقرّر در بخشنامه اقدام نماید. (اصلاحی بخشنامه شماره 5224 /3 - 1354/08/01) پرداخت مال الاجاره به حساب سپرده موقّت بند 52 - در زمینه تحقّق نظر سازمان ثبت و امکان اجرای سیستم پرداخت مال الاجاره به بانک، اخیراً بانک ملّی ایران در کلیه شعب خود در مرکز و شهرستان ها حساب مخصوص به نام حساب سپرده موقّت افتتاح و دستورالعمل لازم نیز صادر نموده و با این ترتیب اجرای رویه مزبور را در تهران از تاریخ بیستم شهریورماه 1355 و در شهرستان ها از تاریخ یکم مهرماه سال جاری مقرّر می‌دارد به منظور تامین رفاه حال مراجعین، سردفتران اسناد رسمی کوشش نمایند حتی المقدور بستانکاران اسناد رسمی را مکلّف به افتتاح و اعلام شماره حساب بانکی خود بنمایند تا برای بدهکاران از نظر واریز بدهی خود تسهیلات لازم فراهم باشد و دفاتر اسناد رسمی مکلّفند پس از اعلام شماره حساب بانکی به وسیله بستانکار، مراتب را فوراً به وسیله اخطاریه به بدهکار ابلاغ نمایند. در مورد اسنادی که قبلاً تنظیم شده و شماره حساب بانکی در آنها قید نشده و یا بستانکاران از اعلام حساب بانکی خودداری می نمایند، چون بعضاً ممکن است بدهکاران از مشخصات کامل بستانکاران بی اطّلاع باشند، بنابراین برای بار اول بدهکار به دفترخانه محل تنظیم سند و در مورد اسناد عادی به نزیکترین دفترخانه محل وقوع ملک مراجعه و دفتر اسناد رسمی پس از احراز هویت و مالکیّت بستانکار طبق فرم مخصوص معرفی نامه ای به عنوان بانک ملّی به بدهکار تسلیم خواهد نمود و بدهکار به استناد معرفی نامه مزبور به بانک مراجعه و بدهی خود را به حساب سپرده موّقت مخصوص واریز و یک نسخه از فیش مربوطه را به دفترخانه تسلیم می کند تا برابر مقررات به بستانکار ابلاغ شود. برای دفعات بعد صدور معرفی نامه از دفترخانه لازم نیست و بدهکار با در دست داشتن معرفی نامه قبلی می‌تواند همه ماهه نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام نماید. استرداد وجوه سپرده به بستانکاران که به وسیله بدهکار در حساب مخصوص بانک ملّی (حساب سپرده موقت) واریز شده موکول به صدور حواله پرداخت از طرف دفترخانه در ظهر قبوض سپرده طبق رویه سابق خواهد بود. از کلیه سرفتران و دفتریاران اسناد رسمی کشور انتظار دارد با ارشاد و راهنمایی مراجعین ترتیبی اتخاذ نمایند که اجرای رویه مزبور به نحو مطلوب تحقّق یافته و از این راه تسهیلات لازم در زمینه کار مراجعین فراهم گردد. (اصلاحی بخشنامه شماره 6109 /10 - 1355/06/10) خودداری از ثبت اقرار کتبی نسبت به وصول صداق وسیله دفاتر ازدواج و طلاق بند 53 - با توجّه به ماده 1287 قانون مدنی اقرار کتبی موقعی رسمی است که برابر این ماده در دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیّت آنان واقع یا ثبت شده باشد. چون در عمل مشاهده شده است که زوجه به دفترخانه ثبت ازدواج مراجعه و اقرار به وصول صداق کرده و یا ابراء ذمه نموده است و مراتب را در ملاحظات ثبت واقعه منعکس می کنند و چون ثبت با اقرار با توجّه به صراحت ماده 2 قانون ازدواج و ماده 2 نظامنامه قانون مذکور به شرح مزبور رسمیت ندارد و سند عادی محسوب است و در نتیجه مشکلاتی از نظر صدور اجراییه پیش می‌آید برای جلوگیری از این مشکلات اکیداً به دفاتر ازدواج ابلاغ می‌شود که از ثبت اقرار به وصول صداق خودداری کرده و مراجعین را برای تنظیم اقرارنامه رسمی به دفاتر اسناد رسمی راهنمایی کنند. (اصلاحی بخشنامه شماره 3477 /2 - 1354/03/10) ثبت آرای شورای اصلاحات ارضی در ستون ملاحظات سند مالکیت بند 54 - در مواردی که بر طبق آرای شورای اصلاحات ارضی، سند رسمی مستند به ماده 38 آیین‌ نامه اصلاحات ارضی مصوّب 1343/05/03 و بر طبق مقررات باطل و کان لم یکن می‌شود پس از ابلاغ آراء صادره از طریق شورای مزبور وسیله ثبت محل، دفاتر اسناد رسمی مکلّفند رای صادره را در ستون ملاحظات دفتر سند مربوطه قید نمایند. (اصلاحی بخشنامه شماره 333 /2 - 1354/01/16) انتقال بقیه ملک مورد ثبت به منتقلٌ الیه اول و صدور سند مالکیّت جدید بند 55 (منسوخ 1400/12/02)- در مواردی که مالک یک قسمت از ملک مورد ثبت سند مالکیّت خود را (مشاعاً یا مفروزاً) قبلاً به یک نفر انتقال داده و می خواهد باقیمانده مورد ثبت را به همان شخص انتقال دهد، لازم است سردفتر تنظیم کننده سند معامله اخیر، اصل سند مالکیّت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد که سند مالکیّت جدید طبق مقررات صادر شود. تبدیل اسناد مالکیّت مشاعی متعدّد، خواه شش دانگ یا کمتر، به یک جلد به استناد سند انتقال تنظیمی اشکالی ندارد. (اصلاحی بند 72 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) انتقال حقوق مورد سند با حق استرداد بند 56 (منسوخ 1400/12/02)- در مواردی که معامل با رعایت مندرجات سند معامله با حق استرداد یا متعامل سند مذکور، حقوق خود را به غیر منتقل می نمایند باید خلاصه آن به ثبت محل ارسال و مراتب در ستون ملاحظات ثبت سند قید شود. (اصلاحی بند 71 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) رقبات متعدّد در مورد معامله شرطی و رهنی بند 57 - در مواردی که رقبات متعدّد مورد معامله شرطی و رهنی واقع می‌شود برای اینکه در مقام انتشار آگهی مزایده و تنظیم صورت مجلس ایجاد اشکال نشود، لازم است حتی الامکان ثمن معامله هر یک از رقبات تفکیکاً تعیین شود و اگر طرفین حاضر به تفکیک نباشد در متن سند تذکر داده شود مدلول این دستور به طرفین تفهیم گردید، حاضر به تفکیک ثمن نشدند. (اصلاحی بند 63 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) معامله مراتع و بیشه ها بند 58 (منسوخ 1400/12/02)- آقایان سردفتران حق انجام معامله نسبت به مراتع و بیشه های طبیعی و جنگلی که جزو اموال عمومی محسوب و متعلّق به دولت است، ندارند مگر طبق قانون ملّی شدن جنگل ها. (اصلاحی بند 67 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) سند مالکیّت غیرفارسی بند 59 (منسوخ 1400/12/02)- هرگاه سند مالکیّتی که به غیر از زبان فارسی نوشته شده باشد برای معامله ارائه شود سردفتر مکلّف است عین سند را اخذ و به اداره ثبت محل تسلیم نماید که از طرف سازمان ثبت تکلیف آن تعیین شود. (اصلاحی بند 64 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) اجراییه اجور و وجه التزام بند 60 - اجرت المثل و وجه التزام روزانه و ماهیانه و غیره فقط به میزانی که ذی نفع حین تقاضای اجراء، استحقاق مطالبه آن را دارد قابل صدور اجراییه است. (اصلاحی بند 63 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) قید شماره چاپی سند مالکیّت در متن اسناد بند 61 - شماره چاپی سند مالکیّت نیز علاوه بر شماره ثبت ملک و شماره صفحه دفتر املاک در اسناد قید شود. (اصلاحی بند 59 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) معامله قنات بند 62 - معامله قنوات از لحاظ وصول مالیات مانند معاملات غیرمنقول است. (اصلاحی بند 58 بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) رد اسناد و مدارک متعاملین بند 63 - اسناد و مدارک اصحاب معامله که ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد باید سردفتر شخصاً به ذی نفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید. نگهداری اسناد و مدارک اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنکه طبق آیین‌ نامه باید نزد سردفتر بماند. (اصلاحی بند 57 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) انتقال امتیازنامه و مانند آن بند 64 - امتیازنامه، گواهینامه و پروانه که مخصوص اشخاص معین و تابع مقررات خاصی است قابل نقل و انتقال نمی‌باشد مگر با موافقت مرجع صالح. در مورد انتقال امتیاز برق مفاصای سازمان برق مطالبه و در صورت نبودن مفاصا در متن سند تصریح شود کلیه بدهی مورد انتقال به عهده خریدار است. (اصلاحی بند 55 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تعیین تکلیف تحویل ملک مورد معامله بند 65 - در اسناد معاملات قطعی و اجاره نامه باید تکلیف تحویل ملک روشن شده و در صورت تعهّد فروشنده یا موجر به تحویل، قبض رسمی صادر و به خریدار و مستاجر تسلیم و در حاشیه ثبت دفتر رسید اخذ شود و نیز در اجاره نامه ها تکلیف خودداری موجر از تحویل گرفتن مورد اجاره نیز تعیین شود. در هر حال اگر ملک ثبت نشده باشد ذی نفع باید در باب تحویل و تخلیه به دادگاه صالح رجوع نماید. (اصلاحی بند 54 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) فسخ سند با اقرارنامه و بدون اقرارنامه بند 66 - در مواردی که طرفین سند بخواهند به موجب اقرارنامه، آن را در دفتر دیگری فسخ نمایند آقایان سردفتران مکلّفند مراتب را از دفترخانه تنظیم کننده سند تحقیق نمایند، چنانچه اجراییه صادر شده باشد پس از استعلام از اداره اجراء مبادرت به ثبت سند نموده، رونوشت اداری اقرارنامه را به دفترخانه مربوطه ارسال دارند تا در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند و نیز در مواردی که طرفین سندی که نسبت به آن اجراییه صادر شده یا یکی از آنها بخواهند طبق مقررات آن را در دفتر تنظیم کننده سند فسخ نمایند باید قبلاً نظر اجراء استعلام و سپس در حدود مقررات اقدام به فسخ شود. (اصلاحی بند 53 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) قید اجاره ثانی در ورقه مالکیّت و دفتر املاک بند 67 - در مواردی که ملکی بیش از سه سال اجاره داده می‌شود و مستاجر هم طبق اختیار مصرح در سند، مورد اجاره را برای مدت بیش از سه سال به غیر انتقال می دهد قید انتقال اخیر در ورقه مالکیّت و دفتر املاک ضروری نیست. (اصلاحی بند 50 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) واگذاری منافع معامله شرطی و رهنی بند 68 - در مواردی که حق انتقال منافع در سند شرطی و رهنی و وثیقه از معامل سلب نشده باشد هنگام تنظیم و ثبت سند، متعامل را متذکر نمایید که اگر ملک مورد معامله از طرف مالک در مدت سند شرطی یا رهنی یا وثیقه به اجاره واگذار گردید، قوانین مربوط به اجاره حاکم بر موضوع اجاره خواهد بود. (اصلاحی بند 40 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) قلم خوردگی و خدشه در اسناد و دفاتر بند 69 (منسوخ 1400/12/02)- هر نوع قلم خوردگی و خدشه در متن اسناد، قبوض اقساطی، خلاصه معاملات و فسخ نامه ها و ثبت دفتر ممنوع است و اوراق مذکور و همچنین ثبت دفتر باید خوش خط و خوانا و با جوهر ثابت تنظیم و به امضا متعاملین و سردفتر و دفتریار برسد و هرگونه اصلاح عبارتی یا توضیحی لازم باشد باید ذیل اوراق مذکور یا ثبت دفاتر منعکس و به امضای اشخاص نامبرده برسد. (بند 35 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) سند مالی و غیرمالی بند 70 - سندی که به منظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط بر اینکه وجهی رد و بدل نشود غیرمالی بوده و مشمول ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی می‌باشد ولی هرگاه به عنوان متمّم سند قبلی تنظیم و مبلغی اضافه بر مبلغ سند قبلی پرداخت شود به میزان مبلغ پرداختی حقوق دولتی و هزینه های قانونی باید وصول و سند ثبت شود. (اصلاحی بند 34 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ثبت معاملات واحدهای شناور بند 71 - نظر به اینکه به موجب مقررات قانون دریایی مصوّب سال 1343 و آیین‌ نامه ‌آن، ثبت هرگونه معامله راجع به کشتی ها که در قانون مذکور توضیح داده شده است با دفاتر اسناد رسمی که برای انجام این امر اجازه مخصوص از سازمان ثبت دارند و نیز انتقال آنها اعم از قطعی و شرطی و رهنی و همچنین انتقالات اجرایی تابع تشریفات خاص می‌باشد و در مورد اخیر، ملازمه با تحصیل حکم فروش از دادگاه صلح دارد، بنابراین به کلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی تذکر می دهد که در مورد معاملات راجع به کشتی‌ها مقررات قانون مزبور را از هر حیث رعایت و دفاتر اسناد رسمی که دارای اجازه قبلی نمی‌باشند از ثبت این قبیل معاملات خودداری نمایند. (اصلاحی بند 41 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) معاملات اموال منقول بند 72 - در اسناد مربوط به اموال منقول باید مشخصات کامل مورد معامله به نحوی که ابهامی باقی نماند قید شود. (اصلاحی بند 33 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) تغییر وضعیت در زمین مورد معامله بند 73 - در مواردی که مالک زمین مدعی است در مورد معامله احداث بنا از قبیل خانه و دکان و غیره شده است نامبرده را هدایت کنید با مراجعه به ثبت محل درخواست اعزام نماینده به محل برای انعکاس تغییر وضعیت در ملک نموده و سپس با دریافت رونوشت صورت مجلس معاینه محل و گواهی ثبت مربوطه، اقدام به ثبت با مستحدثات آن بنمایند و هرگاه طرفین معامله علاقمند باشند بنا به اظهار خودشان تغییر وضع ملک در سند منعکس شود در این صورت به خریدار تذکّر دهید که مسئولیت با خود اوست. (اصلاحی بند 31 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349 و بخشنامه 2855 /3 - 1355/04/23) قید صدور اجراییه در ملاحظات ثبت بند 74 - دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مکلّفند مراتب صدور اجراییه اسناد را در ملاحظات ثبت مربوطه با ذکر تاریخ، قید و امضا نمایند. (اصلاحی بندهای 30 و 75 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) فسخ معاملات بند 75 (منسوخ 1400/12/02)- فسخ معاملات باید پس از ثبت در ردیف دفتر جاری طبق ماده 42 قانون مالیات های مستقیم و اخذ امضا از فسخ کننده و اخبار در ستون ملاحظات ثبت مربوطه در دفتر سردفتر و در ستون انتقالات سند مالکیّت هم ثبت شده و به امضا فسخ کننده و سردفتر برسد و اطّلاع نامه فسخ ظرف پنج روز به اداره ثبت محل تحویل گردد و اگر فسخ نسبت به قسمتی از مورد معامله و ثمن باشد نیز اطّلاع نامه حاکی از موضوع را ظرف مدت مذکور تحویل نمایند. (اصلاحی بند 29 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) فسخ اسناد، اجاره و ثبت تخلیه عین مستاجره بند 76 - در مواردی که تخلّف مستاجر از مقررات مربوط به روابط موجر و مستاجر محرز است قید فسخ سند اجاره جز با حضور و امضا طرفین و با صدور حکم دادگاه ممنوع است و در مواردی که از مرجع صالح، تخلیه عین مستاجره اعلام می‌شود باید مراتب در ملاحظات ثبت دفتر قید و امضا شود. (اصلاحی بند 28 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349) ثبت وکالت متضمن معاوضه بند 77 - سردفتران اسناد رسمی از ثبت وکالت‌نامه‌ای که مدلولاً انتقال ملک غیرمنقول یا وسائط نقلیه به وکیل یا شخص ثالث و یا متضمن معاوضه ملک یا اعیانی تلقی می‌شود خودداری نمایند. (اصلاحی بند 27 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349). ثبت اجیرنامه بند 78 - دفاتر